Voor de boekhouding maakt het veel uit van wie de auto is. Rijdt u zakelijk met uw eigen auto, dan telt het aantal zakelijke kilometers. Staat de auto op naam van de zaak, dan telt juist het aantal privékilometers. In beide gevallen is een goede rittenregistratie het bewijs.
Eigen auto, zakelijk gebruikt
Staat de auto privé op uw naam en rijdt u ermee voor de zaak, dan mag de zaak een vast bedrag per zakelijke kilometer als kosten boeken. De werkelijke kosten van de auto (brandstof, onderhoud, verzekering) boekt u dan niet. Sinds 2024 is dat bedrag € 0,23 per kilometer. Het bedrag wordt af en toe aangepast; kijk bij de Belastingdienst wat voor uw jaar geldt.
- Bij een eenmanszaak of vof is het een aftrekpost voor de winst. De zaak "betaalt" u via Privé.
- Bij een BV mag de BV de directeur of een medewerker tot dat bedrag onbelast vergoeden. Vergoedt de BV het niet meteen, dan is het een schuld aan u op de rekening-courant DGA.
Voor een ondernemer telt woon-werkverkeer als zakelijk. Een werkgever mag ook woon-werkkilometers onbelast vergoeden.
Rijdt u in een maand 400 zakelijke kilometers tegen € 0,23, dan boekt u bij een eenmanszaak:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Autokosten (kilometervergoeding) | 92,00 | |
| Privé | 92,00 |
Bij een BV staat op de creditregel de rekening-courant DGA. Zie Privé en de rekening-courant.
Auto van de zaak
Staat de auto op de balans van de zaak, dan zijn alle kosten zakelijk: afschrijving, brandstof, onderhoud, verzekering en motorrijtuigenbelasting. Daartegenover staat de bijtelling: rijdt u er ook privé mee, dan telt een percentage van de cataloguswaarde als inkomen. Het percentage hangt af van onder meer het jaar van eerste toelating en de CO2-uitstoot; de Belastingdienst heeft de tabellen.
Er geldt geen bijtelling als u aantoonbaar niet meer dan 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt. Woon-werkverkeer telt daarbij als zakelijk. Een werknemer of directeur-grootaandeelhouder vraagt daarvoor een verklaring geen privégebruik aan bij de Belastingdienst.
De rittenregistratie
Het bewijs voor zakelijke of juist weinig privékilometers is een sluitende rittenregistratie. Per rit legt u vast:
- de datum;
- de begin- en eindstand van de kilometerteller;
- het adres van vertrek en van bestemming;
- de route, als u niet de kortste weg neemt;
- of de rit zakelijk of privé is.
Daarnaast staan merk, type en kenteken van de auto erin. De kilometerstanden moeten op elkaar aansluiten: het eind van de ene rit is het begin van de volgende. Een rittenregistratie die u achteraf in één keer invult, is een zwak bewijs. Houd hem bij terwijl u rijdt.
Zo werkt het in Numeria
Ritten hoort bij de module Uren, projecten & ritten. Ritten staat als tabblad onder Uren zodra u het onderdeel aanzet bij Instellingen > Onderdelen, of zodra u een voertuig heeft.
- Voertuig toevoegen: geef een Naam en Kenteken en kies bij Soort tussen Eigen auto, zakelijk gebruikt en Auto van de zaak. Voor een eigen auto vult u bij Per km (€) het bedrag per kilometer in; standaard is dat € 0,23.
- Rit vastleggen: per rit vult u Datum, Van, Naar, Soort (Zakelijk, Woon-werk of Privé) en de Beginstand en Eindstand in, of alleen het aantal km. Met + retour legt u ook de terugrit vast. In het veld Omschrijving zet u de klant of het doel van de rit.
- Overzicht: bovenaan ziet u per voertuig en jaar de kilometers Zakelijk, Woon-werk en Privé, en bij een eigen auto het totaal van de Kilometervergoeding. Sluiten de kilometerstanden niet op elkaar aan, dan meldt Numeria waar.
- Eigen auto: elke nacht boekt Numeria de zakelijke en woon-werkkilometers tot en met de vorige maand, één journaalpost per voertuig per maand. De kosten gaan naar 4210 Autokosten (kilometervergoeding), tegen Privé bij een eenmanszaak of vof, en tegen de rekening-courant DGA bij een BV. Met Kilometervergoeding nu boeken doet u dat meteen. Een geboekte rit is gemarkeerd als geboekt en kunt u niet meer verwijderen. Valt een maand in een afgesloten periode, dan boekt Numeria in de eerste open maand.
- Auto van de zaak: Numeria boekt niets, maar telt de privékilometers tegen de grens van 500. Komt u erboven, dan ziet u een waarschuwing dat de Belastingdienst bijtelling rekent.
- Downloaden: bij Import & export, tabblad Exporteren, downloadt u bij Ritten de rittenregistratie van een voertuig en jaar als CSV-bestand. Kies het voertuig en het jaar en klik op Downloaden.
Numeria berekent geen bijtelling en boekt geen btw-correctie voor privégebruik van een auto van de zaak. De kosten van een auto van de zaak boekt u zoals andere kosten, en de auto zelf legt u vast bij Vaste activa.