Het boekjaar afsluiten

Is een boekjaar voorbij en is alles geboekt, dan sluit u het af. Daarna kan er in dat jaar niets meer worden geboekt of gewijzigd. Wat afsluiten boekhoudkundig betekent, leest u in Jaarafsluiting en resultaatbestemming.

U vindt het in het menu onder Boekhouding, op het tabblad Afsluiten, onder Periode afsluiten. De eigenaar en de boekhouder kunnen een jaar afsluiten. Het kan in elk pakket.

Afsluiten gaat in vijf stappen, die bovenaan staan: Denk aan, Herindelingen, Jaarverslag vergelijken, Vóór afsluiten en Afsluiten. U kunt op elke stap klikken om ernaartoe te gaan. Hebt u de jaarrekening van uw accountant, vergelijk die dan vóór de controles: Numeria gebruikt wat erin staat bij de controles en de vennootschapsbelasting daarna. Zonder verslag gaat het ook.

Denk aan

De eerste stap, Eerst nog dit, toont wat bij het einde van het jaar hoort: uw eigen herinneringen, die van uw boekhouder en voorstellen van Numeria, zoals de afschrijvingen of de rente die u vorig jaar op de laatste dag boekte. Een knop als Boeken op 31-12 opent een journaalpost die al is ingevuld; na het boeken vinkt Numeria de herinnering af. Wat Numeria in de boekhouding terugziet, vinkt het ook zelf af. Een nieuw voorstel beantwoordt u met Ja, elk jaar, Alleen nu of Niet meer voorstellen. Met Herinnering toevoegen zet u er zelf een klaar.

Open punten houden het afsluiten niet tegen. Klik op Verder: herindelingen. Wat open blijft, staat nog een keer bij de stap Afsluiten. Meer staat in Denk aan: herinneringen en voorstellen.

Herindelingen per balansdatum

Hoort een bedrag op de laatste dag van het jaar op een andere rekening, bijvoorbeeld vooruitbetaalde kosten of het deel van een lening dat u komend jaar aflost, dan deelt u het hier opnieuw in. Waarom dat nodig is, leest u in Jaarafsluiting en resultaatbestemming.

1. Klik op Herindeling toevoegen.
2. Kies wat u wilt aanpassen: Terugboeken op 1-1, Kortlopend deel van een lening, Vooruitbetaalde of nog te betalen kosten, Vooruitontvangen of nog te ontvangen omzet of Debet- en creditsaldi scheiden.
3. Vul Van, Naar, Bedrag en Omschrijving in. Onder Wordt geboekt ziet u welke regels Numeria boekt.
4. Laat Op 1-1-… automatisch terugboeken aan staan als het bedrag op de eerste dag van het nieuwe jaar weer terug moet. Dat is meestal zo.
5. Klik op Herindelen.

Gaat het om een open factuur op Crediteuren of Debiteuren, kies dan Terugboeken op 1-1. Boven het formulier staan de posten die op de laatste dag van het jaar openstonden, ook als ze inmiddels betaald zijn. Zoek op het nummer, de naam of het bedrag en klik op de post: het formulier is dan ingevuld en het factuurnummer gaat mee. U kunt ook beginnen bij de Openstaande posten van de rekening: klik op de post en daarna op Herindelen per balansdatum…. Op de laatste dag van het jaar staat de post dicht, en op 1 januari staat hij weer open, zodat een betaling in het nieuwe jaar er gewoon op aflettert.

Boekt u zelf een journaalpost op de laatste dag van het boekjaar, dan staat in het formulier Op 1-1-… automatisch terugboeken. Zet u dat aan, dan boekt Numeria de post op de eerste dag van het nieuwe jaar terug, en staat hij ook bij deze stap.

Alle herindelingen van het jaar staan in een lijst, met de terugboeking erbij en wie ze maakte. Via ⋯ opent u de journaalpost of de terugboeking, of kiest u Ongedaan maken…: de herindeling en de terugboeking verdwijnen dan allebei. Ook na het afsluiten ziet u de herindelingen terug als u het jaar bekijkt. Klik op Verder: jaarverslag vergelijken om door te gaan.

Het jaarverslag vergelijken

Maakt uw boekhouder of accountant een jaarrekening, dan legt Numeria die naast uw boekhouding. Een concept is genoeg. Zo ziet u voor het afsluiten of er iets mist of anders geboekt is.

