Uren en ritten horen bij de module Uren, projecten & ritten. Die zit in het pakket Compleet en kan los bij Basis; zie Abonnement, pakketten en modules. Bij een nieuw bedrijf staat de module uit, ook in de proefperiode; u zet hem aan bij Instellingen → Abonnement, tijdens de proefperiode gratis. Hebt u de module, dan staat Uren in het menu, met de tabbladen Uren en Ritten. Uren en ritten beheert de eigenaar van het bedrijf.
Een project aanmaken
Uren schrijft u altijd op een project.
- Ga naar Uren en klik onder de projecten op + Project.
- Vul de Projectnaam in.
- Kies de klant. Wilt u de uren niet factureren, bijvoorbeeld voor uw eigen administratie of acquisitie, kies dan Intern (niet factureerbaar).
- Vul het Uurtarief excl. btw in en klik op Toevoegen.
Een project met een klant en een uurtarief is factureerbaar. Onder de projectnaam ziet u de klant en het tarief, of "intern".
Uren schrijven
Het tabblad Uren toont een week of een maand; kies rechtsboven Week of Maand. Met de pijltjes naast de week of maand bladert u terug en vooruit. Per project staat er een rij en per dag een vakje; vandaag is gemarkeerd.
- Typen: klik in een vakje en typ het aantal uren, bijvoorbeeld 7,5 of 7:30 (uren en minuten). Met Tab of de pijltjestoetsen gaat u naar het volgende vakje; Enter bewaart het vakje. Een leeg vakje betekent geen uren.
- Bewaren gaat vanzelf: zodra u een vakje verlaat, bewaart Numeria het. Bovenaan staat Alles bewaard met de tijd, of Bewaren… zolang het bezig is. Lukt het niet, dan staat er Niet bewaard en kleurt het vakje; klik op Opnieuw. Gaat u weg terwijl er iets niet bewaard is, dan vraagt Numeria eerst of u dat zeker weet.
- Terugdraaien: met Ctrl+Z (Cmd+Z op een Mac) draait u de laatste wijziging terug.
Tijden en omschrijving
In de week opent een vakje als u erin klikt; in de maand klikt u er twee keer op. U ziet dan:
- Uren: het aantal uren van die dag.
- Van – tot: de begin- en eindtijd, bijvoorbeeld 09:00 en 10:30. Vult u alleen de tijden in, dan rekent Numeria de uren uit.
- Omschrijving: wat u gedaan hebt. Die komt op de factuur. Een vakje met een omschrijving heeft een streepje.
- Factureerbaar: zet dit uit voor uren die u niet in rekening brengt, bijvoorbeeld een uitloop die u de klant niet doorberekent. Alleen bij een factureerbaar project.
Druk op Enter om te bewaren, of ga met Tab naar de volgende dag.
Werkdagen
In de maand krijgen de dagen waarop u niet werkt minder ruimte, een lichte tint en een stippelrand. U kunt er gewoon in typen. Welke dagen uw werkdagen zijn, kiest u bij Instellingen → Uren: Maandag tot en met vrijdag, Maandag tot en met zaterdag of Alle dagen. In de week staan alle dagen altijd volledig.
Met de timer
Klik op het driehoekje voor een projectnaam om de timer te starten. Bovenaan staat dan een balk met het project, de starttijd en hoe lang hij loopt. Klik op Stoppen als u klaar bent: de uren komen bij vandaag, met de begin- en eindtijd. Er loopt maar één timer tegelijk, en hij loopt door als u Numeria sluit.
Onderaan ziet u de factureerbare uren, de interne uren en wat nog gefactureerd moet worden. Achter elk project staat hoeveel er nog openstaat, of "alles gefactureerd".
Uren factureren
- Klik bovenaan op Uren factureren, of klik achter een project op Factureren.
- Kies bij Uren van welke uren: de week of maand die u op het scherm hebt, de vorige maand, of Alles nog open. Via Factureren bij een project staat Alles nog open al aan, met alleen dat project.
