Klanten en leveranciers heten in Numeria relaties. U vindt ze in het menu onder Relaties. Relaties beheert de eigenaar van het bedrijf; het kan in elk pakket.
Een relatie toevoegen
- Ga naar Relaties en klik links onderaan op + Relatie toevoegen.
- Kies bij Type of het een Klant, Leverancier of Klant & leverancier is.
- Typ de Naam. Numeria zoekt mee in het Handelsregister van de KvK; kiest u een bedrijf uit de lijst, dan worden de gegevens ingevuld.
- Vul aan wat u weet: E-mail, Telefoon, KvK-nummer, Btw-nummer (met de landcode ervoor, zoals NL), Adres, Betaaltermijn (dagen) en Notities. Laat u de betaaltermijn leeg, dan geldt de standaardtermijn uit uw instellingen. Hebt u meer rekeningnummers, dan kiest u bij Betalen op op welke de klant betaalt; niets aangevinkt is de standaard.
- Klik op Toevoegen.
Gegevens van een bestaande relatie wijzigen gaat vanzelf: klik bij Gegevens op Wijzigen, pas aan wat u wilt, en Numeria bewaart het zodra u een veld verlaat. Rechtsboven staat dan Alles bewaard met de tijd. Met Sluiten klapt u het formulier weer dicht.
Voor e-facturen via Peppol kunt u ook een Peppol-schema en Peppol-id invullen; zie E-facturen en Peppol.
Veel relaties tegelijk inlezen doet u bij Import & export met Relaties importeren: dat opent de import-wizard bij de stap Relaties. Zie Relaties en artikelen uit een spreadsheet. Numeria maakt ook zelf relaties aan: bij een import uit een ander pakket, bij een e-factuur van een onbekende leverancier, bij een webshopbestelling op naam van een bedrijf, en bij een goedgekeurde declaratie van een medewerker.
Een relatie bekijken
Links staat de lijst, met bovenaan een zoekveld en de keuze Klanten of Leveranciers. Onder elke naam staat wat er nog openstaat. Klik op een relatie en u ziet rechts vier tabbladen:
- Overzicht: drie getallen. Open: wat er nog openstaat. Omzet dit boekjaar: het bedrag, het aantal facturen en het aandeel in uw omzet. Betaalt: in één zin hoe vroeg of laat de relatie betaalt, en hoeveel facturen op tijd. Daaronder de Gegevens, de Laatste activiteit (de drie laatste regels uit de rekening-courant) en één regel met de afspraken, met Bekijken.
- Afspraken: wat voor deze relatie anders is dan de standaard. Bij Betalen staan de Betaaltermijn, Betalen op (op welke rekening de klant betaalt) en Versturen (het e-mailadres voor facturen). Wijkt iets af van de standaard, dan staat de standaard erachter. Bij een klant ook de machtiging voor Incasso (zie Incasso), Op de factuur en Uren op de factuur; zie hieronder.
- Rekening-courant: alle facturen van en aan deze relatie, met het saldo. Het aantal regels staat in het tabblad.
- Notities: contact en opvolging, met notities, contactmomenten en taken; zie hieronder.
Elk blok heeft rechtsboven Wijzigen. Daarmee past u de relatie aan.
Op de factuur
Moet er op elke factuur aan een klant iets vast staan, zoals een contractnummer, een inkoopnummer of t.a.v., leg dat dan vast bij Op de factuur.
- Klik op + Kenmerk.
- Vul bij Naam in hoe het op de factuur moet heten, bijvoorbeeld Contractnummer, en vul de waarde in.
- Klik ergens anders; Numeria bewaart het meteen.
Sleep een kenmerk aan de puntjes ervoor om de volgorde op de factuur te wijzigen. Een kenmerk zonder waarde komt niet op de factuur. Een kenmerk met de naam T.a.v. komt bij het adres van de klant, de andere in de kop onder de factuurdatum. Wilt u ze liever in een blok boven de regels, kies dat dan bij Instellingen → Facturatie, tabblad Opmaak, onder Kenmerken van de klant.
Elk kenmerk is ook een invulwoord: Contractnummer wordt {contractnummer}. Zo zet u het nummer ook in een regel. Op een factuur kunt u de waarden voor die ene factuur aanpassen; de klant houdt dan zijn eigen waarden. Zie Een factuur maken en versturen.
Uren op de factuur
Met de module Uren, projecten & ritten legt u per klant één keer vast hoe geschreven uren op de factuur komen, bij Uren factureren en bij Uren overnemen.
- Omschrijving: de tekst van de regel, met gewone tekst en invulwoorden. De tekst mag over meer regels lopen. Klik op { } om een invulwoord in te voegen. {MAAND} in hoofdletters geeft SEPTEMBER, {maand} geeft september. Het gaat om de maand van de uren zelf. Ook de kenmerken van de klant kunt u gebruiken, zoals {contractnummer}.
- Uren samenvoegen: Eén regel per maand (standaard), Per omschrijving (uren met dezelfde omschrijving samen) of Per dag.
Rechts ziet u onder Zo komt het op de factuur de regel zoals de klant hem krijgt. Die past zich aan terwijl u typt. Het aantal is de som van de uren, bijvoorbeeld 18 uur. Het tarief is het uurtarief van het project, en het bedrag is aantal maal tarief. Staan er nog geen uren open, dan ziet u een voorbeeld.
Bijvoorbeeld de omschrijving
{MAAND} Advieswerk Contractnr. {contractnummer}
wordt op de factuur over september:
SEPTEMBER Advieswerk Contractnr. 2026-014
Moet een project een andere omschrijving hebben, klik dan op Een project een eigen omschrijving geven en daarna bij dat project op Eigen omschrijving. Met Volgt … gaat het project weer mee met de klant.
Contact en opvolging
Bij elke relatie legt u vast wat er is gebeurd en wat er nog moet gebeuren.
- Kies de soort: Notitie, Gebeld, Gemaild, Afspraak of Taak.
- Typ wat er besproken is, of bij een taak wat er moet gebeuren.
- Bij een taak kiest u ook de datum waarop die uiterlijk af moet zijn.
- Klik op Toevoegen.
Een contactmoment krijgt de datum van vandaag en uw naam. Een taak vinkt u af als hij gedaan is; hij blijft dan doorgestreept staan. Met het kruisje verwijdert u een regel. Hebt u iets verkeerd ingevuld, verwijder het dan en voeg het opnieuw toe; wijzigen kan niet.
Opvolgen
Hebt u open taken, dan staat bovenaan de pagina Relaties het blok Opvolgen: de eerste vijf taken op datum, met de relatie erbij. Een taak waarvan de datum voorbij is, staat in rood. Klik op de naam om naar de relatie te gaan.
Numeria stuurt geen herinnering per e-mail voor taken en zet ze niet in uw agenda. Kijk dus zelf regelmatig op de pagina Relaties.
Verwijderen en de prullenbak
Klik bij Gegevens op Wijzigen en dan op Verwijderen. Een relatie met facturen kunt u niet verwijderen; die blijft nodig voor uw boekhouding. Een verwijderde relatie gaat naar de Prullenbak, links onder de lijst. Daar kunt u hem Herstellen, of Definitief verwijderen.
Wat Numeria niet doet
- Geen contactpersonen per bedrijf: een relatie heeft één e-mailadres en één telefoonnummer.
- Geen verkoopkansen of pijplijn; voor offertes zie Offertes.
- Geen koppeling met uw e-mail of agenda.