Conceptversie. Gemarkeerde […]-gedeelten moeten nog worden aangevuld en de tekst moet nog juridisch worden getoetst voordat Numeria live gaat.
Verwerker:Numeria B.V., KvK-nummer 42191709, gevestigd te Koekoekspaed 1, 9071 XA Alde Leie (hierna: Numeria).
Verwerkingsverantwoordelijke: het bedrijf dat via de registratie van Numeria een account aanmaakt, vertegenwoordigd door de persoon die het account aanmaakt (hierna: de Klant).
Contact voor privacyvragen en datalekmeldingen van Numeria: privacy@numeria.nl.
De begrippen persoonsgegevens, verwerking, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, betrokkene, inbreuk in verband met persoonsgegevens en toezichthouder hebben de betekenis die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) daaraan geeft. Dienst is de online boekhoudsoftware Numeria.
Numeria verwerkt persoonsgegevens namens de Klant uitsluitend voor het leveren van de Dienst: het vastleggen, verwerken en rapporteren van de administratie van de Klant. Voor die verwerkingen is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en Numeria verwerker in de zin van de AVG. Deze overeenkomst is de schriftelijke overeenkomst als bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG.
Deze overeenkomst gaat in op het moment dat de Klant zich registreert en akkoord gaat, en duurt zolang Numeria persoonsgegevens van de Klant verwerkt. Zij eindigt automatisch wanneer de Klant zijn bedrijf en bijbehorende gegevens uit de Dienst laat verwijderen en die verwijdering is uitgevoerd (zie artikel 11).
De Klant legt in de Dienst gegevens vast die persoonsgegevens kunnen bevatten. Het gaat om:
Betrokkenen zijn de Klant zelf (voor zover natuurlijk persoon), diens medewerkers en gebruikers, en contactpersonen van diens relaties. Numeria is niet bedoeld voor de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens; de Klant legt die niet vast, tenzij zij zelf in een vrij tekstveld of bijlage terechtkomen.
De Klant geeft Numeria algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Numeria legt aan subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft tegenover de Klant verantwoordelijk. Voorgenomen wijzigingen meldt Numeria vooraf; de Klant kan binnen een redelijke termijn bezwaar maken.
Op dit moment zijn de volgende subverwerkers betrokken:
Geen subverwerkers van Numeria zijn partijen waarmee de Klant zelf een overeenkomst heeft en die hij zelf in Numeria koppelt, zoals zijn eigen account bij een betaaldienst voor online betalingen of zijn eigen webshop. Ook de Belastingdienst, die een aangifte ontvangt die de Klant via Numeria indient, is geen subverwerker.
Numeria geeft geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij daarvoor een passend beschermingsniveau of een geldig doorgiftemechanisme als bedoeld in hoofdstuk V AVG bestaat. De hosting, de verzending van e-mails, de bankkoppeling en het Peppol-accesspoint verwerken de gegevens binnen de EER.
Numeria helpt de Klant, rekening houdend met de aard van de verwerking, met het voldoen aan verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar) en met de verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG. Verzoeken die een betrokkene rechtstreeks aan Numeria richt, geeft Numeria zonder onredelijke vertraging door aan de Klant. Numeria kan voor omvangrijke bijstand een redelijke vergoeding vragen; dat meldt zij vooraf.
Ontdekt Numeria een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de Klant betreft, dan meldt zij dat de Klant zonder onredelijke vertraging, in beginsel binnen 48 uur na ontdekking, met de informatie die de Klant nodig heeft om zelf te beoordelen of melding aan de toezichthouder of de betrokkenen nodig is. De Klant beoordeelt zelf of een melding nodig is en doet die zo nodig zelf.
Numeria stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat zij deze overeenkomst nakomt, en werkt mee aan audits, inclusief inspecties, door de Klant of een door de Klant gemachtigde auditor. Een audit wordt tijdig aangekondigd, verstoort de bedrijfsvoering van Numeria zo weinig mogelijk en is onderworpen aan redelijke geheimhoudingsafspraken.
Na afloop van de Dienst kan de Klant zijn gegevens exporteren (onder meer als auditfile en in tabelvorm) en zijn bedrijf laten verwijderen via de verwijderfunctie in de Dienst. Na het aanvragen van de verwijdering blijven de gegevens 30 dagen bewaard om de verwijdering nog te kunnen herroepen; daarna worden ze definitief verwijderd. Numeria bewaart daarna geen persoonsgegevens van de Klant, tenzij een wettelijke plicht dat vereist.
De Klant is zelf verantwoordelijk voor het naleven van wettelijke bewaartermijnen voor zijn administratie (in Nederland doorgaans zeven jaar) en moet zijn gegevens dus tijdig exporteren voordat hij ze laat verwijderen.
Voor de aansprakelijkheid van Numeria onder deze overeenkomst geldt artikel 14 van de algemene voorwaarden. De beperking daarin geldt voor deze overeenkomst en de algemene voorwaarden samen.
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Numeria is gevestigd.
De Klant gaat akkoord met deze verwerkersovereenkomst door bij het registreren het vakje aan te vinken waarmee hij namens zijn bedrijf akkoord gaat met de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst. Numeria legt het akkoord vast met datum, versie, de persoon die akkoord ging en de gegevens van de verwerker zoals hierboven vermeld.