Versie 2026-09-28

Algemene voorwaarden

Conceptversie. Gemarkeerde […]-gedeelten moeten nog worden aangevuld en de tekst moet nog juridisch worden getoetst voordat Numeria live gaat.

Deze algemene voorwaarden gelden voor het gebruik van Numeria, aangeboden door Numeria B.V., KvK-nummer 42191709, gevestigd te Koekoekspaed 1, 9071 XA Alde Leie.

Artikel 1 — Begrippen

Numeria: de aanbieder hierboven, en de online boekhoudsoftware die zij levert (de Dienst).
Klant: de onderneming die een bedrijf in Numeria registreert en daarmee de overeenkomst met Numeria aangaat.
Gebruiker: iedereen die met een eigen account in Numeria werkt voor een Klant: de eigenaar, een boekhouder of accountant, of een medewerker.
Gegevens: alles wat de Klant en zijn Gebruikers in de Dienst vastleggen of uploaden, en wat de Dienst via een koppeling voor de Klant ophaalt, zoals banktransacties.
Abonnement: het pakket (Basis of Compleet) met de modules die de Klant heeft gekozen, per maand of per jaar.

Artikel 2 — Toepasselijkheid en akkoord

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van de Dienst, ook tijdens de proefperiode. Inkoop- of andere voorwaarden van de Klant gelden niet.
De verwerkersovereenkomst hoort bij de overeenkomst. Gaat het om persoonsgegevens en zeggen de twee iets anders, dan gaat de verwerkersovereenkomst voor.
De Klant gaat akkoord bij het registreren. Iedere Gebruiker gaat daarnaast zelf akkoord bij zijn eerste bezoek na het inloggen, en opnieuw na een wijziging (artikel 17). Numeria legt vast wie wanneer met welke versie akkoord ging.
Een Gebruiker die voor een Klant werkt, houdt zich aan de regels voor Gebruikers in deze voorwaarden. De Klant staat ervoor in dat zijn Gebruikers dat doen.
Numeria is bedoeld voor ondernemers, voor gebruik in hun bedrijf of beroep. De Klant is geen consument; de regels voor consumentenkoop op afstand, zoals het herroepingsrecht, gelden daarom niet.

Artikel 3 — De Dienst

Met de Dienst voert de Klant zijn boekhouding: facturen en offertes maken en versturen, bonnen en inkoopfacturen verwerken, banktransacties ophalen en afletteren, de btw-aangifte opstellen, rapporten maken, en wat de gekozen modules daarnaast bieden.
Numeria doet voorstellen: het leest bonnen en facturen uit, stelt boekingen en koppelingen voor en boekt, als de Klant dat bij de instellingen voor automatisch boeken zo heeft gekozen, zekere voorstellen zelf. Die voorstellen maakt de software op grond van de Gegevens; ze kunnen fout zijn. De Klant controleert ze en blijft verantwoordelijk voor zijn administratie.
Numeria is software, geen boekhouder, accountant of belastingadviseur. De Dienst en de kennisbank geven algemene uitleg en geen persoonlijk fiscaal of juridisch advies.
De Klant is zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van zijn administratie en van zijn aangiften, en voor het op tijd doen en betalen daarvan, ook als hij een aangifte via Numeria indient of klaarzet. Numeria controleert een aangifte niet inhoudelijk.
Numeria mag de Dienst veranderen en verbeteren. Haalt Numeria een wezenlijk onderdeel weg waar de Klant voor betaalt, dan meldt zij dat ten minste 30 dagen vooraf, en mag de Klant het Abonnement tegen die datum opzeggen.

Artikel 4 — Proefperiode

Een nieuw bedrijf kan Numeria gratis proberen gedurende de proefperiode die bij het registreren wordt genoemd. Daarvoor zijn geen betaalgegevens nodig en het Abonnement gaat niet vanzelf in.
Kiest de Klant na de proefperiode geen Abonnement, dan kan Numeria de Dienst kort beperkt laten doorwerken en blokkeert zij daarna de toegang. De Gegevens blijven bewaard; kiest de Klant alsnog een Abonnement, dan werkt alles weer. Wil de Klant stoppen, dan kan hij het bedrijf laten verwijderen (artikel 11).

Artikel 5 — Accounts en beveiliging

Iedere Gebruiker heeft een eigen account en logt in met zijn wachtwoord en een code uit een authenticator-app (tweestapsverificatie). Een account is persoonlijk; Gebruikers delen het niet.
De Gebruiker houdt zijn wachtwoord, zijn herstelcodes en zijn telefoon met de authenticator-app geheim en veilig. Vermoedt hij dat iemand anders erbij kan, dan wijzigt hij direct zijn wachtwoord en meldt hij het aan Numeria.
De eigenaar bepaalt wie toegang heeft tot het bedrijf en met welke rol, en neemt die toegang weer af als dat nodig is. Wat een Gebruiker of een API-sleutel van de Klant in de Dienst doet, geldt tegenover Numeria als handeling van de Klant.
Een API-sleutel handelt namens de eigenaar die hem maakte. De Klant bewaart sleutels veilig en trekt een sleutel in zodra die niet meer nodig is of in verkeerde handen kan zijn gekomen.
Numeria kijkt niet in de administratie van de Klant. Heeft de ondersteuning van Numeria toegang nodig, dan vraagt zij die aan en geeft een eigenaar toestemming; die toestemming kan de eigenaar weer intrekken. Dit geldt niet voor zover een wettelijke plicht Numeria dwingt tot inzage of afgifte.

