De btw die u betaalt op zakelijke inkopen heet voorbelasting. Die trekt u in uw btw-aangifte af van de btw die u zelf in rekening bracht (rubriek 5b). Voor de kosten telt dan alleen het bedrag zonder btw.
U koopt software voor € 121,00, waarvan € 21,00 btw:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Software en abonnementen | 100,00 | |
| Btw te vorderen | 21,00 | |
| Crediteuren | 121,00 |
Voorwaarden
U mag de btw aftrekken als:
- u het gekochte gebruikt voor omzet waarover u btw berekent;
- u een correcte factuur heeft, op naam van uw onderneming, met de btw erop;
- de leverancier btw in rekening bracht (bij een kassabon met btw is dat ook zo).
U trekt de btw af in de periode van de factuurdatum, ook als u nog niet betaald heeft.
Wanneer niet
- Vrijgestelde omzet. Doet u werk dat vrijgesteld is van btw, dan mag u de btw op de inkopen daarvoor niet aftrekken. Doet u zowel belaste als vrijgestelde omzet, dan trekt u een deel af.
- Eten en drinken in de horeca. De btw op eten en drinken in een restaurant of café is nooit aftrekbaar, ook niet bij een zakelijke lunch.
- Geschenken en personeelsvoorzieningen. Voor relatiegeschenken en voorzieningen voor personeel gelden grenzen per persoon per jaar. Daarboven mag u de btw niet aftrekken. De bedragen staan bij de Belastingdienst.
- Verzekeringen. Een verzekering is vrijgesteld van btw, dus op een premienota staat geen btw. De assurantiebelasting op die nota is geen btw: die trekt u niet af, die hoort bij de kosten van de verzekering. Zie Vrijstelling voor verzekeringen bij de Belastingdienst.
- Privé. Wat u privé gebruikt, is geen zakelijke inkoop.
- Kleineondernemersregeling. Doet u mee aan de KOR, dan trekt u geen btw af. Zie Kleineondernemersregeling.
Niet-aftrekbare btw is gewoon onderdeel van de kosten. Een zakelijke lunch van € 54,50 met 9% btw boekt u dan helemaal als kosten:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Representatiekosten | 54,50 | |
| Bank | 54,50 |
Gemengd gebruik
Gebruikt u iets zowel zakelijk als privé, bijvoorbeeld een telefoon of een laptop, dan trekt u alleen het zakelijke deel van de btw af. Bij een auto van de zaak die u ook privé gebruikt, betaalt u btw over het privégebruik; dat komt in rubriek 1d van de aangifte. Hoe u dat berekent, leest u in Kilometers en autokosten en bij de Belastingdienst.
Gemengde kosten voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting
Los van de btw zijn sommige kosten maar deels aftrekbaar van de winst: gemengde kosten zoals eten en drinken, representatie en congressen. U kiest dan elk jaar tussen twee manieren:
- een vast percentage van die kosten is aftrekbaar;
- een vast drempelbedrag is niet aftrekbaar, de rest wel.
Het percentage verschilt: 80% aftrekbaar voor de inkomstenbelasting (eenmanszaak, vof), 73,5% voor de vennootschapsbelasting (BV). De drempel is voor beide een vast bedrag (€ 5.700 in 2025 en 2026); voor een BV is het de hoogste van dat bedrag of 0,4% van de loonsom. De actuele bedragen staan bij de Belastingdienst.
Zo werkt het in Numeria
- Bij een bon onder Bonnen & uitgaven en bij een inkoopfactuur vult u per regel het Btw% in. Numeria boekt de btw op Btw te vorderen; op de bon ziet u Telt mee in rubriek 5b en in welke Btw-periode hij valt.
- Het Btw bedrag van een bonregel kunt u aanpassen, bijvoorbeeld als de bon een cent afwijkt, of als u maar een deel mag aftrekken. Vul de regel dan in inclusief btw: wat u niet aftrekt, telt mee als kosten.
- Vink bij een horecabon Horeca — btw niet aftrekbaar aan (bij een bon en bij een inkoopfactuur). Het hele bedrag van de bon, inclusief btw, wordt dan kosten en er gaat niets naar 5b.
- Btw over privégebruik (rubriek 1d) berekent Numeria niet zelf. Hebt u een rekening voor Btw privégebruik (rubriek 1d) ingesteld onder Instellingen, Standaardrekeningen, dan telt de btw-aangifte boekingen daarop mee in 1d. Numeria telt zo'n boeking alleen mee als er naast de btw ook een bedrag zonder btw in staat. Boekt u alleen de btw, bijvoorbeeld van Privé naar de rekening voor privégebruik, dan komt die niet in 1d. Controleer daarom het bedrag in 1d en vul zo nodig het juiste bedrag in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk.
- Gemengde kosten voor de IB of Vpb: zet bij de kostenrekeningen het vinkje Gemengde kosten aan (Instellingen, Rekeningschema, rekening bewerken). Onder Rapporten, tabblad W&V, opent de knop Gemengde kosten een overzicht per boekjaar. Numeria rekent beide manieren uit en markeert de voordeligste. Het rekent met 80% aftrekbaar voor een eenmanszaak of vof en 73,5% voor een BV, en met een vaste drempel van € 5.700. Voor een BV met personeel kijkt Numeria niet naar 0,4% van de loonsom. Dit is een hulpoverzicht voor uw aangifte, geen boeking: controleer de bedragen met uw adviseur. Zie Gemengde kosten in Numeria.