Koopt u iets dat u jaren gebruikt, zoals een laptop, een bestelbus of een machine, dan is dat geen gewone kostenpost van dat ene jaar. U zet het op de balans als vast activum en laat de kosten verspreid over de jaren van gebruik meetellen. Dat heet afschrijven.
Activeren of meteen als kosten
- Iets dat u langer dan een jaar gebruikt, zet u in principe op de balans: u activeert het.
- Kost het minder dan € 450 zonder btw, dan mag u het meteen helemaal als kosten boeken. Die grens geldt per bedrijfsmiddel. Voor spullen die alleen samen werken (een bureau met bijbehorende kast, bijvoorbeeld) telt het totaal.
- Kleine, losse dingen die snel op zijn, zoals kantoorartikelen, zijn gewoon kosten.
Afschrijven
Bij lineair afschrijven gaat elk jaar hetzelfde bedrag naar de kosten. U heeft drie dingen nodig:
- de aanschafprijs, zonder de btw die u terugvraagt;
- de restwaarde: wat het aan het eind naar verwachting nog waard is;
- de gebruiksduur in jaren.
Afschrijving per jaar = (aanschafprijs − restwaarde) ÷ gebruiksduur.
Een bestelbus kost € 30.000,00. U gebruikt hem vijf jaar en verwacht hem dan voor € 5.000,00 te verkopen. U schrijft per jaar (30.000 − 5.000) ÷ 5 = € 5.000,00 af, per maand € 416,67.
De aankoop boekt u op de balans:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Vervoermiddelen | 30.000,00 | |
| Btw te vorderen | 6.300,00 | |
| Crediteuren | 36.300,00 |
Elke maand boekt u de afschrijving:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Afschrijvingskosten | 416,67 | |
| Vervoermiddelen | 416,67 |
Wat er op de balans overblijft, heet de boekwaarde: na een jaar € 25.000,00.
Fiscaal mag u de meeste bedrijfsmiddelen met ten hoogste 20% van de aanschafprijs per jaar afschrijven, dus over minstens vijf jaar. Voor goodwill en gebouwen gelden andere regels. Voor uw jaarrekening mag u sneller afschrijven als dat beter past; het verschil regelt u dan in de aangifte. Over investeringsaftrek en willekeurige afschrijving leest u meer bij de Belastingdienst.
Verkopen of afdanken
Stopt u met iets te gebruiken, dan stopt ook het afschrijven. De boekwaarde die nog op de balans staat, moet eraf.
- Afgedankt of kapot: de boekwaarde gaat in één keer naar de kosten.
- Verkocht: u vergelijkt de opbrengst met de boekwaarde. Krijgt u meer dan de boekwaarde, dan heeft u boekwinst; krijgt u minder, dan heeft u boekverlies.
U verkoopt de bestelbus na drie jaar, bij een boekwaarde van € 15.000,00, voor € 17.000,00 zonder btw:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Boekresultaat verkoop vaste activa | 15.000,00 | |
| Vervoermiddelen | 15.000,00 | |
| Bank | 20.570,00 | |
| Boekresultaat verkoop vaste activa | 17.000,00 | |
| Btw af te dragen | 3.570,00 |
Op de rekening Boekresultaat staat nu € 2.000,00 boekwinst. Hebt u bij de aankoop btw afgetrokken, dan rekent u bij verkoop meestal ook btw.
Zo werkt het in Numeria
Stap voor stap staat het in Vaste activa en afschrijvingen in Numeria. In het kort:
- Zet Vaste activa aan onder Instellingen, tabblad Onderdelen. Het staat dan als tabblad onder Boekhouding. Hebt u al vaste activa vastgelegd, dan staat het er vanzelf.
- Klik op Activum toevoegen en vul in: de Omschrijving, de Soort (zoals Inventaris en apparatuur, Computers en software, Vervoermiddelen, Machines, Verbouwing of Overig), de Aanschafdatum, de Aanschafprijs excl. btw (€), Afschrijven in (jaren) en de Restwaarde (€). Numeria toont meteen het bedrag per maand.
- Is de aankoop al als kosten geboekt, kies dan bij De aanschaf is geboekt op die kostenrekening. Numeria boekt het bedrag dan over naar de balans. Staat het al op de balans (of in de beginbalans), kies dan niets overboeken. Vanaf een geboekte inkoopfactuur kan het ook met Meer → Als activum vastleggen.
- Onder de € 450 zegt Numeria dat u het ook meteen als kosten mag boeken. Schrijft u sneller af dan 20% per jaar, dan waarschuwt Numeria.
- Numeria schrijft lineair af, per maand, vanaf de maand van aanschaf. Elke nacht boekt het één journaalpost per maand voor al uw activa: Afschrijvingskosten (4800) tegen de balansrekening van het activum. Die balansrekening toont dus de boekwaarde. Met Afschrijvingen nu boeken doet u dat meteen. Valt een maand in een afgesloten periode, dan boekt Numeria die in de eerste open maand.
- Bij een activum kiest u een datum bij Buiten gebruik per en klikt u op Verkocht of Afgedankt. Bij Afgedankt gaat de boekwaarde naar de kosten. Bij Verkocht gaat de boekwaarde naar 4980 Boekresultaat verkoop vaste activa. De opbrengst boekt Numeria niet zelf: boek die op dezelfde rekening, dan ziet u daar de winst of het verlies. Rekent u btw over de verkoop, boek die dan op een btw-rekening die in de aangifte meetelt (zie Grootboek en rekeningschema).
- Numeria rekent geen investeringsaftrek uit.