Bij dubbel boekhouden legt u elke gebeurtenis twee keer vast: waar het geld of de waarde vandaan komt, en waar het naartoe gaat. Beide kanten zijn altijd even groot. Daardoor klopt de boekhouding met zichzelf, en ziet u snel als er iets mis is.
Debet en credit
Elke boeking heeft een debetkant (links) en een creditkant (rechts). Dat zijn geen woorden voor plus en min. Wat ze doen, hangt af van de soort rekening:
| Soort rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Bezittingen (activa), zoals Bank en Debiteuren | erbij | eraf |
| Schulden (passiva), zoals Crediteuren en Btw af te dragen | eraf | erbij |
| Eigen vermogen | eraf | erbij |
| Kosten | erbij | eraf |
| Opbrengsten (omzet) | eraf | erbij |
Een handig ezelsbruggetje: debet is waar het naartoe gaat, credit is waar het vandaan komt.
De journaalpost
Eén boeking heet een journaalpost. Die bestaat uit twee of meer regels, elk op een rekening, met een bedrag in de kolom debet of credit. Het totaal van debet moet gelijk zijn aan het totaal van credit.
U stuurt een klant een factuur van € 121,00, waarvan € 21,00 btw. De journaalpost:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Debiteuren | 121,00 | |
| Omzet | 100,00 | |
| Btw af te dragen | 21,00 |
De klant is u nu € 121,00 schuldig (een bezitting), u heeft € 100,00 omzet en u moet € 21,00 aan de Belastingdienst betalen (een schuld).
Een maand later betaalt de klant:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Bank | 121,00 | |
| Debiteuren | 121,00 |
Het geld staat nu op de bank en de vordering op de klant is weg. De omzet boekt u niet nog een keer: die was er al bij het versturen van de factuur.
Balans en winst-en-verliesrekening
De rekeningen vallen in twee groepen.
- De balans laat zien wat u op één moment bezit en wat u schuldig bent: bank, debiteuren, inventaris, crediteuren, btw, eigen vermogen. Saldi op de balans lopen door van jaar tot jaar.
- De winst-en-verliesrekening (W&V) laat zien wat u in een periode verdiende en uitgaf: omzet en kosten. Aan het eind van het boekjaar gaat het verschil, de winst of het verlies, naar het eigen vermogen. Daarna begint de W&V weer bij nul.
Omdat elke boeking in balans is, klopt ook het geheel: bezittingen zijn altijd gelijk aan schulden plus eigen vermogen. Een winst maakt het eigen vermogen groter, een verlies kleiner.
De proef- en saldibalans
Een proef- en saldibalans zet alle rekeningen met hun totalen debet en credit onder elkaar. Tellen beide kolommen niet op tot hetzelfde bedrag, dan zit er een fout in de boekhouding. Het is ook een snelle manier om te zien welke rekeningen een saldo hebben.
De kolommenbalans en de grootboekkaarten
Uw boekhouder of accountant vraagt vaak om twee overzichten van een periode:
- De kolommenbalans zet per rekening vijf paar kolommen naast elkaar, telkens debet en credit: de beginbalans (wat er op de rekening stond toen de periode begon), de mutaties (wat er in de periode bij en af ging), de saldibalans (wat er aan het eind op staat), en die saldi verdeeld over de balans en de winst en verlies. Het verschil tussen de balans en de winst en verlies is het resultaat van de periode.
- De grootboekkaarten tonen per rekening elke boeking: datum, boekstuk, omschrijving, de rekening aan de andere kant (de tegenrekening), debet, credit en het saldo na elke boeking.
Bij de beginbalans telt voor een balansrekening alles wat ervoor geboekt is. Een rekening van de winst en verlies begint elk boekjaar opnieuw: daar telt alleen wat er in hetzelfde boekjaar al vóór de periode geboekt is.
Zo werkt het in Numeria
- Numeria maakt de meeste journaalposten zelf: bij het boeken van een verkoopfactuur, een inkoopfactuur of bon, een bankbetaling en een afschrijving. U hoeft zelf geen debet en credit te kiezen.
- Alle journaalposten staan onder Boekhouding, op het tabblad Journaalposten. Klik op een journaalpost om de regels met debet en credit te zien, en onder Herkomst waar hij vandaan komt (bijvoorbeeld een factuur of een handmatige boeking).
- Een eigen boeking maakt u met Nieuwe journaalpost. U kiest per regel een Rekening en vult Debet of Credit in. Numeria slaat de boeking pas op als debet en credit gelijk zijn: u ziet anders de melding Debet en credit moeten gelijk zijn voordat u kunt opslaan.
- Het tabblad Proef- en saldibalans onder Boekhouding toont de totalen per rekening.
- De kolommenbalans en de grootboekkaarten van een periode downloadt u als PDF of CSV bij Import & export, tabblad Exporteren, onder Rapportages. Zie Uw gegevens meenemen.
- De balans en de winst-en-verliesrekening vindt u onder Rapporten, op de tabbladen Balans en W&V. Het eigen vermogen op de balans rekent Numeria uit als bezittingen min schulden, dus inclusief het resultaat van het lopende jaar.
Meer over de rekeningen zelf leest u in Grootboek en rekeningschema. Hoe u de balans, de winst-en-verliesrekening en de kasstroom leest, staat in Winst- en verliesrekening, balans en kasstroom lezen.