Het grootboek is de verzameling van alle rekeningen in uw boekhouding, met alles wat erop geboekt is. Elke rekening is een bakje voor één soort bedrag: de bank, wat klanten u nog moeten betalen, de huur, de omzet. De lijst van al die rekeningen heet het rekeningschema.
Soorten rekeningen
Elke rekening hoort bij één van vijf soorten. De soort bepaalt of de rekening op de balans of op de winst-en-verliesrekening staat.
| Soort | Wat het is | Voorbeelden | Staat op |
|---|---|---|---|
| Activa | wat u bezit of tegoed heeft | Bank, Kas, Debiteuren, Btw te vorderen, Inventaris | balans |
| Passiva | wat u schuldig bent | Crediteuren, Btw af te dragen, een lening | balans |
| Eigen vermogen | wat van de eigenaar is | Privé, Geplaatst kapitaal, Overige reserves | balans |
| Opbrengsten | wat u verdient | Omzet | winst-en-verlies |
| Kosten | wat u uitgeeft | Huur, Software en abonnementen, Afschrijvingskosten | winst-en-verlies |
Hoe debet en credit per soort werken, leest u in Dubbel boekhouden.
Codes en indeling
Rekeningen hebben een nummer, de code. Veel Nederlandse schema's volgen ongeveer dezelfde indeling:
- 0: vaste activa (inventaris, vervoermiddelen)
- 1: liquide middelen en vorderingen (kas, bank, debiteuren)
- 2: kortlopende schulden (crediteuren, btw)
- 3: eigen vermogen
- 4: kosten
- 8: omzet
Dit is een gewoonte, geen wet. De code helpt vooral om rekeningen in een vaste volgorde te zien. Een rekening kan ook subrekeningen hebben: een Bank met per bankrekening een eigen subrekening, bijvoorbeeld.
Hoeveel rekeningen hebt u nodig?
Niet veel. Maak een aparte rekening als u het bedrag apart wilt zien, in uw rapporten of voor uw aangifte. Een eigen rekening voor representatie is handig, omdat die kosten fiscaal beperkt aftrekbaar zijn. Een aparte rekening voor elke leverancier is niet nodig: dat ziet u al per relatie.
Zo werkt het in Numeria
Hoe u in Numeria journaalposten bekijkt, zelf boekt en een periode afsluit, leest u in Het grootboek en handmatig boeken.
Het schema bij de start. Een nieuw bedrijf krijgt een schema dat past bij de rechtsvorm. Voor een eenmanszaak onder meer 1000 Kas, 1100 Bank, 1300 Debiteuren, 1500 Btw te vorderen, 2000 Crediteuren, 2200 Btw af te dragen, 3000 Privé, een paar kostenrekeningen (4000 tot 4900) en 8000 Omzet. Een vof krijgt een privérekening per vennoot. Een BV krijgt in plaats van Privé de rekeningen Geplaatst kapitaal, Overige reserves en Privé/dividend, plus 1350 Rekening-courant DGA en 2100 Vennootschapsbelasting te betalen. Importeert u een administratie uit een ander pakket, dan neemt Numeria dat schema over.
Rekeningen bekijken. Onder Boekhouding, tabblad Rekeningen, ziet u alle rekeningen. Klik op een rekening voor alle boekingen erop; de saldi van alle rekeningen samen staan op het tabblad Proef- en saldibalans.
Rekeningen beheren. Dat doet u onder Instellingen, tabblad Rekeningschema (of via de knop Rekeningschema beheren op het tabblad Rekeningen). Met Nieuwe rekening vult u in:
- Code en Naam
- Type: Activa, Passiva, Eigen vermogen, Omzet of Kosten
- Bovenliggende rekening, als het een subrekening is
- bij eigen vermogen: Onderdeel van eigen vermogen (Kapitaal, Reserves of Privé en dividend), dat bepaalt waar het op de balans staat
- bij kosten: het vinkje Gemengde kosten, voor representatie en zakelijke maaltijden (zie Voorbelasting en gemengde kosten)
Een rekening die u niet meer gebruikt, zet u op Gesloten. U kunt er dan niet meer op boeken, maar de oude boekingen blijven staan.
Standaardrekeningen. Numeria moet weten welke rekening waarvoor dient, om zelf te kunnen boeken. Dat stelt u in bij Instellingen, tabblad Standaardrekeningen. Nodig zijn in elk geval: Debiteuren, Crediteuren, Btw af te dragen, Btw te vorderen, Standaard omzetrekening en Liquide middelen. Onder Overig staan rekeningen voor bijvoorbeeld Kas, Materiële vaste activa, Inkoopwaarde omzet en Oninbare vorderingen. Bij een geïmporteerd schema doet Numeria een voorstel op naam; controleer dat en klik op Standaardrekeningen opslaan. Ontbreekt er een rekening, kies dan + Rekening aanmaken… in de keuzelijst.
Btw per rubriek. Heeft uw schema aparte btw-rekeningen voor het hoge en het lage tarief, voor privégebruik of voor verlegde btw, stel die dan in onder Btw-aangifte: rekeningen per rubriek (optioneel). Facturen boeken dan per tarief op de juiste rekening, en de btw-aangifte telt boekingen zonder factuur op die rekeningen mee.
Sommige rekeningen maakt Numeria zelf aan wanneer ze nodig zijn, zoals 4800 Afschrijvingskosten bij uw eerste vaste activum, of een technische rekening voor een beginbalans.