Soms betaalt een klant niet, ook niet na herinneringen en een aanmaning. Het bedrijf is failliet, onvindbaar, of het incasso kost meer dan het oplevert. Dan staat die factuur ten onrechte als bezitting op uw balans. U boekt hem af als oninbaar.
Wat u afboekt
Een oninbare factuur bestaat uit twee delen:
- het bedrag zonder btw: dat wordt een kostenpost;
- de btw: die hebt u al aan de Belastingdienst betaald toen u de factuur verstuurde. Die mag u terugvragen.
Een klant is u € 1.210,00 schuldig, waarvan € 210,00 btw. U boekt af:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Oninbare vorderingen | 1.000,00 | |
| Btw af te dragen | 210,00 | |
| Debiteuren | 1.210,00 |
De vordering is weg, € 1.000,00 is kosten, en de btw-schuld is € 210,00 lager.
Heeft de klant een deel betaald, dan boekt u alleen af wat nog open staat, met de btw die daarbij hoort.
Wanneer mag u de btw terugvragen?
Het recht op teruggaaf ontstaat zodra vaststaat dat de klant niet gaat betalen, bijvoorbeeld bij een faillissement. Is de factuur een jaar na de vervaldatum nog niet (helemaal) betaald, dan geldt hij in elk geval als oninbaar voor de btw. U vraagt de btw terug over de periode waarin dat moment valt. Hoe u dat precies doet, staat bij de Belastingdienst.
Betaalt de klant later toch nog (een deel), dan moet u de btw over dat bedrag weer afdragen.
Andersom geldt het ook: betaalt u een inkoopfactuur niet binnen een jaar na de vervaldatum, dan moet u de btw die u erop heeft afgetrokken terugbetalen. Betaalt u later alsnog, dan mag u hem weer aftrekken.
Voor de winst
Voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting is een oninbare vordering een verlies in het jaar waarin u redelijkerwijs weet dat u het geld niet krijgt. Twijfelt u over grote bedragen of over het jaar, overleg dan met uw adviseur.
Zo werkt het in Numeria
- Afschrijven als oninbaar staat onder Meer op een verkoopfactuur die te laat is (ook als er al een deel betaald is). Het hoort bij de module Grip op betaling.
- Numeria vraagt eerst om bevestiging. Daarna boekt het een journaalpost met de datum van vandaag: het openstaande bedrag zonder btw op de rekening Oninbare vorderingen, de openstaande btw terug op dezelfde btw-rekening(en) als bij de verkoop, en het hele openstaande bedrag van Debiteuren af. Is er al een deel betaald, dan rekent Numeria de btw naar verhouding.
- De factuur telt daarna als afgehandeld en krijgt geen herinneringen meer. Op de factuur staat Afgeschreven als oninbaar op met de datum en een link naar de journaalpost.
- Numeria maakt dit niet ongedaan. Betaalt de klant toch, dan boekt u dat zelf, bijvoorbeeld met een nieuwe verkoopfactuur voor dat bedrag of met hulp van uw adviseur.
- Onder Rapporten, tabblad Debiteuren, staat het blok Oninbare vorderingen. Daar ziet u welke facturen een jaar na de vervaldatum nog open staan (Nu terugvragen) of daar binnenkort aan toe zijn, met het openstaande bedrag, de btw daarin en de aangifteperiode. Dat is een signaal: afboeken doet u zelf.
- De pagina Btw-aangifte neemt de teruggevraagde btw mee in de aangifte van de periode waarin u de factuur afboekt, als voorbelasting (rubriek 5b). Onder 5b staat hoeveel daarvan btw op afgeschreven facturen is.
- Hebt u nog geen rekening voor oninbare vorderingen, dan maakt Numeria die bij het eerste afboeken aan.
- Voor inkoopfacturen die u niet betaalt, houdt Numeria de termijn van een jaar niet bij.