Koopt u iets dat u jaren gebruikt, zoals een laptop, een bestelbus of inventaris, dan legt u het vast bij Vaste activa. Numeria zet de aanschaf op de balans en boekt elke maand een deel ervan als kosten. Waarom dat zo gaat en hoe afschrijven werkt, leest u in Afschrijven en vaste activa.
Vaste activa zit in elk pakket. Alleen de eigenaar van het bedrijf kan het gebruiken.
Vaste activa aanzetten
Staat Vaste activa nog niet als tabblad onder Boekhouding, zet het dan aan bij Instellingen → Onderdelen. Hebt u al een activum vastgelegd, dan staat het er vanzelf.
Een activum vastleggen vanaf een inkoopfactuur
Meestal koopt u het met een factuur of bon, die u al als kosten hebt geboekt. Begin dan bij die factuur:
- Open de inkoopfactuur bij Inkoopfacturen.
- Kies Meer → Als activum vastleggen. Dat staat er bij een geboekte factuur (geen concept en geen creditnota) waarvan de grootste regel € 450 of meer zonder btw is.
- Numeria opent Vaste activa met het formulier al ingevuld: de omschrijving en het bedrag van die regel, de factuurdatum, en bij De aanschaf is geboekt op de kostenrekening van de regel.
- Kies de Soort en controleer de rest (zie hieronder).
- Klik op Vastleggen.
Numeria boekt de aanschaf dan van die kostenrekening naar de balans, en het activum onthoudt bij welke inkoopfactuur het hoort.
Een activum met de hand vastleggen
- Ga naar Boekhouding → Vaste activa en klik op Activum toevoegen.
- Vul de velden in:
| Veld | Wat u invult |
|---|---|
| Omschrijving | Bijvoorbeeld laptop of bestelbus |
| Soort | Inventaris en apparatuur, Computers en software, Vervoermiddelen, Machines, Verbouwing of Overig |
| Aanschafdatum | De datum van de aankoop; vanaf die maand wordt afgeschreven |
| Aanschafprijs excl. btw (€) | Wat het kostte, zonder de btw die u terugvraagt |
| Restwaarde (€) | Wat het aan het eind naar verwachting nog waard is; mag 0 zijn, moet lager zijn dan de aanschafprijs |
| Afschrijven in (jaren) | De gebruiksduur, 1 tot 50 jaar |
- Kies bij De aanschaf is geboekt op waar de aankoop nu staat:
- Hebt u hem als kosten geboekt, kies dan die kostenrekening. Numeria boekt het bedrag naar de balans.
- Staat hij al op de balans, of kwam hij mee met de beginbalans, kies dan Staat al op de balans (bijvoorbeeld via de beginbalans): niets overboeken. Vul dan ook de velden hieronder in.
- Klik op Vastleggen.
Een activum dat al op de balans staat
Na een overstap of import staan uw bezittingen al op de balans, met de afschrijving van vorige jaren erop. Leg ze dan zo vast dat Numeria verdergaat waar uw vorige boekhouding stopte. Vul de aankoop in zoals hij was (Aanschafdatum, Aanschafprijs excl. btw, Restwaarde en Afschrijven in (jaren)) en kies Staat al op de balans bij De aanschaf is geboekt op. Dan verschijnen vier velden:
| Veld | Wat u invult |
|---|---|
| Rekening | De balansrekening waarop de bezitting nu staat, bijvoorbeeld 1520 Vervoermiddelen. De afschrijving gaat van die rekening af. Laat u hem leeg, dan gebruikt Numeria de rekening voor deze soort. |
| Eerste afschrijvingsmaand | De maand waarin het afschrijven begon. Leeg: de maand van aanschaf. |
| Al afgeschreven vóór Numeria (€) | Wat er in uw vorige boekhouding al op is afgeschreven: in de jaarrekening heet dat de cumulatieve afschrijving. |
| t/m | Tot en met welke datum dat bedrag loopt, meestal de laatste dag vóór uw boekhouding in Numeria begint. |
Numeria boekt dan niets over de maanden tot en met die datum. Wat er nog over is (aanschafprijs min restwaarde min wat al is afgeschreven), verdeelt Numeria gelijk over de maanden die er van de gebruiksduur nog over zijn. Onder het formulier ziet u het bedrag per maand en hoeveel maanden er nog over zijn.
Voorbeeld: een auto van € 30.000, restwaarde € 6.000, afschrijven in 3 jaar vanaf april 2024. In de vorige boekhouding is t/m 31-12-2024 € 6.000 afgeschreven. Dan blijft er € 18.000 over voor 27 maanden, en schrijft Numeria vanaf januari 2025 € 666,67 per maand af.
Neem de bedragen over uit de jaarrekening van uw accountant. Staan er meer bezittingen op één rekening, zoals verschillende stukken inventaris, leg ze dan elk apart vast. Welke rekeningen nog een bedrag hebben zonder vastgelegd activum, ziet u bij Import afronden op het tabblad Vaste activa.
De afschrijvingstermijn en de meldingen
Kiest u een soort, dan vult Numeria de gebruiksduur voor: 5 jaar voor de meeste soorten, 7 jaar voor Machines en 10 jaar voor een Verbouwing. U kunt dat aanpassen.
Zodra aanschafprijs en termijn zijn ingevuld, ziet u wat er per maand wordt afgeschreven. Daaronder kan een melding staan:
- Is de aanschafprijs lager dan € 450, dan zegt Numeria dat u het ook in één keer als kosten mag boeken. Dan hoeft u het hier niet vast te leggen.