- U ziet per project de regels die op de factuur komen. Hoe die eruitzien, stelt u per klant in bij Uren op de factuur; zie Relaties. Wilt u het voor één keer anders, klik dan onder het project op één regel per maand, per omschrijving of per dag.
- Vink de projecten aan die u wilt factureren en klik op Concept maken en openen; bij meer klanten heet de knop Concepten maken en … openen. Numeria maakt per klant één conceptfactuur en opent de eerste.
Heeft een klant al een concept voor dezelfde maand of week, dan komen de nieuwe regels daarbij. Kiest u een week of maand, dan staat die als periode op de factuur, met de kenmerken van de klant. Bij Alles nog open komt er geen periode op. De factuurdatum is vandaag; de betaaltermijn is die van de klant of uw standaard.
Uren die u op Factureerbaar uit hebt gezet, komen niet op de factuur. Gefactureerde uren kunt u daarna niet meer wijzigen; hun vakje heeft een slotje. Haalt u in het concept een regel met uren weg, dan staan die uren weer open.
Uren zetten op een factuur die u zelf maakt, kan ook: klik daar op Uren overnemen. Zie Een factuur maken en versturen.
Ritten bijhouden
De rittenregistratie is een onderdeel dat u zelf aanzet: ga naar Instellingen → Onderdelen en klik bij Ritten op Aanzetten. Daarna staat Ritten als tabblad onder Uren.
Een voertuig toevoegen
- Ga naar Uren → Ritten. Hebt u nog geen voertuig, dan staat het formulier er meteen; anders klikt u op Voertuig toevoegen.
- Vul een Naam en het Kenteken in.
- Kies bij Soort voor Eigen auto, zakelijk gebruikt of Auto van de zaak. Bij een eigen auto vult u bij Per km (€) het bedrag van de kilometervergoeding in; belastingvrij is € 0,23 per km.
- Klik op Toevoegen.
Bij een eigen auto krijgt u een kilometervergoeding voor uw zakelijke kilometers. Bij een auto van de zaak houdt u bij dat u niet meer dan 500 km per jaar privé rijdt, zodat er geen bijtelling geldt.
Een rit invullen
- Kies bovenaan het voertuig en het jaar.
- Vul Datum, Van, Naar en Soort in: Zakelijk, Woon-werk of Privé.
- Vul de Beginstand en Eindstand van de kilometerteller in, of alleen het aantal km bij of km.
- Vul eventueel een omschrijving in, zoals de klant of het doel van de rit.
- Klik op Toevoegen, of op + retour om ook de terugrit met dezelfde afstand toe te voegen.
Bovenaan ziet u per soort de kilometers van het jaar. Sluiten de kilometerstanden niet op elkaar aan, dan meldt Numeria waar; de Belastingdienst vraagt aansluitende standen.
Wat Numeria boekt
- Eigen auto: de zakelijke en woon-werkkilometers worden per maand als kosten geboekt, tegen het bedrag per km. Bij een eenmanszaak of vof gaat het naar Privé, bij een BV naar de rekening-courant van de dga. Dat gebeurt vanzelf na afloop van elke maand. Met Kilometervergoeding nu boeken doet u het meteen, tot en met de vorige maand. Een geboekte rit kunt u niet meer verwijderen.
- Auto van de zaak: Numeria boekt niets, maar laat de privékilometers zien tegen de grens van 500. Komt u erboven, dan ziet u een waarschuwing.
De ritten downloadt u als CSV-bestand, met datum, van, naar, soort, standen en afstand, bij Import & export op het tabblad Exporteren: kies bij Ritten het voertuig en het jaar en klik op Downloaden. Zie Uw gegevens meenemen of de administratie opheffen. Waarom dat ertoe doet, leest u in Kilometers en autokosten.
Wat Numeria niet doet
- Een project wijzigen of verwijderen kan niet; controleer naam, klant en uurtarief goed voordat u opslaat.
- Geen uurtarieven per medewerker of soort werk, en geen urenbegroting per project.
- Ritten worden niet via gps bijgehouden; u vult ze zelf in.