Artikel 6 — Regels voor gebruik

De Klant en zijn Gebruikers gebruiken de Dienst niet:

in strijd met de wet, bijvoorbeeld voor valse facturen, fraude of het witwassen van geld;
om gegevens van anderen vast te leggen of te versturen zonder dat de Klant daar het recht toe heeft;
om schadelijke bestanden te uploaden, de beveiliging te omzeilen of de Dienst te verstoren of te overbelasten, bijvoorbeeld met massale verzoeken via de API buiten de grenzen die Numeria daarvoor stelt;
om ongevraagd reclame of andere berichten te versturen via de e-mail- of e-factuurfuncties.

Handelt een Klant of Gebruiker in strijd met dit artikel, dan mag Numeria de toegang van die Gebruiker of het bedrijf beperken of blokkeren. Numeria meldt dat met de reden, tenzij dat niet mag of het onderzoek zou schaden.

Artikel 7 — Koppelingen met andere partijen

Voor een deel van de Dienst werkt Numeria met andere partijen, bijvoorbeeld voor de bankkoppeling, het verzenden van e-facturen via Peppol, het indienen van aangiften bij de Belastingdienst, online betalingen en koppelingen met webshops. Welke partijen persoonsgegevens verwerken, staat in de verwerkersovereenkomst.
Een bankkoppeling werkt met toestemming die de Klant bij zijn bank geeft. Die toestemming verloopt na een door de bank bepaalde termijn; de Klant vernieuwt haar dan zelf.
Laat de Klant zijn klanten online betalen, dan loopt dat via een eigen account van de Klant bij de betaaldienst. Het geld gaat rechtstreeks naar de Klant, niet via Numeria. Voor dat account gelden de voorwaarden van die betaaldienst.
Numeria is niet verantwoordelijk voor storingen, wijzigingen of het stoppen van diensten van andere partijen, maar doet haar best de gevolgen daarvan voor de Klant te beperken.

Artikel 8 — Beschikbaarheid en ondersteuning

Numeria spant zich in om de Dienst goed beschikbaar te houden, maar belooft niet dat hij altijd zonder onderbreking of fouten werkt.
Gepland onderhoud doet Numeria zo veel mogelijk buiten kantooruren, en kondigt zij aan als het de Dienst merkbaar onderbreekt.
Vragen en problemen meldt de Klant via Hulp → Uw vragen in de app. Numeria reageert zo snel als redelijkerwijs mogelijk; er gelden geen vaste reactietijden.

Artikel 9 — Prijzen en betaling

De prijzen staan op de website en in de app bij Abonnement, exclusief btw. Het Abonnement wordt per periode (maand of jaar) vooraf gefactureerd. Gebruik boven wat in het pakket zit, zoals extra bankrekeningen of meer e-facturen via Peppol, wordt gefactureerd zoals daar vermeld.
De eerste periode betaalt de Klant via iDEAL en geeft daarmee een machtiging voor automatische incasso. Volgende facturen worden geïncasseerd op de datum die op de factuur staat. Zonder geldige machtiging betaalt de Klant binnen de termijn op de factuur.
Wordt een factuur niet op tijd betaald of wordt een incasso gestorneerd, dan stuurt Numeria herinneringen. Blijft betaling daarna uit, dan blokkeert Numeria de toegang tot het bedrijf tot de factuur betaald is. De Gegevens blijven bewaard. Numeria mag over een te laat betaald bedrag de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten rekenen.
Numeria mag de prijzen wijzigen. Een verhoging meldt zij ten minste 30 dagen voordat die ingaat; de nieuwe prijs geldt vanaf de eerste periode die daarna begint. Gaat de Klant niet akkoord, dan kan hij het Abonnement opzeggen tegen het eind van de lopende periode.

Artikel 10 — Wijzigen, looptijd en opzeggen

Het Abonnement loopt per periode en wordt steeds met dezelfde periode verlengd, tot de Klant het opzegt.
De eigenaar zegt op bij Instellingen → Abonnement. Het Abonnement loopt dan door tot het eind van de betaalde periode en stopt daarna. Tot die tijd kan de eigenaar de opzegging ongedaan maken. Al betaalde perioden worden niet terugbetaald.
Een groter pakket of een extra module gaat direct in en wordt naar rato verrekend. Een kleiner pakket of het uitzetten van een module gaat in bij de volgende periode, zonder terugbetaling. Een maandabonnement kan naar een jaarabonnement, met verrekening van het ongebruikte deel; een jaarabonnement kan niet tussentijds naar een maandabonnement.
Numeria mag de overeenkomst direct beëindigen of de toegang blokkeren als de Klant ernstig of herhaald in strijd handelt met deze voorwaarden, of failliet gaat. Stopt Numeria met de Dienst, dan meldt zij dat ten minste 3 maanden vooraf, zodat de Klant zijn Gegevens kan exporteren en overstappen.