Het verslag inladen

Sleep bij Jaarverslag vergelijken het verslag in het vak, of klik op Bestand kiezen. Dat kan een PDF zijn, of een export van de kolommenbalans als CSV of Excel. Numeria leest uit een PDF de balans en de winst-en-verliesrekening: per post de naam en het bedrag van dit jaar. Een gescande PDF zonder tekst kan Numeria niet lezen; upload dan de kolommenbalans.

Numeria deelt daarna meteen uw rekeningen in bij de posten van het verslag: op het rekeningnummer, op de naam, of bij bekende posten op de rol van de rekening. Handelsdebiteuren wordt zo Debiteuren, Vennootschapsbelasting op de balans de schuld, en bij Liquide middelen komen uw bank- en kasrekeningen samen. U hoeft niets te bevestigen: u verbetert alleen wat niet klopt. Elke wijziging wordt meteen bewaard en volgend jaar overgenomen.

Post voor post

Bovenaan ziet u het resultaat volgens het verslag en volgens Numeria, en hoeveel verschillen er zijn en hoeveel ze samen bedragen.

Links staan de posten in de volgorde van het verslag, onder Activa, Passiva en Winst en verlies. Elke post heeft een stip:

• een volle stip bij gelijk (of verklaard, met Klopt zo);
• een halve stip als het minder dan 5% scheelt;
• een open rode stip bij 5% of meer;
• een lege stip bij leeg: er staat nog geen rekening bij de post.

Met Alleen verschillen ziet u alleen de posten die verschillen of leeg zijn. Staan er rekeningen met een saldo bij geen enkele post, dan staat dat linksboven. Klik erop om ze te zien, en kies bij elke rekening onder Bij post… waar hij bij hoort.

Klik op een post om hem rechts te openen. Daar staan:

• Verslag, Numeria en Scheelt: het bedrag in het verslag, wat de rekeningen in Numeria samen zijn, en het verschil.
• In deze post: de rekeningen die bij de post horen, met hun saldo. Splitst de toelichting de post op, bijvoorbeeld Liquide middelen per bankrekening, dan staat onder een rekening wat het verslag zegt en wat het verschil waarschijnlijk is, zoals afronding of rente december nog niet verwerkt. Met × haalt u een rekening uit de post.
• Hoort hier waarschijnlijk ook bij: rekeningen die volgens de toelichting bij de post horen, bijvoorbeeld een bankrekening waarvan het IBAN in het verslag onder deze post staat. Met + Erbij komt de rekening in de post; eronder ziet u wat de post daarna nog scheelt.
• Een zoekveld, Andere rekening zoeken op nummer of naam. Bij het typen ziet u eerst de rekeningen die bij geen enkele post staan en daarna die bij een andere post. Onder het veld staat meteen wat de post met de gemarkeerde rekening erbij wordt. In hetzelfde veld kiest u Resultaat van het boekjaar, of Niet vergelijken voor een totaal of kopje.

Een rekening hoort bij één post. Zet u een rekening bij een post terwijl hij bij een andere stond, dan haalt Numeria hem daar weg en zegt dat, met Ongedaan maken. Kiest u een rekening met subrekeningen, dan telt Numeria die samen.

Staat een regel uit de toelichting niet in Numeria, dan staat er niet gevonden in Numeria; bij een bankrekening maakt u hem aan met Rekening aanmaken. Hangt het IBAN in Numeria aan een andere rekening, dan staat dat erbij; kijk dan bij Rekeningnummers nakijken of de IBAN's aan de goede rekening hangen.

Onder de rekeningen zegt Numeria of het verschil verklaard is, bijvoorbeeld: Na 1030 erbij blijft € 24,39 over. Dat is precies de rente (24,79) min de afronding (0,40). Daarmee is het verschil verklaard. Is het rente die nog op de balansdatum hoort, dan brengt Rente herindelen u naar de stap Herindelingen.

Staat er bij een post Ingedeeld zoals u eerder … indeelde, dan nam Numeria de keuze over die u maakte bij een post met bijna dezelfde naam. Ingedeeld zoals andere ondernemers deze post meestal indelen betekent dat andere ondernemers voor deze post vaak dezelfde soort rekening kozen.

Onderaan gaat Volgende verschil naar de volgende post die verschilt, en Vorige naar de post erboven. Is er geen verschil meer, dan staat daar Verder: vóór afsluiten.

Het verslag laat het eigen vermogen meestal zien ná de bestemming van het resultaat: Overige reserves bevat dan al het resultaat van het jaar. Numeria boekt dat resultaat pas bij het afsluiten naar de reserves. Zolang het jaar open is, telt Numeria bij een post van het eigen vermogen daarom het resultaat uit het verslag mee, als de post daarmee klopt; eronder staat dan met het resultaat … uit het verslag. Geplaatst kapitaal, dat zonder resultaat klopt, blijft zoals het is.

