Bank koppelen en afletteren

Uw bankrekening koppelen of afschriften inlezen, ook zonder koppeling, en elke transactie boeken: op een factuur, direct op een rekening of als overboeking.

Elke betaling op uw zakelijke rekening moet in de boekhouding terechtkomen. Numeria haalt de transacties op, stelt per transactie voor waar die bij hoort, en u bevestigt. Waarom dat afletteren heet en wat er in het grootboek gebeurt, leest u in Debiteuren, crediteuren en afletteren.

De bank koppelen

Ga naar Instellingen → Bankkoppelingen en klik op Bankrekening koppelen.
Zoek uw bank op naam en klik erop. U gaat naar uw bank en geeft daar toestemming om uw transacties te lezen. Numeria kan niets betalen of overmaken.
Terug in Numeria staat de rekening met Nog niet geactiveerd. Kies de Grootboekrekening, de datum bij Transacties ophalen vanaf en het Saldo op die datum, en klik op Activeren. Dit kunt u daarna niet meer wijzigen.

Het saldo wordt geboekt als beginbalans, tenzij het al in uw boekhouding staat, bijvoorbeeld uit een import. Hebt u boekingen geïmporteerd, dan stelt Numeria een startdatum voor die daarna ligt, zodat niets dubbel komt.

Daarna haalt Numeria uw transacties elke twee uur op. Met Nu ophalen doet u het meteen. De toestemming bij uw bank geldt 90 dagen; daarna koppelt u opnieuw. Hoeveel bankrekeningen uw pakket bevat, staat in Abonnement, pakketten en modules.

Een afschrift inlezen

Mist er een periode, of heeft een rekening geen automatische koppeling, dan leest u een afschrift als bestand in: CAMT.053 (.xml) of MT940 (.sta, .940, .txt). Een CSV-bestand van de bank kan niet. Dat gaat op één plek: Import & export, onderaan het menu.

Klik onderaan het menu op Import & export en open het tabblad Importeren.
Klik onder Eén soort gegevens toevoegen bij Bankafschrift op Afschrift importeren.
Kies bij Rekening de bankrekening. In de lijst staan de rekeningen die actief zijn: gekoppeld en geactiveerd, of eerder hier toegevoegd. Daaronder staan de grootboekrekeningen van uw bank- en spaarrekeningen die nog niet worden bijgehouden; zie Een rekening zonder koppeling.
Klik op Bestand kiezen, kies het afschrift en klik op Inlezen.

Numeria meldt dan hoeveel transacties nieuw zijn en hoeveel al bekend, bijvoorbeeld 12 nieuw, 3 al bekend. Transacties die Numeria al kent, slaat hij over. Met Naar de transacties gaat u naar de bankpagina van die rekening.

Een rekening zonder koppeling

U kunt een rekening ook alleen met afschriften bijhouden, zonder koppeling met de bank. Bijvoorbeeld een spaarrekening, of een bank die Numeria niet kan koppelen.

De eenvoudigste manier: kies bij Rekening de grootboekrekening van de bank, bijvoorbeeld 1000 Rekening Courant, en klik op Bestand kiezen en Inlezen. Meer hoeft niet. Numeria haalt de rest uit het afschrift en uw boekhouding:

het rekeningnummer (IBAN) uit het afschrift;
als startdatum de eerste transactie in het afschrift;
als beginsaldo het saldo dat al op die grootboekrekening staat. Staat er nog niets op, dan het beginsaldo uit het afschrift.

Hebt u boekingen geïmporteerd uit een ander pakket, dan staan de bankmutaties tot de laatste geïmporteerde boeking al in uw boekhouding. Die leest Numeria niet nog een keer in; de rekening begint de dag erna. U ziet dan bijvoorbeeld 12 nieuw, 0 al bekend. 30 stonden al in de boekhouding.

Staat het saldo nergens, dan vraagt Numeria om het Saldo op de dag voor de eerste transactie. Vul het in en klik opnieuw op Inlezen.

