Een uitgave komt op twee manieren in Numeria: u vult hem zelf in met Kosten boeken, of u uploadt de bon en Numeria leest hem voor u. In beide gevallen wordt het een inkoopfactuur met de bon erbij. Wat daarbij met de btw gebeurt, leest u in Voorbelasting en gemengde kosten.
Snel: Kosten boeken
Het blok Kosten boeken staat standaard op het overzicht. Hetzelfde venster opent u met Kosten zonder bon bij Inkoop → Bonnen & uitgaven, of met + Nieuw → Bon bovenaan het menu.
- Klik op het blok, of sleep een bon (JPG, PNG of PDF) erop. Het venster vraagt eerst om de bon: sleep hem in het vlak of klik op Bestand kiezen. Op uw telefoon kunt u ook op Foto maken tikken. Meer bonnen tegelijk mag.
- Numeria leest de bon (Numeria leest de bon…, meestal een paar seconden). Daarna opent het formulier, met de bon links naast de velden. Klikt u in een veld, dan zoomt Numeria in op de plek waar het dat gegeven las, zodat u ziet of het klopt. Klikt u buiten het veld, dan ziet u weer de hele bon. Numeria vult in: de naam van de winkel als Omschrijving, het Bedrag inclusief btw, het btw-tarief, de Datum, de Kostenrekening die u eerder voor deze leverancier koos, de Leverancier (zie De leverancier), en het bonnummer als Kenmerk. Boven het formulier staat wat er is ingevuld.
- Controleer de velden en vul aan wat ontbreekt: Omschrijving, Bedrag inclusief btw, het btw-tarief (21%, 9% of 0%), Datum en Kostenrekening. Zonder voorstel kiest Numeria de kostenrekening van de vorige keer. Bij Kostenrekening typt u een deel van het nummer of de naam (zie Een rekening kiezen).
- Klik op Boeken.
Hebt u meer bonnen tegelijk gekozen, dan ziet u eerst per bon of hij al in Numeria staat (zie Staat de bon er al?). Daarna staat boven de bon bijvoorbeeld 1 van 3. Met Boeken en volgende boekt u deze en opent de volgende; boven het formulier staat dan welke u net boekte. Met Later zet u een bon opzij: hij staat dan bij Bonnen & uitgaven onder Te controleren. Met ▲ en ▼ springt u naar een andere bon.
Zonder bon
Hebt u geen bon, klik dan in het eerste venster op Zonder bon verder, of op Kosten zonder bon bij Inkoop → Bonnen & uitgaven. U krijgt hetzelfde formulier, leeg, met links een vlak Geen bon. Sleep daar alsnog een bon in, of klik op Bestand kiezen: Numeria vult dan alleen de velden die nog leeg zijn. Wat u al had ingevuld, blijft staan. Leest Numeria op de bon iets anders dan wat u typte, dan staat onder dat veld bijvoorbeeld Op de bon: € 60,50 · Overnemen. Klik op Overnemen om de waarde van de bon te gebruiken.
Boekt u zonder bon, dan staat de boeking bij Bonnen & uitgaven onder Bon ontbreekt. Klik erop om naar de inkoopfactuur te gaan en de bon daar alsnog te koppelen (zie Inkoopfacturen). De Belastingdienst kan 7 jaar lang om de bon vragen.
Kon Numeria de bon niet lezen, dan vult u de velden zelf in; de bon wordt toch bij de boeking bewaard. Boekt u hem niet, dan staat hij daarna bij Bonnen & uitgaven onder de bonnen om te controleren. Staat de bon al in Numeria, dan zegt Numeria dat, zodat hij niet twee keer geboekt wordt; zie Staat de bon er al?.
De uitgave staat daarna open onder Nog te betalen. Komt de betaling binnen op de bank, dan stelt Numeria voor die ermee af te letteren. Met Nog een boeken voert u direct de volgende in.
Betaalde u de uitgave privé, gebruik dan het blok Zelf betaald; zie Declaraties en zelf betaald.
Later verder gaan
Sluit u het venster voordat u op Boeken hebt geklikt, dan bewaart Numeria wat u hebt ingevuld als concept, met de bon erbij. Onderaan het venster staat Concept met de tijd van het laatste bewaren. Opent u Kosten boeken de volgende keer, dan staat bovenaan U was bezig met Kosten boeken, met de leverancier en het bedrag. Klik op Verder gaan om verder te gaan waar u was, of op Weggooien. Wilt u het concept niet bewaren, klik dan in het venster op Concept weggooien. Staat een concept er langer dan 30 dagen, dan vraagt Numeria of het weg mag. Het concept wordt bewaard in de browser waarin u werkte.
