Iedereen die in Numeria werkt, heeft een eigen account met een eigen wachtwoord en tweestapsverificatie. Per bedrijf heeft iemand een rol, die bepaalt wat hij ziet en mag.
De drie rollen
| Rol | Wat hij ziet en mag |
|---|---|
| Eigenaar | Alles: facturen, bonnen, bank, relaties, instellingen, abonnement en gebruikers |
| Boekhouder | Het overzicht, het grootboek, rapporten, de btw-aangifte, de jaarafsluiting, Import afronden en de auditfile bij Import & export. Geen facturen, bonnen, bank of relaties |
| Medewerker | Alleen een eigen pagina om declaraties in te dienen, verder niets van de boekhouding |
Een boekhouder kan boekingen maken en controleren, en ziet de controles van de btw-aangifte, maar zet de aangifte niet klaar. Dat doet de eigenaar; zie De btw-aangifte doen. Een medewerker kan declaraties indienen, ook als het onderdeel Declaraties bij Instellingen → Onderdelen nog uit staat; vanaf de eerste declaratie staat Declaraties vanzelf onder Inkoop. Wat een medewerker met declaraties doet, staat in Declaraties en zelf betaald.
Een bedrijf kan meer eigenaren hebben, bijvoorbeeld de vennoten van een vof.
Iemand uitnodigen
- Ga naar Instellingen → Gebruikers.
- Vul onder Gebruiker toevoegen de Naam en het veld E-mail in.
- Kies de Rol: Eigenaar, Boekhouder of Medewerker (alleen declaraties). Let op: de keuze staat standaard op Eigenaar.
- Klik op Uitnodigen.
De collega krijgt een mail en kiest daar zelf een wachtwoord. Bij zijn eerste bezoek gaat hij akkoord met de algemene voorwaarden; zie Inloggen, account en beveiliging. Tot hij het wachtwoord kiest, staat er Uitnodiging nog niet geaccepteerd bij de naam. Rechts op de pagina ziet u onder Wie kan meekijken iedereen die toegang heeft.
Heeft iemand al een Numeria-account, bijvoorbeeld voor een ander bedrijf, dan krijgt hij een uitnodiging die hij zelf bevestigt, in welke rol u ook kiest. De toegang gaat pas in na zijn bevestiging; daarna kiest hij uw bedrijf via de bedrijfsnaam in het menu.
Een rol wijzigen
In de lijst op Instellingen → Gebruikers kiest u bij een collega een andere rol. Numeria vraagt om bevestiging en de nieuwe rol geldt direct. Uw eigen rol wijzigt u niet zelf, zodat er altijd een eigenaar overblijft; laat een andere eigenaar dat doen.
Iemand weghalen
Klik bij de gebruiker op Verwijderen. Hij heeft dan geen toegang meer tot dit bedrijf; zijn account en zijn toegang tot andere bedrijven blijven bestaan. Uzelf verwijderen kan niet.
Is een collega zijn telefoon met de authenticator-app kwijt, klik dan op Tweestapsverificatie resetten. Bij de volgende keer inloggen stelt hij de tweestapsverificatie opnieuw in. Meer over inloggen, herstelcodes en uw eigen wachtwoord leest u in Inloggen, account en beveiliging.
Wie wat gevoelige wijzigingen heeft gedaan, ziet u als eigenaar bij Instellingen → Activiteit.
Uw accountant toegang geven
Er zijn twee manieren.
U nodigt uit. Nodig uw accountant uit bij Instellingen → Gebruikers met de rol Boekhouder, zoals hierboven. Heeft hij al een Numeria-account, dan bevestigt hij de uitnodiging zelf.
De accountant vraagt toegang. Uw accountant klikt in Numeria bij de bedrijfsnaam op Ik ben accountant: klanten en toegang, vult onder Toegang aanvragen uw e-mailadres in en klikt op Toegang aanvragen. U krijgt een mail en bovenaan Numeria de melding dat hij toegang vraagt. Klik op Bekijken en dan op Goedkeuren of Weigeren. De accountant ziet pas iets na uw goedkeuring. Een aanvraag vervalt na een tijd; de datum staat bij de aanvraag.
Een accountant met meer klanten heeft bovenaan het menu Klanten. Daar ziet hij per klant wat er te verwerken is, de btw en de stand van de jaarafsluiting. Met Openen werkt hij in de administratie van die klant, met Toegang beëindigen stopt hij zelf.
Meer bedrijven
Met één account kunt u in meer bedrijven werken, bijvoorbeeld uw holding en uw werk-bv.
- Wisselen: klik linksonder in het menu op de naam van het bedrijf (op een tablet bovenaan) en kies het andere bedrijf.
- Een bedrijf toevoegen: klik op de bedrijfsnaam, dan op + Nieuw bedrijf, vul de Bedrijfsnaam in en klik op Aanmaken. U bent eigenaar van het nieuwe bedrijf en begint met het welkomstscherm; zie Aan de slag met Numeria.
Elk bedrijf heeft een eigen boekhouding, eigen gebruikers en een eigen abonnement, met een eigen proefperiode van 14 dagen; zie Abonnement, pakketten en modules. Ook uw indeling van het overzicht is per bedrijf.