Een verschil oplossen

Bij een post die verschilt ziet u onder Mogelijke oorzaken wat het verschil kan zijn:

• Een boeking ontbreekt. Verschillen twee posten met hetzelfde bedrag, de ene in de winst-en-verliesrekening en de andere op de balans, dan heeft uw boekhouder waarschijnlijk een memoriaalboeking gemaakt die niet in Numeria staat, zoals een afschrijving. Onder Wat de boeking doet ziet u de journaalpost op de laatste dag van het jaar. Met Boeking maken boekt Numeria hem; daarna kloppen beide posten.
• Op een andere rekening geboekt. Met Zoeken ziet u de journaalposten met precies dat bedrag.
• Dubbel geboekt. Staat hetzelfde bedrag twee keer op de rekening, dan ziet u welke boekingen het zijn.
• Afronding. Een verschil van minder dan een euro.

Een verschil bij het resultaat is meestal een gevolg van de verschillen erboven; die staan er dan bij.

Klopt een verschil toch, vul dan een korte reden in en klik op Klopt zo. De post heet dan verklaard, met de reden; met Ongedaan maken zet u het terug.

Het verslag anders gelezen

• Las Numeria een bedrag verkeerd, klik dan op ⋯ naast de naam van de post, kies Bedrag aanpassen, vul het bedrag in zoals het in het verslag staat en klik op Bewaren. Onder de naam staat dan wat Numeria las; met Terugzetten maakt u het ongedaan.
• Is een regel helemaal geen post, zoals een rekeningnummer met een bedrag, kies dan onder ⋯ voor Geen post. Die regel staat daarna onder Geen post en wordt volgend jaar vanzelf overgeslagen; met Terugzetten komt hij terug.
• Een post die u niet wilt vergelijken, zoals een totaal, zet u onder ⋯ op Niet vergelijken. Hij staat dan onder Niet vergeleken; met Toch vergelijken komt hij terug.
• Mist er een post, klik dan op Mist er een post? Post toevoegen. Vul de naam en het bedrag in zoals ze in het verslag staan, kies Balans of Winst-en-verliesrekening en klik op Toevoegen.

Regels uit het rapport zelf, zoals de fiscale berekening, en uit de toelichting staan apart onder Uit het rapport en de toelichting: dat zijn details van de posten, en vergelijken hoeft niet. Kopjes, de inhoudsopgave, een samenvatting in duizenden euro's en percentages slaat Numeria over.

Numeria leert van wat u indeelt en corrigeert. Uw keuzes gelden meteen voor uw eigen administratie. De naam van een post en de naam van de rekening waar u hem bij indeelt, zonder bedragen, helpen ook andere ondernemers, maar pas wanneer ten minste drie bedrijven dezelfde keuze maakten. Corrigeert u hoe Numeria uw verslag las, dan zien medewerkers van Numeria die regel, zonder te weten van welk bedrijf hij is, om verslagen beter te leren lezen. Meer daarover staat in de verwerkersovereenkomst.

Hebt u geen verslag, klik dan op Zonder vergelijking verder. U kunt het later alsnog doen, ook na het afsluiten: bij Afgesloten boekjaren staat per jaar Jaarverslag vergelijken of Vergelijking bekijken. Met Ander verslag vervangt u het verslag door een nieuwere versie; de indeling van de rekeningen blijft onthouden.

Voordat u afsluit

Bovenaan staat het oudste boekjaar dat nog open is. Boekjaren worden op volgorde afgesloten.

Onder Controles staat wat het afsluiten tegenhoudt:

• Het boekjaar is nog niet afgelopen.
• Het grootboek is niet in balans.
• Het boekjaar ligt vóór de beginbalans van uw import. Wat er dan in staat, zit meestal al in die beginbalans; draai die boekingen terug in plaats van het jaar af te sluiten.
• Er is nog iets niet verwerkt: conceptfacturen, bonnen die u nog niet heeft nagekeken, banktransacties die niet gekoppeld zijn, of posten op een rekening voor nog te verwerken posten. Bij elk punt staat een link Oplossen naar de plek waar u het regelt.
• De afschrijvingen van uw vaste activa zijn nog niet tot het eind van het jaar geboekt; zie Vaste activa en afschrijvingen in Numeria.

Staat er Niets houdt het afsluiten tegen, dan kunt u verder.

