Een BV of NV mag haar aandeelhouders beperkt aansprakelijk houden. Daar staat tegenover dat iedereen moet kunnen zien hoe de onderneming ervoor staat. Daarom moeten deze rechtspersonen hun jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel: een versie ervan wordt openbaar.
Wie moet deponeren
Deponeren is verplicht voor onder meer:
- de BV en de NV;
- de coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij.
Ook enkele andere vormen kunnen eronder vallen, zoals een vereniging of stichting met een grote onderneming, of een vof of cv waarvan alle vennoten rechtspersonen zijn. Een eenmanszaak, een gewone vof met natuurlijke personen als vennoten en een maatschap deponeren niets. Twijfelt u, kijk dan op de website van de KvK.
Micro, klein of groter
Wat u openbaar moet maken, hangt af van de grootte. Die bepaalt u met drie criteria: het balanstotaal, de netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers. U valt in een klasse als u op twee van de drie onder de grens blijft. Voor boekjaren vanaf 2024 zijn de grenzen:
| Klasse | Balanstotaal | Netto-omzet | Werknemers |
|---|---|---|---|
| Micro | tot € 450.000 | tot € 900.000 | minder dan 10 |
| Klein | tot € 7.500.000 | tot € 15.000.000 | minder dan 50 |
U gaat pas naar een andere klasse als u twee jaar achter elkaar de grenzen van uw klasse overschrijdt (of er weer onder blijft).
Wat erin moet
Een micro-onderneming deponeert alleen een verkorte balans met een korte toelichting. Een kleine onderneming deponeert een verkorte balans met een toelichting; de winst-en-verliesrekening hoeft voor beide niet mee.
De verkorte balans gebruikt vaste posten uit de wet (Titel 9 Boek 2 BW), zoals materiële vaste activa, voorraden, vorderingen, liquide middelen, eigen vermogen, voorzieningen, en langlopende en kortlopende schulden. Steeds met de cijfers van het jaar ervoor ernaast. In de toelichting staan onder meer het gemiddeld aantal werknemers en verplichtingen die niet op de balans staan, zoals een langlopend huurcontract of een borgstelling.
Middelgrote en grote ondernemingen moeten meer openbaar maken en hebben meestal een accountantsverklaring nodig. Dat laat u doen door een accountant.
Termijnen
Voor een BV geldt:
- Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar. De aandeelhouders kunnen die termijn met ten hoogste vijf maanden verlengen.
- De aandeelhoudersvergadering stelt de jaarrekening vast.
- Binnen acht dagen na de vaststelling deponeert u hem bij de KvK.
- In elk geval moet hij uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar zijn gedeponeerd.
Bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar is de uiterste datum dus 31 december van het jaar erna. Wie te laat is, overtreedt de wet; bij een faillissement kan dat bovendien gevolgen hebben voor de aansprakelijkheid van de bestuurders.
Een micro- of kleine onderneming deponeert zelf via de website van de KvK, met eHerkenning.
Zo werkt het in Numeria
Numeria maakt de publicatiestukken voor een micro- of kleine BV, NV of coöperatie. U opent de pagina Jaarrekening deponeren vanaf het tabblad Afsluiten, via de link Deponeren bij een afgesloten boekjaar. Bij een andere rechtsvorm staat die link er niet, en meldt de pagina dat u niet hoeft te deponeren.
- Afsluiten eerst: is het boekjaar nog niet afgesloten, dan meldt Numeria dat. Sluit het eerst af, zodat de cijfers vastliggen.
- Grootte: Numeria bepaalt de klasse uit het balanstotaal, de netto-omzet en het aantal werknemers dat u invult, met de grenzen hierboven. Het kijkt daarbij ook naar het jaar ervoor. Bij Middelgroot of groot verwijst Numeria u naar uw accountant en maakt het geen stukken.
- 1. Indeling van de balans: elke balansrekening met een saldo valt onder een wettelijke post. Numeria stelt de post voor op basis van de rol en de naam van de rekening; pas aan wat niet klopt en klik op Indeling opslaan.
- 2. Gegevens die niet in de boeken staan: het Gemiddeld aantal werknemers, de datum Vastgesteld op door de aandeelhoudersvergadering en de Niet in de balans opgenomen verplichtingen.
- 3. Balans en publicatiestukken: de verkorte balans met het jaar ervoor, in hele euro's. Met Publicatiestukken (PDF) downloadt u de balans met toelichting. Daaronder staan de datums waarvoor u moet vaststellen en deponeren, berekend vanaf het einde van uw boekjaar.
- 4. Gedeponeerd: vul de datum in waarop u heeft gedeponeerd, zodat u het later terugziet.
Het deponeren zelf doet u bij de KvK: Numeria stuurt niets naar de KvK. In de PDF staat het eigen vermogen als één bedrag; een uitsplitsing naar bijvoorbeeld geplaatst kapitaal en reserves maakt Numeria niet.