Declaraties vindt u in het menu onder Inkoop, op het tabblad Declaraties, en op uw telefoon onder Meer → Declaraties (onder het kopje Inkoop). Een nieuwe declaratie begint u ook met + Nieuw → Declaratie.
Staat Declaraties nog niet onder Inkoop, ga dan naar Instellingen → Onderdelen en klik bij Declaraties op Aanzetten. Bij een nieuw bedrijf staat het nog uit. Zodra er een declaratie is, bijvoorbeeld van een medewerker, staat het er vanzelf. Het blok Zelf betaald op het overzicht werkt ook zonder.
Er zijn drie manieren om een bon die privé betaald is in de boeken te krijgen.
U betaalde zelf
- Klik op het overzicht op Zelf betaald, of op de knop Zelf betaald op de pagina Declaraties (als het onderdeel aan staat). U kunt de bon ook op het blok slepen.
- Vul omschrijving, bedrag inclusief btw, btw-tarief, datum en kostenrekening in, en kies eventueel de bon.
- Klik op Boeken.
Bij een BV staat het bedrag daarna als schuld van de zaak aan u op de rekening-courant DGA; het blok Zelf betaald laat zien hoeveel dat is. Bij een eenmanszaak of vof gaat het naar Privé. Wilt u het geld terug, maak het dan over van de zakelijke naar uw privérekening en boek die betaling op de bankpagina op de rekening-courant.
Een medewerker dient een bon in
- Nodig de medewerker uit bij Instellingen → Gebruikers met de rol Medewerker (alleen declaraties). Die ziet alleen een eigen pagina met de eigen declaraties, verder niets van de boekhouding.
- De medewerker maakt een foto van de bon, vult datum, bedrag en omschrijving in en klikt op Indienen.
- U krijgt een melding bovenaan het scherm. Het tabblad Declaraties staat vanaf de eerste declaratie vanzelf onder Inkoop, ook als u het onderdeel niet aanzette. Daar staat de bon, met wat Numeria erop las: leverancier, bedrag en btw. Kostenrekening en btw-tarief staan al ingevuld; wijkt het gedeclareerde bedrag af van de bon, dan ziet u een waarschuwing.
- Klik op Goedkeuren, of op Afwijzen met een reden. De medewerker ziet de status en de reden op de eigen pagina.
Goedgekeurd staat de declaratie als inkoopfactuur op naam van de medewerker in de boeken, met de bon erbij. Maakt u het bedrag over, dan herkent de bankpagina die betaling als betaling van die inkoopfactuur.
Namens een medewerker
Hebt u een bon van een medewerker op papier gekregen, klik dan op Declaratie namens medewerker, kies de medewerker en boek de bon. Kiest u bij Bon een foto of PDF, dan leest Numeria hem meteen en vult de omschrijving, het bedrag, de btw, de datum en de kostenrekening in; controleer die. De declaratie staat meteen goedgekeurd als te betalen aan die medewerker, met de bon erbij.