Het geld van de zaak en uw eigen geld lopen in de praktijk door elkaar: u betaalt een parkeerkaartje met uw privépas, of u maakt geld over van de zakelijke naar uw eigen rekening. De boekhouding houdt die twee uit elkaar. Hoe, hangt af van de rechtsvorm.
Eenmanszaak en vof: privé
Bij een eenmanszaak of vof bent u de onderneming. Geld dat u in de zaak stopt is een privéstorting, geld dat u eruit haalt een privéopname. Beide lopen via de rekening Privé, een onderdeel van het eigen vermogen. Er ontstaat geen schuld: u kunt uzelf niets schuldig zijn.
Betaalt u een zakelijke uitgave van € 121 (inclusief 21% btw) met uw privépas, dan boekt u:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Kosten | 100,00 | |
| Te vorderen btw | 21,00 | |
| Privé | 121,00 |
De btw vraagt u gewoon terug: het is een zakelijke uitgave, alleen privé betaald.
BV: de rekening-courant DGA
Een BV is een eigen rechtspersoon. Betaalt u als directeur-grootaandeelhouder (DGA) iets voor de BV, dan is de BV u dat schuldig. Die schuld staat op de rekening-courant DGA. Dezelfde uitgave van € 121 wordt:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Kosten | 100,00 | |
| Te vorderen btw | 21,00 | |
| Rekening-courant DGA | 121,00 |
Maakt de BV het later aan u over, dan boekt u die betaling van de bank op dezelfde rekening-courant. Het saldo is dan weer nul.
Andersom werkt het ook: haalt u geld uit de BV zonder dat het salaris of dividend is, dan heeft u een schuld aan de BV. Houd die klein en tijdelijk.
Medewerkers die iets voorschieten
Betaalt een medewerker iets voor de zaak, dan is dat een declaratie. De zaak is die medewerker het bedrag schuldig, net als een leverancier, tot het is terugbetaald.
Zo werkt het in Numeria
- Zelf betaald: een blok op het overzicht en een knop op de pagina Declaraties. U legt de uitgave vast zoals bij Kosten boeken. Numeria boekt hem bij een BV op de rekening-courant DGA en bij een eenmanszaak of vof op Privé.
- Staat een factuur al open op Crediteuren en hebt u hem privé betaald, open dan de factuur bij de openstaande posten van Crediteuren en kies Betaald zonder bank en Privé betaald. Numeria boekt Crediteuren tegen de rekening-courant DGA (of Privé), met het nummer van de factuur, zodat die is afgeletterd. Zie Debiteuren, crediteuren en afletteren.
- Bij een BV toont het overzicht hoeveel de zaak u nog schuldig is. Een terugbetaling vanaf de bank boekt u op de bankpagina op de rekening-courant.
- Bestaat de rekening nog niet (bijvoorbeeld na een import), dan maakt Numeria hem aan: 1350 Rekening-courant DGA of Privé.
- Declaraties van medewerkers staan als inkoopfactuur op naam van de medewerker. De terugbetaling vanaf de bank wordt daarmee vanzelf afgeletterd. Zie Declaraties en zelf betaald.