Betaalt een klant niet op tijd, dan stuurt u vanuit de factuur een herinnering. Numeria kent drie stappen, die u een voor een zet. Numeria verstuurt ze nooit vanzelf: u beslist wanneer.
Herinneringen en aanmaningen sturen hoort bij de module Grip op betaling. Die zit in het pakket Compleet en kunt u bij Basis los nemen; zie Abonnement, pakketten en modules.
De drie stappen
| Stap | Wat de klant krijgt |
|---|---|
| Herinnering | Een vriendelijke mail dat de factuur nog openstaat |
| Aanmaning | Een formele aanmaning: betalen binnen 14 dagen, met de wettelijke incassokosten die anders volgen |
| Laatste aanmaning | Betalen binnen 7 dagen, met de incassokosten erbij, en de aankondiging dat de vordering anders uit handen wordt gegeven |
Numeria berekent de incassokosten volgens de wettelijke staffel en noemt ze als indicatie in de mail. Ze worden niet op de factuur gezet of geboekt.
Elke mail heeft de factuur als PDF bij zich. Hebt u online betalen gekoppeld, dan staat er een knop Direct betalen in.
Een herinnering sturen
- Open de factuur bij Facturen. Een te late factuur staat onder Te laat, met het aantal dagen. Alleen een verstuurde factuur kan te laat zijn: de betaaltermijn gaat in bij het versturen. Een factuur die nog niet verstuurd is, krijgt geen herinnering.
- Klik op Herinnering sturen.
- Bevestig. De mail gaat naar het e-mailadres van de klant.
Daarna staat op de factuur de knop voor de volgende stap: Aanmaning sturen, en daarna Laatste aanmaning sturen. Bij een aanmaning zegt de bevestiging er uitdrukkelijk bij dat het een formele aanmaning is, geen vriendelijke herinnering.
- Een stap overslaan kan niet.
- Tussen twee mails moet minstens 24 uur zitten.
- Wilt u dezelfde stap nog eens sturen, kies dan onder Meer bijvoorbeeld Herinnering opnieuw sturen. Is de factuur nog niet te laat, dan staat ook de eerste herinnering onder Meer; bij een factuur die te laat is, is de volgende stap de hoofdknop.
- Zonder e-mailadres bij de klant zijn de knoppen grijs. Vul het adres in bij Relaties.
Onder Geschiedenis op de factuur ziet u hoeveel herinneringen er zijn verstuurd, wanneer de laatste ging en bij welke stap u bent.
Welke facturen zijn aan de beurt
Ga naar Boekhouding → Rapporten en open het tabblad Debiteuren. Onder Herinneringen staat welke openstaande facturen nu een herinnering verdienen. Numeria kijkt daarbij naar hoe elke klant zelf betaalt: een klant die altijd een week na de vervaldatum betaalt, komt later aan de beurt dan een klant die altijd op tijd is. Per factuur ziet u het openstaande bedrag, de dagen te laat en de reden.
- Klik bij een factuur op de knop voor de volgende stap om die te sturen, of op Bekijk factuur.
- Staan er meer facturen klaar, dan stuurt de knop met het aantal, bijvoorbeeld 12 herinneringen sturen, ze in één keer.
- Onder Nog niet nodig staan de facturen die nog even kunnen wachten.
Als de klant niet betaalt
Betaalt de klant ook na de laatste aanmaning niet, dan kunt u de vordering uit handen geven aan een incassobureau. Dat regelt Numeria niet.
Is het geld echt niet meer te krijgen, bijvoorbeeld na een faillissement, kies dan op de factuur onder Meer voor Afschrijven als oninbaar. Numeria boekt het openstaande bedrag als kosten en vraagt de afgedragen btw terug. Onder Rapporten → Debiteuren staat bij Oninbare vorderingen welke facturen daarvoor in aanmerking komen. Afschrijven maakt Numeria niet vanzelf ongedaan als de klant toch nog betaalt. Wanneer afschrijven mag en wat er met de btw gebeurt, leest u in Oninbare vorderingen.