Hoort de rekening bij geen grootboekrekening die u al hebt, kies dan zelf alles in:

Kies bij Rekening voor + Nieuwe rekening zonder koppeling.
Vul de Naam en het IBAN in.
Kies de Grootboekrekening: een rekening van het type Activa die nog niet bij een andere bankrekening hoort. Hebt u die nog niet, maak hem dan eerst aan bij Instellingen → Rekeningschema.
Vul de Startdatum in en het Saldo op die datum.
Kies het afschrift met Bestand kiezen en klik op Inlezen.

De rekening is meteen actief. Het saldo wordt geboekt als beginbalans, met dezelfde regels als bij het activeren van een gekoppelde rekening: het moet passen bij wat al in uw boekhouding staat, en hebt u boekingen geïmporteerd, dan moet de startdatum daarna liggen.

Zo'n rekening staat bij Bank net als de andere, met een hol bolletje en Geen automatische koppeling. Bij Instellingen → Bankkoppelingen staat hij onder Rekeningen zonder koppeling, met de knop Transacties; wijzigen kan daar niet, en Nu ophalen is er niet. Nieuwe transacties leest u in met het volgende afschrift.

Het saldo afstemmen

Bovenaan de bankpagina staat hoe de saldi samenhangen:

Saldo volgens de bank: wat de bank meldt, met de datum van het laatste afschrift.
Nog niet verwerkt: de transacties die u hieronder nog moet boeken. Genegeerde transacties tellen hier ook mee, want die staan niet in het grootboek.
Saldo in het grootboek: wat er op de bankrekening in de boekhouding staat.

Het saldo volgens de bank min wat nog niet verwerkt is, is het saldo in het grootboek. Klopt dat, dan staat er Verschil volledig verklaard. Blijft er een bedrag over, dan staat er Onverklaard verschil. Er staat dan iets in het grootboek zonder banktransactie, of andersom. Via Grootboekrekening bekijken zoekt u dat uit.

Een rekening die Numeria nog niet bijhoudt, bijvoorbeeld een rekeningnummer dat u alleen bij Bedrijfsgegevens invulde, telt niet mee: Numeria kent het saldo volgens de bank dan nog niet. Er staat dat hij nog niet bijgehouden wordt. Lees een afschrift in of koppel de bank; zie Een afschrift inlezen.

Rechtsboven staat of de rekening automatisch gekoppeld is. Een hol bolletje met Geen automatische koppeling betekent dat de transacties uit afschriften komen; met Koppeling instellen koppelt u de bank. Een gevuld bolletje betekent dat Numeria de transacties zelf ophaalt bij de bank.

Rechts staat Liquide middelen: de bankrekeningen en de kas in het grootboek, met het totaal. Dat totaal is het getal dat het overzicht bij Liquide middelen noemt.

Transacties verwerken

Ga naar Bank. Onder Te doen staan de transacties die nog geboekt moeten worden, als regels met Datum, Tegenpartij, Bedrag (in centen) en Verwerken als. Bij Verwerken als staan een paar keuzes; de omlijnde is de waarschijnlijkste. Eén klik op een keuze verwerkt de regel. Daaronder staat klein waarop de keuze gebaseerd is.

Met een voorstel staat het voorstel omlijnd, bijvoorbeeld de factuur of de rekening, met de reden eronder. Klik erop om het te boeken. Met Andere… kiest u zelf (zie hieronder).
Zonder voorstel staan er snelle keuzes:
de rekening waarop u deze tegenpartij de vorige keer boekte, bijvoorbeeld 4530 Abonnementen · zoals 26 aug, met eronder Vorige 3 keer: 4530 Abonnementen;
Privé: op de rekening-courant van de eigenaar;
Bon toevoegen (bij geld dat eruit gaat): het venster Kosten boeken opent met het bedrag en de datum al ingevuld. Kies de bon; Numeria leest hem en vult de kostenrekening in. Na Boeken is de uitgave geboekt en de banktransactie meteen eraan gekoppeld;
Factuur zoeken, als er een factuur openstaat die erbij kan horen;
Andere…: zelf koppelen of op een rekening boeken.
De knop met het aantal bovenaan, bijvoorbeeld 12 voorstellen accepteren, boekt alle voorstellen in één keer, behalve de transacties om zelf te controleren: twee even goede mogelijkheden, een deelbetaling of een ongewoon bedrag. Die boekt u een voor een.

