Tussen het versturen van een factuur en de betaling zit tijd. In die tijd is de klant u geld schuldig. De boekhouding houdt dat bij op twee rekeningen:
- Debiteuren: wat klanten u nog moeten betalen. Een bezitting (activa).
- Crediteuren: wat u leveranciers nog moet betalen. Een schuld (passiva).
Openstaande posten
Elke factuur die nog niet (helemaal) betaald is, is een openstaande post. Het saldo van Debiteuren is de optelsom van alle openstaande verkoopfacturen; het saldo van Crediteuren die van alle openstaande inkoopfacturen. Klopt dat saldo niet met de lijst openstaande facturen, dan is er ergens een betaling op de verkeerde plek geboekt, of een factuur vergeten.
Afletteren
Afletteren is een betaling koppelen aan de factuur die ermee betaald wordt. Pas dan weet u dat die factuur dicht is.
U stuurt een klant een factuur van € 605,00:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Debiteuren | 605,00 | |
| Omzet | 500,00 | |
| Btw af te dragen | 105,00 |
De klant betaalt. De betaling boekt u van de bank op Debiteuren, en u lettert af tegen die factuur:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Bank | 605,00 | |
| Debiteuren | 605,00 |
Voor een inkoopfactuur werkt het precies andersom: de factuur staat credit op Crediteuren, de betaling debet.
Boekt u een betaling alleen op Debiteuren zonder te zeggen welke factuur het is, dan klopt het saldo wel, maar blijft de factuur zelf open staan. U stuurt dan misschien een herinnering voor iets dat al betaald is.
Deelbetalingen
Betaalt de klant een deel, bijvoorbeeld € 300,00, dan boekt u die € 300,00 op de factuur. Er blijft € 305,00 open staan. Een tweede betaling koppelt u aan dezelfde factuur, tot er niets meer open staat.
Soms betaalt een klant een beetje minder, bijvoorbeeld door bankkosten of een afronding. Dat verschil blijft open staan tot u beslist wat ermee gebeurt: nog innen, of afboeken.
Is er juist te veel betaald, bijvoorbeeld per ongeluk € 52,82 op een factuur van € 50,82, dan is de factuur betaald en heeft u € 2,00 te goed bij de leverancier. Dat tegoed blijft open op Crediteuren tot de leverancier het terugbetaalt of verrekent; is het de moeite niet waard, dan boekt u het af naar een kostenrekening. Na een import doet u dit bij Import afronden, tabblad Afletteren.
Facturen uit het vorige boekjaar
Begint u met een nieuw pakket aan het begin van een boekjaar, dan neemt u de stand van Debiteuren en Crediteuren over in de openingsbalans. Daarin staan de facturen die nog open stonden als één bedrag. Komt de betaling van zo'n factuur in het nieuwe jaar binnen, dan letter u die af tegen dat bedrag in de openingsbalans. Er hoort geen nieuwe boeking bij: de omzet en de btw zaten al in het vorige jaar. Numeria toont het bedrag daarvoor als Beginbalans bij Afletteren; zie Import afronden.
Eén betaling voor meerdere facturen
Betaalt een klant drie facturen in één keer, dan verdeelt u die ene betaling over de drie facturen. Elke factuur krijgt zijn eigen deel. In het grootboek verandert daarmee niets: de betaling blijft één boeking met hetzelfde totaal op Debiteuren of Crediteuren. Alleen de verwijzing naar de factuur verschilt per deel. In Numeria kiest u daarvoor bij Import afronden → Afletteren de facturen samen; zie Import afronden.
Een inkoopfactuur: eerst de factuur, later de betaling
Voor een inkoopfactuur is dit de gewone volgorde:
- De factuur komt binnen. U boekt de kosten en de btw, en zet het bedrag op Crediteuren: u bent de leverancier dat geld schuldig.
- U betaalt. De betaling gaat van de bank naar Crediteuren.
- U lettert de betaling af tegen de factuur. Op Crediteuren staat dan niets meer open.
Zo staan de kosten in de periode van de factuurdatum, ook als u later betaalt. In het factuurstelsel bepaalt de factuurdatum ook in welke periode u de btw aftrekt. Werkt u met het kasstelsel, dan telt de betaling; zie Btw-aangifte.
Voor een kleine bon die u meteen betaalt, zoals parkeren of een pinbetaling in een winkel, is er geen aparte factuur nodig. De betaling gaat dan in één keer van de bank naar de kostenpost, en de bon is het bewijs bij die boeking. Boek zo'n bon niet ook nog als factuur: dan staan de kosten er twee keer.