Artikel 11 — De Gegevens van de Klant

De Gegevens zijn van de Klant. Numeria gebruikt ze alleen om de Dienst te leveren, zoals beschreven in de verwerkersovereenkomst, en niet voor eigen doeleinden.
De Klant kan zijn administratie altijd downloaden als auditfile (XAF), en de eigenaar al zijn Gegevens als ZIP-bestand met de geüploade documenten. Dat kan ook als de toegang geblokkeerd is en tijdens de hersteltermijn van een verwijdering.
De Klant moet zijn administratie bewaren zo lang de wet dat voorschrijft (de fiscale bewaarplicht), ook als hij stopt met Numeria. Dat is zijn eigen verantwoordelijkheid; Numeria bewaart de Gegevens niet voor hem na het einde van de overeenkomst.
De eigenaar kan het bedrijf laten verwijderen. Dat gebeurt na een hersteltermijn van 30 dagen, waarin de eigenaar de verwijdering nog kan annuleren. Daarna worden de Gegevens definitief gewist, ook de geüploade documenten; dat kan niet meer ongedaan worden gemaakt.
Numeria maakt reservekopieën om de Gegevens te beschermen tegen verlies, maar kan niet garanderen dat Gegevens nooit verloren gaan. Het regelmatig exporteren van een eigen kopie is verstandig.

Artikel 12 — Persoonsgegevens

Voor de persoonsgegevens in de administratie van de Klant is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en Numeria verwerker; daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst. Voor de accountgegevens van Gebruikers zelf (naam, e-mailadres, inloggegevens) en voor de facturatie van het Abonnement is Numeria zelf verantwoordelijk; hoe zij daarmee omgaat, staat in de privacyverklaring.

Artikel 13 — Intellectueel eigendom

De software, de vormgeving en de teksten van Numeria, waaronder de kennisbank, zijn van Numeria of haar licentiegevers. De Klant krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst voor zijn eigen onderneming te gebruiken. De Klant en zijn Gebruikers kopiëren, verkopen of ontleden de software niet, behalve voor zover de wet dat dwingend toestaat.

Artikel 14 — Aansprakelijkheid

Numeria is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. De Klant stelt Numeria dan eerst schriftelijk in gebreke, met een redelijke termijn om de tekortkoming te herstellen.
De aansprakelijkheid van Numeria is per jaar beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden vóór het schadeveroorzakende voorval voor de Dienst heeft betaald, exclusief btw. Onder deze grens vallen ook de verplichtingen uit de verwerkersovereenkomst.
Numeria is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen, bedrijfsstilstand en schade door verlies van Gegevens die de Klant zelf had kunnen exporteren. Ook niet voor boetes, naheffingen en rente van de Belastingdienst of een andere overheid: de Klant controleert zijn administratie en aangiften zelf (artikel 3).
De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Numeria of haar leidinggevenden.
Een vordering tot schadevergoeding vervalt als de Klant de schade niet binnen 12 maanden nadat hij ermee bekend werd bij Numeria meldt.

Artikel 15 — Overmacht

Numeria is niet aansprakelijk als zij haar verplichtingen niet kan nakomen door een oorzaak buiten haar macht, zoals een storing bij een hostingpartij, een bank of een andere partij uit artikel 7, een grootschalige storing van internet of stroom, of een cyberaanval ondanks passende beveiliging. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan kunnen beide partijen de overeenkomst opzeggen, zonder schadevergoeding.

Artikel 16 — Geheimhouding

Numeria houdt de Gegevens en wat zij verder over de Klant te weten komt geheim, en legt dezelfde plicht op aan haar medewerkers en aan de partijen die zij inschakelt. Dit geldt niet voor zover de wet Numeria tot bekendmaking verplicht.

Artikel 17 — Wijziging van deze voorwaarden

Numeria mag deze voorwaarden wijzigen. Een wezenlijke wijziging meldt zij ten minste 30 dagen voordat die ingaat, per e-mail of in de app.
Iedere Gebruiker gaat bij zijn eerste bezoek na de ingangsdatum opnieuw akkoord. Tot dan kan hij de administratie niet openen.
Gaat de Klant niet akkoord met de wijziging, dan kan hij het Abonnement opzeggen tegen het eind van de lopende periode; tot die tijd gelden voor hem de oude voorwaarden.

Artikel 18 — Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Numeria is gevestigd.

Contact

Vragen over deze voorwaarden stelt u via Hulp → Uw vragen in de app, of per e-mail aan privacy@numeria.nl.