Bonnen uploaden en laten lezen
- Ga naar Inkoop → Bonnen & uitgaven.
- Klik op Bonnen uploaden en kies een bestand, of sleep het in het venster. Foto's, PDF's en e-facturen (UBL,
.xml) kunnen allemaal. - Numeria leest leverancier, datum, bonnummer, bedrag en btw van de bon en stelt een kostenrekening voor. Een e-factuur wordt rechtstreeks uit het bestand gelezen, zonder de tekst te herkennen.
- De bon verschijnt links onder Te controleren. Is er niets gekozen, dan opent de eerste bon om te controleren meteen rechts.
Meer bonnen tegelijk bij hun boeking
Staat een uitgave al op de bank, bijvoorbeeld een pinbetaling die u direct op een kostenrekening boekte, dan is dat een boeking zonder bon. Op het Overzicht staat bij Vraagt aandacht hoeveel er zijn, met Bonnen toevoegen.
- Sleep twee of meer bonnen tegelijk op Bonnen & uitgaven, of kies ze met Bonnen uploaden.
- Numeria leest ze en zoekt bij elke bon de boeking zonder bon: op bedrag, datum en tegenpartij. Bovenaan staat Bonnen bij boekingen zonder bon, per bon met de boeking die Numeria vond en hoe zeker dat is.
- Klik op Alle zekere koppelen, of vink regels aan en klik op Geselecteerde koppelen. Klap een regel uit om bon en boeking naast elkaar te zien.
- Vond Numeria geen boeking, dan staat de afschrijving nog niet op de bank. Boek de bon dan als kosten met Kosten boeken, of laat hem staan tot de afschrijving binnenkomt.
Dit werkt zoals Bonnen koppelen na een import; zie Import afronden. Eén bon tegelijk komt gewoon bij Te controleren.
Een bon controleren en boeken
Klik links op een bon. De bon staat dan naast wat Numeria heeft gelezen, zodat u elk ingevuld gegeven met de bon zelf vergelijkt. Klikt u in een veld, zoals Datum of Referentie, dan zoomt Numeria in op de plek op de bon waar het die las en omlijnt die. Klikt u buiten het veld, dan ziet u weer de hele bon. Met − en + zoomt u zelf, met de pijl draait u de bon, en met de pijltjes bladert u door de pagina's van een PDF. Klik op de bon om hem groot te zien. Bovenaan ziet u welke bon het is, bijvoorbeeld 1 van 12; met ▲ en ▼ gaat u naar de vorige of volgende.
- Controleer Leverancier, Referentie en Datum. Numeria vult als leverancier de naam in die het van de bon las (zie De leverancier).
- Controleer per regel de kostenrekening (Voorgesteld staat erbij als Numeria hem koos), de omschrijving en de bedragen. Met Wissel naar incl. btw vult u het bedrag inclusief btw in in plaats van exclusief.
- Staat er op één bon iets met verschillende tarieven of kostenrekeningen, klik dan op + Regel toevoegen.
- Een restaurantbon? Vink Horeca — btw niet aftrekbaar aan: de btw op eten en drinken ter plaatse trekt u niet af, dus het hele bedrag van de bon wordt kosten.
- Klik op Goedkeuren en boeken. Staan er meer bonnen klaar, dan heet de knop Goedkeuren en volgende en opent Numeria daarna meteen de volgende bon.
Numeria maakt de boeking en hangt de bon eraan als bewijsstuk. De bon staat daarna onder Verwerkt; klik erop om de inkoopfactuur te openen. Met Later laat u een bon staan: wat u al had aangepast, bewaart Numeria bij de bon, zodat het er de volgende keer nog staat. Met Verwijderen haalt u hem weg.
Staat de bon al in Numeria, of lijkt hij op een geboekte bon, dan ziet u dat hier ook; zie Staat de bon er al?. In de lijst staat er al geboekt of lijkt op een geboekte bij.
Kent Numeria de leverancier van eerdere bonnen, dan ziet u wat het op grond daarvan anders heeft ingevuld dan het eerst las.
Staat de bon er al?
Na het lezen kijkt Numeria of de bon of factuur al in Numeria staat. Dat doet het overal waar u een document toevoegt: bij Kosten boeken, een nieuwe inkoopfactuur, Bonnen & uitgaven, afletteren en op uw telefoon.