Zo werkt het in Numeria
Via de bank. Op de pagina Bank staan uw banktransacties. Bij elke transactie doet Numeria een voorstel: meestal de openstaande factuur met hetzelfde bedrag of hetzelfde factuurnummer in de omschrijving. Klopt het, klik dan op Boeken. Past een betaling bij meerdere facturen, dan stelt Numeria soms die combinatie voor; boeken verdeelt het bedrag dan over alle facturen.
Wilt u iets anders, klik dan op Meer en kies Anders koppelen; heeft Numeria geen voorstel, klik dan op Koppelen. Bij geld dat binnenkomt kiest u bij Koppel aan verkoopfactuur de factuur, bij geld dat uitgaat bij Koppel aan inkoopfactuur. Zodra u de factuur kiest, boekt Numeria de betaling. Numeria boekt Bank tegen Debiteuren of Crediteuren en zet de betaling op de factuur.
Deelbetalingen. Wijkt het bedrag af van wat er open staat, dan boekt Numeria het als deelbetaling. In de lijst Facturen ziet u dan bijvoorbeeld € 300,00 van € 605,00. Een betaling die hoger is dan wat er nog open staat, kunt u op de bankpagina niet aan die ene factuur koppelen. Bij Afletteren kan dat wel: daar kiest u wat er met het verschil gebeurt. Een deelbetaling of een ongewoon bedrag boekt Numeria nooit vanzelf; die ziet u bovenaan de bankpagina bij om zelf te controleren.
Zonder bank. Is er contant betaald, open dan de factuur en klik op Betaling handmatig vastleggen. Dat boekt Kas tegen Debiteuren.
Privé, contant of met een creditcard betaald. Staat er een factuur open die niet via de bank is betaald, bijvoorbeeld een abonnement dat u met uw eigen kaart betaalde, open dan de openstaande posten van Crediteuren (of Debiteuren). Klik de factuur open en kies Betaald zonder bank. Kies waarmee betaald is: Privé betaald (bij een BV de rekening-courant DGA, anders Privé), Contant (Kas) of Andere rekening, zoals een creditcardrekening. Pas zo nodig de Datum en het Bedrag aan; een deel mag ook. Met Boeken en afletteren boekt Numeria Crediteuren tegen die rekening, met het nummer van de factuur, en is de factuur afgeletterd. De kosten en de btw veranderen niet: die stonden al goed bij de factuur. Hoe het privédeel werkt, leest u in Privé betaald, privé opgenomen en de rekening-courant DGA.
Zien waarmee iets is afgeletterd. Open bij Boekhouding → Rekeningen de rekening Debiteuren of Crediteuren. Bij elke post staat in de kolom Afgeletterd met de tegenpost, de datum en hoe het gebeurde: automatisch via de bank, in Import afronden (met wie het deed), handmatig, of uit de import. Een volle stip is afgeletterd, een halve deels, een open stip nog open; bij deels staat erbij wat er nog openstaat. Met Alles, Open en Afgeletterd bovenaan filtert u. Klik op het pijltje om de afletterregel te zien: alle posten met hetzelfde documentnummer en hun saldo, dat 0,00 is als het klopt. Is het in Import afronden afgeletterd, dan maakt u het daar ook weer ongedaan met Afletteren ongedaan maken.
Een creditnota op een openstaande factuur lettert Numeria vanzelf af tegen die factuur.
Overzicht. Onder Facturen en Inkoopfacturen filtert u op openstaande facturen. Onder Rapporten, tabblad Debiteuren, staan de openstaande verkoopfacturen per klant, met wat te laat is. Onder Boekhouding, tabblad Journaalposten, kunt u filteren op Status: Open, Deels open of Afgeletterd.
Boekingen zonder factuur in Numeria. Na een import staan er soms posten op Debiteuren of Crediteuren waar geen factuur in Numeria achter zit. Numeria laat dan boven de factuurlijst zien welk deel van het saldo daaruit komt, met de link Openstaande posten bekijken. Die posten lettert u af onder Import afronden, tabblad Afletteren. Zie Import afronden.
Een bon zonder boeking. Staat er bij Import afronden, tabblad Bonnen koppelen, een bon of factuur waarvan de kosten nog niet geboekt zijn, klik dan op Kosten boeken. Numeria boekt de inkoopfactuur en zet het bedrag op Crediteuren; is de betaling er al, dan wordt hij meteen afgeletterd. Zie Import afronden.