Als ondernemer rekent u btw over uw verkopen en betaalt u btw over uw inkopen. In de btw-aangifte zet u die twee tegen elkaar weg. Is de btw over uw verkopen hoger, dan betaalt u het verschil. Is de btw over uw inkopen hoger, dan krijgt u geld terug.
Welke periode
De Belastingdienst bepaalt over welke periode u aangifte doet:
- per kwartaal: de gewone situatie
- per maand: bijvoorbeeld als u veel btw moet betalen, of op eigen verzoek
- per jaar: alleen met toestemming van de Belastingdienst, als u weinig btw hoeft te betalen
In principe geeft u de btw aan in de periode van de factuurdatum, ook als de factuur nog niet betaald is.
Termijnen
De aangifte moet binnen zijn en de btw betaald zijn uiterlijk aan het eind van de maand na de periode. De aangifte over het eerste kwartaal doet u dus uiterlijk 30 april. Een jaaraangifte doet u uiterlijk 31 maart van het jaar erna. Ook als er niets te betalen is, doet u aangifte.
De rubrieken
| Rubriek | Wat erin hoort |
|---|---|
| 1a | Leveringen en diensten tegen het hoge tarief (21%): omzet en btw |
| 1b | Leveringen en diensten tegen het lage tarief (9%): omzet en btw |
| 1c | Leveringen en diensten tegen een ander tarief, behalve 0% |
| 1d | Privégebruik: btw over zakelijke goederen die u privé gebruikt |
| 1e | Omzet tegen 0% of niet bij u belast, zoals vrijgestelde omzet en omzet waarbij de btw naar uw klant is verlegd |
| 2a | Verlegging binnenland: btw die een Nederlandse leverancier naar u verlegde |
| 3a | Leveringen naar landen buiten de EU (export) |
| 3b | Leveringen en diensten naar ondernemers in andere EU-landen |
| 3c | Installatie en afstandsverkopen binnen de EU |
| 4a | Leveringen en diensten uit landen buiten de EU, waarover u de btw aangeeft |
| 4b | Leveringen en diensten uit andere EU-landen, waarover u de btw aangeeft |
| 5a | Verschuldigde btw: het totaal van de btw in rubriek 1 tot en met 4 |
| 5b | Voorbelasting: de btw op uw inkopen die u mag aftrekken |
| 5c | Subtotaal: 5a min 5b |
| 5g | Totaal te betalen of terug te vragen |
Tussen 5c en 5g staan nog regels die voor de meeste ondernemers leeg blijven.
Bij 2a, 4a en 4b geeft u de btw aan én trekt u hem, als u hem mag aftrekken, in dezelfde aangifte af in 5b. Per saldo betaalt u dan niets. Meer daarover in Btw verlegd en buitenland.
Een voorbeeld
In een kwartaal verkoopt u voor € 10.000,00 aan diensten tegen 21%, dus € 2.100,00 btw. Op uw inkopen betaalde u € 640,00 btw. Dan:
- 1a: omzet 10.000, btw 2.100
- 5a: 2.100
- 5b: 640
- 5g: 1.460 te betalen
Bij de betaling boekt u de btw-rekeningen van die periode tegen elkaar weg:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Btw af te dragen | 2.100,00 | |
| Btw te vorderen | 640,00 | |
| Bank | 1.460,00 |
Afronden
In de aangifte vult u hele euro's in. U mag afronden in uw eigen voordeel: omzet en verschuldigde btw naar beneden, voorbelasting naar boven.
Een fout ontdekt
Hebt u een aangifte al ingediend en klopt er iets niet, dan corrigeert u dat met een suppletie. Kijk op belastingdienst.nl wanneer u een fout ook in een volgende aangifte mag meenemen.
Zo werkt het in Numeria
- Kies bij Instellingen, tabblad Btw en belasting, onder Aangifte doen of u per maand, per kwartaal of per jaar aangifte doet. De pagina Btw-aangifte, de deadlines en de vooruitblik volgen die keuze.
- Open in het menu Boekhouding en kies het tabblad Btw-aangifte. Met de pijltjes kiest u de periode; rechtsboven staat de deadline. Numeria vult de rubrieken 1a, 1b, 1d, 1e, 2a, 3a, 3b, 4a, 4b, 5a en 5b in. Rubriek 1c en 3c vult Numeria niet in: de btw-tarieven 0%, 9% en 21% liggen vast.
- Verkoop- en inkoopfacturen tellen mee in de periode van hun factuurdatum, zodra ze geboekt zijn. Concepten tellen niet mee. Boekingen zonder factuur, bijvoorbeeld uit een import, telt Numeria mee via de btw-rekeningen. De omzet daarvan is berekend uit het btw-bedrag; die staat met het teken ≈ en controleert u zelf.
- Onder 5b staat 5c als subtotaal (5a min 5b) en 5g als Totaal te betalen of Totaal terug te vragen, zoals op het aangifteformulier.
- Rechts, onder Voor u verstuurt, controleert Numeria of het grootboek in balans is, of alle banktransacties zijn verwerkt en of uw btw-nummer is ingevuld. Staan er btw-boekingen op een rekening die bij geen rubriek hoort, dan ziet u dat daar ook, met de knop Rubriek instellen.
- Met PDF en CSV krijgt u een overzicht om de bedragen over te nemen in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Als eigenaar kunt u ook Aangifte klaarzetten: Numeria maakt dan het aangiftebericht, in hele euro's en afgerond in uw voordeel, dat u met Aangiftebericht downloaden ophaalt. Rechtstreeks indienen bij de Belastingdienst kan niet.
- Numeria zet het te betalen bedrag niet apart en betaalt niets voor u.
Stap voor stap: Btw-aangifte indienen.