Onder Ter informatie ziet u per btw-periode wat er te betalen of terug te krijgen was, en of het saldo van Debiteuren en Crediteuren overeenkomt met de openstaande facturen in Numeria. Staat er op een rekening voor vaste activa een bedrag zonder vastgelegd activum, dan staat dat er ook, met de link Vastleggen: Numeria schrijft daar niets op af. Dat houdt u niet tegen, maar kijk het na. Controleer ook zelf of alle btw-aangiftes van het jaar zijn ingediend.

Klik daarna op Verder: afsluiten.

Vennootschapsbelasting

Bij een BV of NV staat boven Resultaat het blok Vennootschapsbelasting. Daar boekt u de vennootschapsbelasting over het jaar, zoals uw aangifte of de jaarrekening van uw accountant die noemt. Numeria rekent hem niet zelf uit.

1. Vul bij Bedrag (€) de vennootschapsbelasting over het jaar in.
2. Kies bij Op de schuld de rekening van de te betalen vennootschapsbelasting, of Nieuwe rekening: Vennootschapsbelasting te betalen.
3. Klik op Boeken.

Numeria boekt het bedrag op de laatste dag van het jaar als last, tegen de schuld, als correctieboeking. Daarna staat er Geboekt met het bedrag en de journaalpost. Moet het bedrag anders, tegenboek die journaalpost en boek het hier opnieuw.

Staan er in het jaar al bedragen op de rekening voor de vennootschapsbelasting, dan telt dat mee als belasting over de winst: dubbel met wat u hier boekt, of ten onrechte. Numeria laat dan zien welke boekingen het zijn, in twee groepen:

• Betalingen op de (voorlopige) aanslag: de omschrijving noemt de vennootschapsbelasting, zoals VPB 2025 … maand augustus. Termijnen zijn geen kosten maar aflossingen op de schuld aan de Belastingdienst. Ze staan al aangevinkt. Kies bij Op de schuld de schuldrekening van het jaar en klik op bijvoorbeeld 6 naar de schuld (€ 5.102,00). Numeria maakt één correctieboeking op de laatste dag van het jaar: de schuld debet, de vennootschapsbelasting credit. Klopt het niet, tegenboek die correctie; dan staan de termijnen weer in de lijst.

Hebt u het jaarverslag ingelezen, dan zegt Numeria erbij wat dat erover zegt, voor zover het dat kan lezen: de vennootschapsbelasting over het jaar (die staat dan al ingevuld bij Bedrag (€)), de schuld aan het eind van het jaar, en of die schuld klopt als u de termijnen naar de schuld zet. Bij een boeking die geen vennootschapsbelasting lijkt, noemt Numeria de posten uit het verslag die samen dat bedrag zijn, bijvoorbeeld Naheffing loonheffing 2024 en Rente. Elk verslag ziet er anders uit, dus controleer het; vindt Numeria niets, dan staat er alleen de algemene uitleg.

• Geen vennootschapsbelasting, voor zover Numeria kan zien: in de omschrijving staat geen vennootschapsbelasting, bijvoorbeeld een betaling met alleen een betalingskenmerk. Kijk wat het is. Met Correctieboeking maken opent een correctieboeking die het bedrag van de rekening afhaalt, met een lege regel voor de rekening waar het hoort. Een naheffing loonheffing gaat bijvoorbeeld naar de loonheffing, de rente naar de rentelasten.

Daarna staat er niets meer op de rekening, en boekt u hierboven de vennootschapsbelasting over het jaar. Hoe het in de boekhouding werkt, leest u in Vennootschapsbelasting in de boekhouding.

Het resultaat

Onder Resultaat staat de winst of het verlies van het jaar. Standaard boekt Numeria daarvoor niets: het resultaat loopt over naar het volgende jaar en hoort bij het eigen vermogen. De winst-en-verliesrekening van het jaar blijft gewoon zichtbaar.

Wilt u het resultaat bestemmen, open dan Resultaat bestemmen (optioneel):

1. Klik op Rekening toevoegen, kies een eigen-vermogenrekening, bijvoorbeeld een reserve, en vul het bedrag in.
2. Keert een BV of NV dividend uit, vul dan bij Dividend uitkeren het bedrag in en vink eventueel dividendbelasting (15%) inhouden aan. Numeria zet het bedrag als schuld op "Te betalen dividend" en de belasting op "Af te dragen dividendbelasting". De uitbetaling boekt u later vanaf de bank op die rekening. Bij een eenmanszaak of vof staat deze keuze er niet: de winst is daar al van u.