Onder ··· aan het eind van een regel staan Boeken als overboeking tussen eigen rekeningen en Uitstellen.

Zelf koppelen of direct op een rekening boeken

Klik op Andere… (of Factuur zoeken). U heeft twee keuzes:

Koppel aan verkoopfactuur (bij geld dat binnenkomt) of Koppel aan inkoopfactuur (bij geld dat eruit gaat): kies de factuur. Wijkt het bedrag af, dan boekt Numeria het als deelbetaling en blijft de rest open.
Of boek direct op een rekening: voor alles zonder factuur, zoals bankkosten, rente, belasting, een privéopname of een loonbetaling. Zoek de rekening op nummer of naam en kies hem. Bovenaan staan de rekeningen die u eerder bij deze tegenpartij koos; zonder zoekterm is de lijst verder ingedeeld in Omzet, Kosten, Kas, Dividend, Vennootschapsbelasting (bij een BV of NV), Rekening-courant eigenaar, Lonen en Eigen vermogen. Een betaling van vennootschapsbelasting stelt Numeria voor op de te betalen vennootschapsbelasting, niet op de kosten; zie Vennootschapsbelasting in de boekhouding. Zie Een rekening kiezen. Met de module Inzicht kiest u er ook een kostenplaats bij.

De transactie wordt geboekt zodra u kiest.

Een boeking ongedaan maken

Is een transactie verkeerd geboekt, kies dan Verwerkt, zoek de transactie op en klik op Boeking ongedaan maken. Numeria boekt de journaalpost tegen op dezelfde datum en zet de transactie terug bij Te doen, zodat u hem opnieuw kunt boeken. De oorspronkelijke boeking blijft in het grootboek staan, met de tegenboeking ernaast.

Was er een factuur mee betaald, dan staat die weer open (of weer vervallen als de vervaldatum voorbij is).
Bij een interne overboeking gaan beide kanten terug naar Te doen.
In een afgesloten periode kan het niet; heropen die dan eerst.
Een teruggeboekte incasso (storno) zet u niet terug: de factuur staat dan al weer open.
Kwam de fout door een vaste regel, verwijder die dan ook; zie Automatisch boeken.

Interne overboeking

Zet u geld van uw betaalrekening naar uw spaarrekening, klik dan bij een van de twee transacties op Meer ▾ → Intern wegboeken. Numeria zoekt op uw andere gekoppelde rekening dezelfde transactie met het tegengestelde bedrag, binnen drie dagen, en boekt beide in één keer. Vindt hij die niet, dan zegt hij dat; controleer dan of de andere rekening gekoppeld is en of de transacties zijn opgehaald.

Uitstellen

Weet u nog niet wat een transactie is, klik dan op Meer ▾ → Uitstellen en kies 1 uur, 1 dag, 1 week of een eigen moment. Met Uitgesteld bekijken ziet u ze terug; Terugzetten zet er een meteen terug bij Te doen.

Vaste regels

Boekt u dezelfde tegenpartij drie keer op dezelfde rekening, dan maakt Numeria er een vaste regel van: de volgende transactie van die tegenpartij krijgt dat voorstel. U ziet de regels bij Instellingen → Automatisch boeken → Vaste regels, en haalt er een weg met Verwijderen of op de bankpagina met Regel verwijderen.

Bij Instellingen → Automatisch boeken kiest u ook of Numeria zekere voorstellen zelf boekt (Zekere voorstellen automatisch boeken, de standaard), ook waarschijnlijke boekt, of alles eerst aan u voorlegt. Meer daarover leest u in Automatisch boeken: regels en zekerheid.

Op uw telefoon

Onder Bank in de onderbalk ziet u steeds één transactie met het voorstel. Tik op Boeken om te bevestigen. Zelf een factuur of rekening kiezen doet u op de computer.