- Schrijft u sneller af dan 20% van de aanschafprijs per jaar, dan waarschuwt Numeria dat de Belastingdienst dat voor de meeste bedrijfsmiddelen niet accepteert. Voor uw jaarrekening mag het wel; bespreek het met uw adviseur.
Hoe Numeria afschrijft
Numeria schrijft lineair af: (aanschafprijs − restwaarde) gedeeld door het aantal maanden, elke maand hetzelfde bedrag. De laatste maand vangt het afrondingsverschil op.
- De afschrijving begint in de maand van de aanschafdatum.
- Elke nacht boekt Numeria wat er tot en met de afgelopen maand nog niet is geboekt. Per maand is dat één journaalpost Afschrijvingen voor al uw activa samen, op de laatste dag van de maand.
- Per activum staat er Afschrijvingskosten (4800) in debet en de balansrekening van de soort in credit, bijvoorbeeld 0210 Computers en software. Bestaan die rekeningen nog niet, dan maakt Numeria ze aan.
- Legt u een activum vast met een aanschafdatum in het verleden, dan boekt Numeria de verstreken maanden meteen.
- Met Afschrijvingen nu boeken boekt u direct wat er tot en met de afgelopen maand openstaat, zonder op de nacht te wachten.
- Valt een maand in een afgesloten periode, dan boekt Numeria die afschrijving in de eerste open maand; zie Het grootboek en handmatig boeken.
Numeria rekent geen investeringsaftrek uit.
Het overzicht
De tabel toont per activum de Aanschaf, wat er Per maand wordt afgeschreven, wat al is Afgeschreven (ook wat vóór Numeria al was afgeschreven) en de Boekwaarde. Klik op een activum voor de details:
- Bovenaan de balans- en kostenrekening, hoe het wordt afgeschreven (bijvoorbeeld Lineair in 3 jaar, restwaarde € 0) en de inkoopfactuur als die er is.
- Een balk met hoeveel procent al is afgeschreven en wat de laatste maand is.
- De afschrijvingstabel, met per jaar de maanden, de afschrijving, de boekwaarde aan het eind van het jaar en hoe ver het is: vóór Numeria, geboekt, 9 van 12 geboekt of gepland. De jaren van vóór Numeria staan er ook in, zodat het Totaal op de aanschafprijs uitkomt. Het lopende jaar heeft een streep links; met per maand ziet u de maanden ervan. Is de laatste maand door afronding een paar cent anders, dan staat dat erbij (afronding in maart).
De termijn of de restwaarde wijzigen
Klik bij het activum op Wijzigen, pas Afschrijven in (jaren) of de Restwaarde aan en klik op Bewaren. Wat al is geboekt, blijft staan; wat er nog over is, verdeelt Numeria gelijk over de maanden die nog niet geboekt zijn. Korter dan het aantal maanden dat al is afgeschreven kan niet.
Schrijft u sneller af dan 20% per jaar, dan staat onder de tabel dat dat fiscaal het maximum is (minimaal 5 jaar). Klik op Op 5 jaar zetten om de termijn meteen op 5 jaar te zetten.
Verkopen of afdanken
Gebruikt u iets niet meer, dan stelt u het buiten gebruik:
- Klik op het activum.
- Klik op Verkocht… of Afgedankt….
- Kies de datum bij Buiten gebruik per en klik op Verkocht boeken of Afgedankt boeken.
Numeria boekt eerst de afschrijvingen tot en met de maand ervoor. Wat er dan nog aan boekwaarde over is, boekt het in één keer af:
- Afgedankt: de boekwaarde gaat naar de kostenrekening van het activum.
- Verkocht: de boekwaarde gaat naar 4980 Boekresultaat verkoop vaste activa. De opbrengst boekt Numeria niet zelf. Boek die, exclusief btw, op dezelfde rekening 4980, bijvoorbeeld door de betaling van de koper bij Bank met Of boek direct op een rekening op 4980 te boeken. Wat er daarna op die rekening staat, is uw winst of verlies op de verkoop. Over btw bij de verkoop leest u meer in Afschrijven en vaste activa.
Het activum blijft in de lijst staan, lichter weergegeven, met de datum waarop het buiten gebruik ging.
Is er al afgeschreven over de maand die u kiest of later, dan kan het niet; kies dan een latere datum.
Een activum verwijderen
Hebt u iets per ongeluk vastgelegd en is er nog niets op afgeschreven, dan staat bij het activum Verwijderen. Is er al afgeschreven, dan kan dat niet meer; stel het dan buiten gebruik.
Bij de jaarafsluiting
Voordat u een boekjaar afsluit, moeten de afschrijvingen tot en met de laatste dag van dat jaar geboekt zijn. Zo niet, dan staat dat bij de controles van de jaarafsluiting, met een link naar Vaste activa. Meestal heeft de nachtelijke boeking het dan al gedaan; anders klikt u op Afschrijvingen nu boeken.
Staat er op een rekening voor vaste activa een bedrag zonder vastgelegd activum, dan schrijft Numeria daar niets op af. De jaarafsluiting meldt dat onder Ter informatie, met de link Vastleggen. Het houdt het afsluiten niet tegen: grond bijvoorbeeld schrijft u niet af.
Op de balans staan uw vaste activa met hun boekwaarde; de afschrijvingen staan bij de kosten op de winst-en-verliesrekening.