Wat u niet bestemt, blijft als resultaat in het eigen vermogen. Hebt u nog geen eigen-vermogenrekening om naar te boeken, maak die dan eerst aan bij Instellingen, in het rekeningschema, met het type Eigen vermogen.

Rekeningen van eerdere jaren sluiten

Hebben rekeningen een jaar vóór het boekjaar in hun naam, zoals Vooruitbetaald 2024 bij het afsluiten van 2025, dan staan ze bij Rekeningen van eerdere jaren sluiten. Hun jaar is voorbij. Een rekening met het jaartal van het boekjaar zelf, zoals Overlopende kosten 2025, blijft open: daar staat vaak wat naar het nieuwe jaar overloopt. Staat er niets meer op, is er na het boekjaar niet meer op geboekt en verwijst er niets meer naar, dan staat de rekening al aangevinkt en sluit hij mee met het jaar. Staat er nog een bedrag op, dan staat erbij hoeveel; boek dat eerst over, bijvoorbeeld naar de kosten of naar de rekening van het nieuwe jaar. Een rekening met een later jaartal blijft open.

Ongebruikte rekeningen sluiten

Zijn er rekeningen die in dit jaar en daarna niet zijn gebruikt en op nul staan, of tussenrekeningen die nu leeg zijn, dan stelt Numeria voor ze te sluiten. Ze verdwijnen uit de keuzelijsten; de historie blijft bewaard. Vink aan welke u wilt sluiten, of klik op Alles of Niets. Hebt u er later toch een nodig, dan heropent u hem in het rekeningschema.

Definitief afsluiten

1. Vink Ik begrijp dat afsluiten definitief is aan.
2. Typ het jaartal in het veld eronder.
3. Klik op Boekjaar … definitief afsluiten.

Zijn er nog verschillen met het jaarverslag, dan kunt u toch afsluiten. Numeria toont dan eerst de verschillen. Vul eventueel in waarom u toch afsluit, bijvoorbeeld boekhouder corrigeert dit volgend jaar; die reden komt in de geschiedenis. Vink Ik begrijp dat Numeria en het jaarverslag niet overeenkomen en wil toch afsluiten aan en klik op Toch afsluiten. Bij Afgesloten boekjaren staat daarna Afgesloten met … verschillen, met het bedrag en de reden. Het verslag en de vergelijking blijven bij het boekjaar bewaard.

Een afgesloten jaar kan niet worden heropend. Vergeet u daarna nog iets, dan boekt u de correctie in het lopende jaar.

Jaarstukken en bestemming aanpassen

Na het afsluiten staat het jaar onder Afgesloten boekjaren. Per jaar hebt u:

• Jaarstukken: een PDF met de balans en de winst-en-verliesrekening van het jaar.
• Boeking: de bestemmingsboeking, als u het resultaat heeft bestemd.
• Bestemming aanpassen: de bestemming corrigeren. Numeria boekt het verschil als correctieboeking in het afgesloten jaar; het jaar blijft dicht en de eerdere boeking blijft staan.
• Deponeren: alleen bij een BV, NV of coöperatie.

Deponeren bij de KvK

Een BV, NV of coöperatie moet de jaarrekening bij de KvK deponeren. Klik bij het afgesloten jaar op Deponeren. De pagina Jaarrekening deponeren helpt u bij een micro- of kleine rechtspersoon; Numeria bepaalt de grootte uit balanstotaal, omzet en aantal werknemers.

1. Indeling van de balans: elke balansrekening valt onder een wettelijke post. Numeria stelt er een voor; pas aan wat niet klopt en klik op Indeling opslaan.
2. Gegevens die niet in de boeken staan: vul het gemiddeld aantal werknemers in, de datum waarop de aandeelhoudersvergadering de jaarrekening heeft vastgesteld, en verplichtingen die niet op de balans staan, zoals een huurcontract. Klik op Vastleggen.
3. Balans en publicatiestukken: controleer de verkorte balans en download de Publicatiestukken (PDF). Numeria noemt ook de uiterste datums voor vaststellen en deponeren.
4. Deponeer zelf bij de KvK, ingelogd met eHerkenning, en neem de bedragen over in hele euro's. Numeria dient de jaarrekening niet voor u in.
5. Vul bij Gedeponeerd de datum in en klik op Deponering vastleggen.

Is uw BV middelgroot of groot, dan hebt u een uitgebreidere jaarrekening en meestal een accountantsverklaring nodig. Die laat u door uw accountant maken. Meer over de regels in Jaarrekening deponeren.