Aan het eind van een boekjaar maakt u de balans op en stelt u de winst of het verlies vast. Daarna sluit u het jaar af: er mag niets meer in veranderen, want uw aangifte en uw jaarrekening zijn erop gebaseerd. Wat er met het resultaat gebeurt, heet de resultaatbestemming.
Een verlengd eerste boekjaar
Een boekjaar duurt meestal twaalf maanden. Het eerste boekjaar van een net opgerichte vennootschap mag langer of korter zijn. Wie in de loop van een jaar een BV opricht, laat het eerste boekjaar vaak doorlopen tot het einde van het jaar erna. Er is dan één jaarafsluiting en één aangifte vennootschapsbelasting voor die hele periode, in plaats van een korte eerste periode. Overleg met uw accountant of dat voor uw BV de goede keuze is.
In Numeria zet u dit bij Instellingen → Bedrijfsgegevens onder Verlengd eerste boekjaar. Numeria behandelt de twee jaren dan als één boekjaar: u sluit ze samen af, en rapporten en de knop Boekjaar tonen ze samen. Zie Instellingen.
Voor het afsluiten
Een jaar afsluiten doet u pas als alles erin staat. Loop in elk geval na:
- alle bankmutaties zijn geboekt en het banksaldo klopt met het afschrift;
- alle facturen en bonnen van het jaar zijn geboekt;
- de afschrijvingen tot en met de laatste dag van het jaar zijn geboekt;
- de btw-aangiftes van het jaar zijn gedaan en sluiten aan op de btw-rekeningen;
- de openstaande debiteuren en crediteuren kloppen met de lijst van open facturen;
- de voorraad is geteld, als u voorraad heeft.
Herindelingen per balansdatum
Soms staat een bedrag het hele jaar goed op een rekening, maar hoort het op de balans op de laatste dag van het jaar ergens anders. Een paar voorbeelden:
- een factuur van een leverancier die al in december betaald is, maar over januari gaat: die kosten zijn per 31 december vooruitbetaald;
- het deel van een lening dat u komend jaar aflost: dat is een kortlopende schuld, de rest blijft langlopend;
- omzet die u al gefactureerd hebt maar die bij volgend jaar hoort, of andersom;
- een rekening met saldi aan beide kanten, zoals een rekening-courant, die op de balans een vordering en een schuld moet tonen.
Zo'n verschuiving heet een herindeling. U boekt hem op de laatste dag van het jaar en meestal op de eerste dag van het nieuwe jaar weer terug, zodat de boekhouding daarna gewoon verder loopt: een betaling in januari lettert dan nog af op de oorspronkelijke factuur. Hoe dat in Numeria gaat, leest u in Het boekjaar afsluiten.
Correcties van de accountant verwerken
Stelt een accountant uw jaarrekening op, dan wijkt die vaak af van uw boekhouding: hij boekt nog afschrijvingen, nog te betalen kosten, de vennootschapsbelasting over het jaar of de rente op de rekening-courant met de directeur. Neem die correcties over in uw eigen boekhouding, op de laatste dag van het jaar, voordat u afsluit. Anders sluit de beginbalans van het volgende jaar niet aan op de jaarrekening.
Leg de jaarrekening naast uw balans en winst-en-verliesrekening en loop de verschillen per post na. Wat via een factuur of de bank hoort, boekt u daar; de rest boekt u in Numeria met een correctieboeking, met de jaarrekening als toelichting. Zie Correctieboeking.
Het resultaat
Het resultaat is de omzet min alle kosten van het jaar. Het hoort bij het eigen vermogen: winst maakt het eigen vermogen groter, verlies maakt het kleiner.
Bij een eenmanszaak of vof is er weinig te bestemmen. De winst hoort bij het ondernemingsvermogen van de eigenaar, en wat u privé heeft opgenomen staat al op Privé. Het nieuwe jaar begint met het eigen vermogen inclusief de winst.
Bij een BV besluit de aandeelhoudersvergadering wat er met de winst gebeurt. Ze kan hem toevoegen aan de reserves (in de BV laten), uitkeren als dividend, of een combinatie. Een verlies komt ten laste van de reserves.
