Als ondernemer moet u uw administratie bewaren, zodat de Belastingdienst die later kan controleren. Dat heet de bewaarplicht. Hij staat zowel in de belastingwet als in het Burgerlijk Wetboek, en geldt voor elke rechtsvorm: van eenmanszaak tot BV.
Hoe lang
De hoofdregel is 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt een langere termijn van 10 jaar, omdat de btw op een pand over een langere periode kan worden herzien.
De termijn geldt voor de hele administratie, dus ook voor jaren die u in een vorig boekhoudpakket hebt bijgehouden. Stapt u over, of stopt u met uw bedrijf, dan blijft de plicht gewoon bestaan.
Wat u bewaart
Alles waarmee u kunt laten zien hoe uw boekhouding tot stand kwam. De belangrijkste stukken, de zogenoemde basisgegevens:
- het grootboek;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de voorraadadministratie, als u voorraad heeft;
- de in- en verkoopadministratie: uw verkoopfacturen en de facturen en bonnen die u ontvangt;
- de loonadministratie, als u personeel heeft.
Daarnaast horen er bankafschriften, contracten, de rittenregistratie, uw btw-aangiftes en uw jaarrekeningen bij. Voor btw is de factuur het bewijs dat u voorbelasting mag aftrekken. Zonder factuur kan de Belastingdienst die aftrek weigeren.
Voor minder belangrijke stukken kunt u met de Belastingdienst soms afspreken dat u ze korter of in een andere vorm bewaart. De basisgegevens bewaart u altijd volledig.
Digitaal bewaren
U mag uw administratie digitaal bewaren. Een papieren bon of factuur mag u scannen of fotograferen en daarna weggooien, als de digitale versie:
- volledig en goed leesbaar is;
- de hele bewaartermijn beschikbaar blijft;
- binnen redelijke tijd te raadplegen is bij een controle.
Het Burgerlijk Wetboek maakt een uitzondering voor een ondertekende balans en winst-en-verliesrekening op papier. Die bewaart u in het origineel.
Ontvangt u een factuur digitaal, als pdf of als e-factuur, bewaar dan dat bestand zelf. Een afdruk is niet genoeg.
Bewaren is ook kunnen laten zien
Bij een controle moet u de stukken binnen redelijke tijd kunnen tonen, in een vorm die de controleur kan gebruiken. Voor een digitale boekhouding is dat vaak een auditfile: een standaardbestand (XAF) met uw grootboek en boekingen, dat elk boekhoudpakket moet kunnen maken.
Zo werkt het in Numeria
- Bonnen en facturen: een bon of inkoopfactuur die u uploadt bij Bonnen & uitgaven (knop Bon uploaden, of slepen), bewaart Numeria bij de boeking. U kunt afbeeldingen, pdf's en e-facturen (XML) uploaden. Een verkoopfactuur die u in Numeria maakt, blijft ook in Numeria.
- Zonder bewijsstuk: een inkoopfactuur die u met de hand invoert onder Inkoopfacturen, en een journaalpost die u zelf maakt, hebben geen veld voor een bestand. Numeria waarschuwt daar dat u het bewijsstuk zelf moet bewaren.
- Oude administratie: bij een overstap uploadt u de bonnen en facturen uit uw oude pakket als ZIP of losse bestanden. Numeria koppelt ze aan de geïmporteerde boekingen via Import afronden > Bonnen koppelen.
- Auditfile: op de pagina Import & export (onderaan het menu), tabblad Exporteren, downloadt u bij Auditfile met Downloaden de auditfile van één boekjaar of van Alle jaren, als XAF 4.0 of XAF 3.2. Met met bijlagen krijgt u een ZIP met de auditfile en alle bewijsstukken waar de boekingen naar verwijzen, met een index per boekstuk.
- Alle gegevens: op dezelfde pagina downloadt de eigenaar bij Alle gegevens met ZIP één ZIP-bestand met alle gegevens van het bedrijf, inclusief geüploade documenten.
- Bedrijf verwijderen: verwijdert u het bedrijf, dan wist Numeria alle gegevens na een hersteltermijn van 30 dagen. Numeria waarschuwt als er al boekhoudkundige gegevens zijn, maar houdt het verwijderen niet tegen. U bent zelf verantwoordelijk voor de bewaarplicht: exporteer uw administratie dus eerst. Hoe, leest u in Uw gegevens meenemen of de administratie opheffen.