Hebt u een lijst met klanten, leveranciers of artikelen uit een ander pakket, een webshop of een eigen Excel-bestand, dan leest u die in één keer in. Dat doet u met de import-wizard bij Import & export, los of samen met de auditfiles en bonnen uit uw oude pakket. Boekingen gaan met een spreadsheet niet mee; daarvoor is de auditfile, zie Overstappen met de import-wizard.
Het bestand
- Een CSV-bestand of een Excel-bestand (.xlsx).
- De eerste rij is een kopregel met de namen van de kolommen. Daaronder één relatie of één artikel per rij.
- Hooguit 5.000 rijen per keer. Hebt u er meer, splits het bestand dan.
Numeria herkent de kolommen aan hun kop, ook als die anders heet dan in Numeria. Een kolom "Bedrijfsnaam", "Klantnaam" of "Company" wordt bijvoorbeeld Naam, en "Woonplaats" wordt Plaats.
Stap voor stap: relaties
- Klik onderaan het menu op Import & export en klik op het tabblad Importeren bij Eén soort gegevens toevoegen op Relaties importeren. De import-wizard opent bij de stap Relaties.
- Klik op Bestand kiezen en kies uw bestand. Numeria toont onder Kolommen welke kolom op welk veld komt, en daaronder de eerste vijf rijen van uw bestand.
- Controleer per veld de kolom. Staat er een verkeerde kolom, kies dan de goede. Een veld dat u niet wilt vullen, zet u op niet importeren. Velden met een sterretje zijn verplicht.
- Kies bij Zonder soort wat een relatie zonder soort wordt, en vink Bestaande bijwerken (anders overslaan) aan als u bestaande gegevens wilt overschrijven met die uit het bestand.
- Klik op Overslaan bij Artikelen en Bonnen tot de stap Importeren, en klik daar op de knop met het aantal, bijvoorbeeld 146 onderdelen importeren.
Importeert u tegelijk een auditfile, dan leest Numeria eerst de relaties in en boekt daarna de auditfile. Zie Overstappen met de import-wizard.
Stap voor stap: artikelen
- Klik onderaan het menu op Import & export en klik op het tabblad Importeren bij Eén soort gegevens toevoegen op Artikelen importeren. De import-wizard opent bij de stap Artikelen.
- Klik op Bestand kiezen en kies uw bestand. Controleer de kolommen zoals hierboven bij relaties.
- Vink eventueel Bestaande bijwerken (anders overslaan) aan.
- Klik op Overslaan bij Bonnen, en bij Importeren op de knop met het aantal.
Het resultaat
Daarna ziet u hoeveel er nieuw zijn, hoeveel zijn bijgewerkt en hoeveel overgeslagen. Een rij die niet klopt, bijvoorbeeld zonder naam of met een ongeldig e-mailadres, wordt niet ingelezen; Numeria noemt het rijnummer zoals uw spreadsheet dat laat zien, met de reden. De andere rijen worden gewoon ingelezen. Pas de foute rijen aan en importeer het bestand nog eens; wat er al staat, wordt dan overgeslagen.
Relaties
Deze velden kunt u vullen: Naam (verplicht), Soort (klant/leverancier), E-mail, Telefoon, Adres, Adresregel 2, Postcode, Plaats, Land, Btw-nummer, KvK-nummer, Betaaltermijn (dagen) en Notities.
- Soort: staat er "klant", "debiteur" of "customer", dan wordt het een klant; bij "leverancier", "crediteur" of "supplier" een leverancier; bij "beide" allebei. Heeft een rij geen soort, dan kiest u bij Zonder soort wat het wordt: klant, leverancier of beide.
- Land: een landnaam als "Nederland" of "Duitsland" wordt de landcode. U kunt ook direct NL of DE gebruiken.
- Dubbel: een relatie bestaat al als het KvK-nummer, het btw-nummer of het e-mailadres gelijk is, of anders de naam precies gelijk is.
Artikelen
Deze velden kunt u vullen: Artikelcode (verplicht), Naam (verplicht), Eenheid, Verkoopprijs excl. btw, Btw-tarief, Inkoopprijs, Bestelpunt en Bestelhoeveelheid.
- Btw-tarief: 21, 9 of 0. "21%", "hoog", "laag" en "vrij" worden ook herkend. Zonder kolom wordt het 21%.
- Eenheid: zonder eenheid wordt het "stuk".
- Dubbel: een artikel bestaat al als de artikelcode gelijk is.
- Voorraad: ingelezen artikelen hebben geen voorraadbeheer aan en geen beginvoorraad. Dat zet u per artikel aan op de pagina Artikelen; zie Artikelen, voorraad en inkooporders.
Na het importeren staat Artikelen als tabblad onder Verkoop, ook als u dat onderdeel nog niet had aangezet.