Voorbeeld: een BV maakt € 40.000,00 winst en zet € 30.000,00 in de overige reserves. Het resultaat van het jaar gaat daarmee voor dat deel naar een rekening van het eigen vermogen:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Resultaat boekjaar | 30.000,00 | |
| Overige reserves | 30.000,00 |
Het eigen vermogen verandert daardoor niet: het geld verhuist alleen van de ene eigen-vermogenrekening naar de andere.
Dividend en dividendbelasting
Keert een BV dividend uit, dan houdt ze in de regel 15% dividendbelasting in en draagt die af aan de Belastingdienst. De aandeelhouder krijgt het nettobedrag. Bij een dividend van € 10.000,00:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Resultaat boekjaar | 10.000,00 | |
| Te betalen dividend | 8.500,00 | |
| Af te dragen dividendbelasting | 1.500,00 |
Na het besluit heeft de BV twee schulden. Die verdwijnen als de BV het dividend uitbetaalt en de dividendbelasting afdraagt. De aangifte dividendbelasting doet u binnen een maand nadat het dividend beschikbaar is gesteld.
Zo werkt het in Numeria
De jaarafsluiting doet u onder Boekhouding, op het tabblad Afsluiten. Numeria sluit de jaren op volgorde af en toont steeds het eerstvolgende jaar. Zie ook Jaarafsluiting in Numeria.
- Controles: Numeria houdt het afsluiten tegen zolang het boekjaar nog niet voorbij is, het grootboek niet in balans is, er nog posten te verwerken zijn (met een knop Oplossen) of de afschrijvingen tot en met de laatste dag van het jaar niet zijn geboekt.
- Ter informatie: per btw-periode wat er te betalen of terug te krijgen is, en de saldi die nog openstaan. Numeria houdt niet bij of een btw-aangifte echt is ingediend; dat controleert u zelf.
- Resultaat: de winst of het verlies van het jaar. Standaard boekt Numeria niets: het resultaat loopt over naar het volgende jaar als onderdeel van het (berekende) eigen vermogen, en de winst-en-verliesrekening van het jaar blijft zichtbaar.
- Resultaat bestemmen (optioneel): kies met Rekening toevoegen een eigen-vermogenrekening en een bedrag, bijvoorbeeld een reserve. Is er nog geen eigen-vermogenrekening, dan maakt u die aan bij Instellingen > Rekeningschema. Bij winst kan een BV of NV ook Dividend uitkeren, met of zonder het vinkje dividendbelasting (15%) inhouden. Numeria maakt dan de schulden Te betalen dividend en Af te dragen dividendbelasting. De uitbetaling en de afdracht boekt u later op de pagina Bank op die rekeningen. Wat u niet bestemt, blijft als resultaat in het eigen vermogen staan.
- Ongebruikte rekeningen sluiten: rekeningen die in het jaar en daarna niet zijn gebruikt en op nul staan, kunt u meteen sluiten. Hun historie blijft bewaard.
- Rekeningen van eerdere jaren sluiten: rekeningen met een jaar vóór het boekjaar in de naam, zoals Vooruitbetaald 2024 bij het afsluiten van 2025, stelt Numeria voor om mee te sluiten zodra ze op nul staan.
- Definitief afsluiten: vink Ik begrijp dat afsluiten definitief is. aan, typ het jaartal en klik op de knop om het boekjaar af te sluiten. Daarna kan er niets meer in dat jaar worden geboekt of gewijzigd, en het jaar kan niet worden heropend. Correcties boekt u in het lopende jaar.
- Afgesloten boekjaren: per jaar de Jaarstukken als PDF, de Boeking van de bestemming, en bij een BV, NV of coöperatie de link Deponeren. Met Bestemming aanpassen corrigeert u de bestemming achteraf: Numeria boekt het verschil als correctieboeking in dat jaar, en het jaar blijft afgesloten.
De bestemming boekt Numeria op de laatste dag van het boekjaar, via de technische rekening Verrekening resultaatbestemming. Dividend uitkeren staat er alleen bij een BV of NV; bij een eenmanszaak of vof is de winst al van de ondernemer. Numeria controleert niet of de uitkeringstest is gedaan.