Hebt u personeel, of bent u als directeur-grootaandeelhouder in loondienst van uw eigen BV, dan rekent een salarispakket of loonadministrateur elke maand de lonen uit. Uw boekhouding hoeft die berekening niet over te doen. Wat u wel nodig heeft, is het resultaat: de loonjournaalpost. Dat is één boeking per loonperiode met alle kosten en schulden die de lonen opleveren.
Wat erin staat
Een loonjournaalpost heeft aan de ene kant de kosten voor de werkgever en aan de andere kant wat de werkgever nog moet betalen.
Kosten (debet):
- Brutoloon: het loon zoals afgesproken, inclusief bijvoorbeeld vakantiegeld.
- Werkgeverslasten: premies die de werkgever bovenop het brutoloon betaalt, zoals de premies werknemersverzekeringen en de werkgeversheffing Zvw.
- Pensioenlasten: het werkgeversdeel van de pensioenpremie, als er een pensioenregeling is.
- Eventueel onbelaste vergoedingen, zoals reiskosten.
Schulden (credit):
- Nettolonen te betalen: wat de medewerkers op hun rekening krijgen.
- Af te dragen loonheffing: de ingehouden loonheffing van de medewerkers plus de werkgeverspremies. Die draagt u samen af aan de Belastingdienst.
- Pensioenpremie te betalen: werkgevers- en werknemersdeel samen, aan het pensioenfonds.
Debet en credit zijn samen altijd gelijk. Het verschil tussen brutoloon en nettoloon is wat er is ingehouden: dat geld is nooit van de werkgever geweest, maar gaat via de werkgever naar de Belastingdienst of het pensioenfonds.
Een voorbeeld
Een medewerker verdient € 3.000,00 bruto. Er wordt € 600,00 loonheffing ingehouden, dus netto is € 2.400,00. De werkgeverslasten zijn € 450,00. (Bedragen afgerond, om het rekenwerk te laten zien.)
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Lonen en salarissen | 3.000,00 | |
| Sociale lasten | 450,00 | |
| Netto lonen te betalen | 2.400,00 | |
| Loonheffing te betalen | 1.050,00 |
De kosten voor de werkgever zijn 3.450,00. Daarvan gaat 2.400,00 naar de medewerker en 600,00 + 450,00 = 1.050,00 naar de Belastingdienst.
De betalingen
Na de loonjournaalpost staan er schulden open. Die verdwijnen als u betaalt. U boekt de betaling van de nettolonen dus niet op de kosten, maar op de schuld:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Netto lonen te betalen | 2.400,00 | |
| Bank | 2.400,00 |
Hetzelfde geldt voor de betaling aan de Belastingdienst na de aangifte loonheffingen en voor de pensioenpremie. Staat er na een paar maanden nog een saldo op zo'n schuldrekening, dan klopt er iets niet: een betaling ontbreekt, of er is iets dubbel geboekt.
Zo werkt het in Numeria
Numeria rekent geen lonen uit en doet geen aangifte loonheffingen. U leest de loonjournaalpost uit uw salarispakket in op het tabblad Lonen. Dat staat als tabblad onder Boekhouding zodra u het onderdeel aanzet bij Instellingen > Onderdelen, of zodra u er een heeft ingelezen.
- Inlezen: exporteer de loonjournaalpost als CSV uit uw salarispakket (bijvoorbeeld Nmbrs, Loket of ADP) en kies CSV-bestand kiezen. Numeria zoekt een kopregel met de rekening en debet en credit (of één bedrag met plus en min). Per rekening van het salarispakket telt Numeria de regels op tot één bedrag.
- Rekeningen koppelen: per regel kiest u bij Boeken op een rekening. Numeria doet een voorstel op basis van de naam, en kan standaardrekeningen aanmaken, zoals Lonen en salarissen, Sociale lasten, Pensioenlasten, Overige personeelskosten, Loonheffing te betalen, Netto lonen te betalen en Pensioenpremies te betalen. De keuze onthoudt Numeria. De volgende maand staat er zoals vorige keer bij en bent u met één klik klaar.
- Controles: zijn debet en credit niet gelijk, dan ziet u een melding en kunt u niet boeken. Een bestand dat al is geboekt, herkent Numeria en boekt het niet nog een keer.
- Boeken: vul de Boekdatum en Omschrijving in en klik op Boeken. Numeria maakt één journaalpost. Onder Geboekt ziet u alle ingelezen loonjournaalposten met een link naar de journaalpost.
- Terugdraaien: een fout geboekte loonjournaalpost draait u terug met Terugdraaien. Numeria boekt dan een tegenboeking op dezelfde datum. Daarna kunt u het bestand opnieuw inlezen.
- Betalingen: de betalingen van nettolonen, loonheffing en pensioen boekt u op de pagina Bank op de schuldrekeningen die de loonjournaalpost heeft gebruikt. Zie Loonjournaalpost inlezen.