Numeria rekent geen lonen uit en maakt geen loonstroken. Dat doet uw salarispakket, zoals Nmbrs, Loket of ADP. Dat pakket maakt elke maand een loonjournaalpost: de brutolonen en werkgeverslasten, en wat u moet betalen aan nettolonen, loonheffing en pensioen. Die post leest u in Numeria in. Wat de post boekhoudkundig betekent, leest u in De loonjournaalpost.
Het inlezen kan in elk pakket. Alleen de eigenaar van het bedrijf kan het doen.
Lonen aanzetten
De loonjournaalpost is een onderdeel dat u zelf aanzet. Ga naar Instellingen → Onderdelen en klik bij Loonjournaalpost op Aanzetten. Daarna staat Lonen als tabblad onder Boekhouding. Hebt u al een loonjournaalpost geboekt, dan staat het er vanzelf.
Het bestand
Exporteer de loonjournaalpost uit uw salarispakket als CSV-bestand. Het bestand heeft een kopregel met kolommen voor:
- de rekening van het salarispakket (grootboek of rekening),
- een omschrijving,
- debet en credit, of één bedrag met een plus of min.
Hoe u die export maakt, verschilt per salarispakket; kijk daarvoor in de hulp van dat pakket.
Stap voor stap
- Ga naar Boekhouding → Lonen en klik op CSV-bestand kiezen.
- Numeria toont de regels van het bestand: per rekening van het salarispakket het debet- of creditbedrag, met de totalen onderaan.
- Controleer de Boekdatum en de Omschrijving.
- Kies per regel bij Boeken op de rekening in Numeria. Numeria stelt er een voor op naam en kant. Bestaat de juiste rekening nog niet, kies dan een van de standaardrekeningen die met Nieuw: beginnen, zoals "Nieuw: Lonen en salarissen" of "Nieuw: Loonheffing te betalen". Die maakt Numeria aan bij het boeken.
- Klik op Boeken.
Numeria onthoudt per rekening van het salarispakket waar die op komt. De volgende maand staat bij die regels zoals vorige keer en hoeft u alleen te controleren en op Boeken te klikken.
De standaardrekeningen die Numeria kan aanmaken:
| Kosten | Schulden |
|---|---|
| Lonen en salarissen | Netto lonen te betalen |
| Sociale lasten | Loonheffing te betalen |
| Pensioenlasten | Pensioenpremies te betalen |
| Overige personeelskosten |
Meldingen bij het inlezen
- Debet en credit zijn niet gelijk: het bestand klopt niet of is niet volledig geëxporteerd. Maak de export opnieuw.
- Dit bestand is al geboekt: u heeft precies dit bestand eerder ingelezen. Numeria noemt de omschrijving en datum van die boeking.
De betalingen afletteren
De loonjournaalpost boekt de nettolonen, de loonheffing en het pensioen als schuld. Betaalt u die, dan staat de betaling op de bankpagina. In de keuzelijst met rekeningen staan de schuldrekeningen van de loonjournaalpost onder een eigen kopje Lonen, zodat u de betaling van de nettolonen op "Netto lonen te betalen" boekt en de betaling aan de Belastingdienst op "Loonheffing te betalen". Staat de schuld daarna op nul, dan klopt het. Zie Bank koppelen en afletteren.
Terugdraaien
Onder Geboekt staan alle ingelezen loonjournaalposten, met een link naar de journaalpost. Hebt u een fout gemaakt, klik dan op Terugdraaien. Numeria boekt een tegenboeking op dezelfde datum; de oorspronkelijke boeking blijft zichtbaar als "teruggedraaid". Daarna kunt u hetzelfde bestand opnieuw inlezen.
Wat Numeria niet doet
- Geen salarisberekening, loonstroken of loonaangifte. Daarvoor hebt u een salarispakket of een loonadministratiekantoor nodig.
- Geen rechtstreekse koppeling met een salarispakket: u leest elke maand het CSV-bestand in.
- Geen PDF- of Excel-bestanden; alleen CSV.