Al geboekt. Is het hetzelfde bestand, of dezelfde leverancier met hetzelfde factuurnummer, dan opent Numeria geen formulier. U ziet Deze bon staat al in Numeria, met wat u nu uploadt naast wat al geboekt is: bestand, leverancier, nummer, bedrag en datum, met een ✓ waar ze gelijk zijn. Daaronder staat de boeking, bijvoorbeeld INK-2026-0031. Klik op de bon links om hem groot te zien.
- Bestaande openen opent de inkoopfactuur die er al is.
- Niet uploaden laat het bestand weg.
- Toch als nieuwe boeken opent het formulier toch, als het echt een andere bon is.
Lijkt op een geboekte bon. Een ander bestand van dezelfde leverancier, met dezelfde datum en hetzelfde bedrag, maar zonder nummer om te vergelijken: dat kan dezelfde bon zijn, bijvoorbeeld een tweede foto. Het formulier opent gewoon, met bovenaan Lijkt op een bon die al geboekt is. Boeken kan; de melding houdt u niet tegen.
- Naast elkaar bekijken toont beide bonnen naast elkaar.
- Is dezelfde, niet boeken laat de bon weg.
- Is een andere haalt de melding weg; voor deze bon komt hij niet terug.
Meer bestanden tegelijk. Kiest u er meer tegelijk, dan ziet u eerst per bestand wat het is: Al geboekt (staat op Overslaan; met Toch boeken boekt u hem wel), Lijkt op (u ziet de melding bij het boeken) of Nieuw. Klik daarna op bijvoorbeeld 3 bestanden boeken. Overgeslagen bestanden worden niet bewaard.
De leverancier
Bij Leverancier typt u een naam. Numeria stelt onder het veld uw relaties voor en de namen die u eerder typte; kies er een met de muis of met de pijltjes en Enter. Het veld is optioneel.
Een leverancier hoeft geen relatie te zijn. Staat de naam niet bij uw relaties, dan gaat hij alleen als naam mee met de boeking: u ziet hem bij de inkoopfactuur, bij Afletteren en in de zoekbalk, en Numeria onthoudt per naam welke kostenrekening u koos. Er komt niets bij Relaties bij.
Wilt u de leverancier wel bij uw relaties, vink dan Leverancier onthouden aan. Dat staat standaard uit. Gebruikte u de naam al eerder, dan staat eronder bij hoeveel inkoopfacturen. Ook later kan het nog: open de inkoopfactuur en klik naast de naam op Leverancier onthouden. Numeria maakt er dan een relatie van, en zet de andere inkoopfacturen met dezelfde naam ook op die relatie.
Typt u precies de naam van een leverancier die al bij uw relaties staat, dan is het die relatie.
Veel bonnen tegelijk
Bovenaan staat een knop met het aantal, bijvoorbeeld 12 bonnen goedkeuren. Die boekt in één keer de bonnen waarvan Numeria bedrag, bonnummer en kostenrekening met genoeg zekerheid kent. Hoe zeker dat moet zijn, volgt uw keuze bij Instellingen → Automatisch boeken. Staat die op Alles eerst aan mij voorleggen, dan boekt de knop niets vanzelf (0 bonnen goedkeuren) en keurt u elke bon zelf goed. Een bon die al in Numeria staat of op een geboekte lijkt, boekt de knop nooit; die kijkt u zelf na.
Met uw telefoon
Tik onderin op + Nieuw en kies Bon, dan tik om een foto te maken. Numeria laat u de foto bijsnijden. Heeft de bon meer pagina's, tik dan op Nog een pagina. Na het lezen staat de bon bovenaan het scherm en de gegevens eronder; met Groot ziet u de bon op het hele scherm. U ziet bedrag en voorgestelde categorie; is Numeria zeker genoeg, dan boekt u met Boeken. Anders staat de bon klaar onder Te controleren op de computer. Staat de bon al in Numeria, of lijkt hij op een geboekte, dan staat dat boven de gegevens: met Niet bewaren of Is dezelfde, niet boeken laat u hem weg.
Een factuur van een leverancier invoeren
Een inkoopfactuur zonder bon, of met meer details, voert u in bij Inkoopfacturen → Nieuwe inkoopfactuur. Daar kiest u ook bijzondere btw, zoals btw verlegd of een verwerving uit de EU; zie Btw verlegd en buitenland. Hoe dat werkt, leest u in Inkoopfacturen.
Bonnen per e-mail naar Numeria sturen kan niet. Upload ze via Bon uploaden of uw telefoon.