Overstappen met de import-wizard

Komt u van een ander boekhoudpakket, dan neemt u uw gegevens mee met de import-wizard. De wizard kan drie dingen importeren:

• Auditfiles (XAF): de boekingen, rekeningen en relaties. Bijna elk Nederlands pakket kan zo'n bestand maken.
• Relaties uit een spreadsheet (CSV of Excel): uw klanten en leveranciers, met adressen, e-mailadressen en KvK- en btw-nummers.
• Bonnen en facturen als ZIP-bestand of losse PDF's en foto's.

Elk onderdeel is optioneel. Meestal doet u alles in één keer, maar u kunt ook alleen de relaties of alleen de bonnen importeren. Het importeren kan in elk pakket van Numeria en alleen de eigenaar van het bedrijf kan het doen.

Uw oude boekhouding in Numeria

Uw boekhouding van de afgelopen jaren wilt u natuurlijk ook in Numeria bij de hand hebben: om cijfers te vergelijken, een oude boeking terug te zoeken of een openstaande factuur af te letteren. Numeria helpt u daar zo goed mogelijk bij. Het controleert of uw boekjaren op elkaar aansluiten, neemt de kenmerken uit de auditfile mee, en doet na de import voorstellen om posten te verwerken, betalingen af te letteren en bonnen aan hun boeking te koppelen. Zie Import afronden.

Elk pakket legt gegevens op een eigen manier vast. Kijk de uitkomst daarom even na, zoals de rekeningtypes, de openingssaldi en de btw, eventueel samen met uw accountant. Wilt u liever alleen met een beginbalans starten, dan kan dat ook; zie Beginbalans en overstappen.

Voordat u begint

• Maak in uw oude pakket een auditfile per boekjaar. U kunt ze allemaal tegelijk importeren.
• Houd de bonnen en facturen uit uw oude pakket bij de hand, als ZIP-bestand of losse PDF's en foto's. De auditfile zelf bevat geen bonnen, alleen per boeking een documentnummer.
• Hebt u uw klanten en leveranciers, of uw artikelen, ook als spreadsheet, dan kunt u die meenemen in dezelfde wizard. Wat er in het bestand moet staan, leest u in Relaties en artikelen uit een spreadsheet.

Stap voor stap

Klik onderaan het menu, direct boven Instellingen, op Import & export. Op het tabblad Importeren klikt u bij Uit een ander boekhoudpakket op Overstap starten. De wizard heeft zeven stappen. Er wordt pas iets geïmporteerd bij de laatste stap; tot die tijd kunt u terug met Vorige, en met Sluiten, later verder stopt u even. Klikt u later weer op Import & export, dan staat er Overstap hervatten en gaat u verder bij de stap waar u was.

Een stap die u niet nodig hebt, slaat u over met Overslaan. Bovenaan staat zo'n stap daarna met een gestippeld bolletje, een streepje en overgeslagen; een afgeronde stap heeft een vinkje.

1. Auditfiles. Klik op Bestanden kiezen en kies een of meer .xaf-bestanden. Met Nog een bestand toevoegen voegt u later nog een jaar toe. Numeria leest ze en zet ze op volgorde. Een bestand dat niet goed is, haalt u weg met Verwijderen. Hebt u geen auditfile, klik dan op Overslaan: de stappen Controle en Rekeningen vallen dan weg.
2. Controle. U ziet hoeveel rekeningen, relaties en journaalposten erin staan, en hoeveel daarvan al in Numeria bestaan. De tabel Boekjaren laat per bestand zien of het aansluit op het jaar ervoor. Spreken de bestanden elkaar of uw bestaande boekhouding tegen, dan staat dat eronder en kunt u nog niet verder. Meldingen onder Let op, geen blokkade maar wel even controleren houden u niet tegen.
3. Rekeningen. Per rekening uit het bestand kiest u bij Actie voor Nieuw aanmaken of Koppelen aan bestaande. Bij een nieuwe rekening controleert u het voorgestelde type, bij een koppeling kiest u de bestaande rekening. Een rekening is in elk jaar dezelfde rekening, dus uw keuze geldt voor alle bestanden. Gebruikte uw oude pakket subrekeningen, vink dan eventueel Rekeninghiërarchie overnemen aan.
4. Relaties. Klik op Bestand kiezen en kies een CSV- of Excel-bestand met uw klanten en leveranciers. Numeria toont welke kolom op welk veld komt en de eerste rijen van het bestand; controleer de kolommen, kies bij Zonder soort of een relatie zonder soort een klant, leverancier of beide wordt, en vink eventueel Bestaande bijwerken (anders overslaan) aan. Met Weghalen haalt u het bestand weer weg. Hebt u geen spreadsheet, klik dan op Overslaan.
5. Artikelen. Net als bij relaties: kies een CSV- of Excel-bestand met uw producten en diensten, controleer de kolommen en vink eventueel Bestaande bijwerken (anders overslaan) aan. Hebt u geen artikelen, klik dan op Overslaan.
6. Bonnen. Klik op ZIP of bestanden kiezen, of sleep de bestanden op het vak. PDF, JPG en PNG werken, los of in ZIP-bestanden, ook grote. Ze worden alvast gelezen terwijl u verdergaat, maar ze gaan pas naar Import afronden als u bij de laatste stap op Importeren klikt. Hebt u de verkeerde bestanden gekozen, klik dan op Weghalen. Hebt u geen bonnen, klik dan op Overslaan.
7. Importeren. Onder Wat er wordt geïmporteerd staat per onderdeel het aantal, met een toelichting: boekjaren, grootboekrekeningen, journaalposten, relaties, artikelen en bonnen. Een overgeslagen onderdeel staat er grijs bij, met Toevoegen om het alsnog te doen; met Bekijken gaat u terug naar die stap. Wordt een ZIP-bestand met bonnen nog uitgepakt, dan staat dat erbij. Klik op de knop met het totaal, bijvoorbeeld 5.345 onderdelen importeren.

Numeria leest eerst de relaties en artikelen uit de spreadsheets in, en boekt daarna de auditfiles. Zo herkent de auditfile de relaties die er dan al zijn, en worden ze niet dubbel aangemaakt. Pas als de auditfiles zijn aangenomen, gaan de bonnen naar Import afronden. Weigert Numeria een auditfile, dan blijven de bonnen in de wizard staan tot u het opnieuw probeert. Het boeken van de auditfiles gebeurt op de achtergrond en kan een paar minuten duren. U mag de pagina verlaten; u krijgt een melding als het klaar is.

Hebt u alleen bonnen geüpload, dan klikt u ook op Importeren. Daarna brengt Bonnen koppelen u naar Import afronden, waar u ze aan hun boeking koppelt.

Rechtstreeks uit Moneybird

Komt u van Moneybird, dan hoeft u de auditfiles niet zelf te downloaden. Numeria haalt de boekhouding één keer op; daarna is er geen verbinding meer met Moneybird. Klik bij stap 1 op Importeren uit Moneybird.

1. U gaat naar Moneybird. Log daar in en geef Numeria toegang. Moneybird vraagt om toegang tot alles, omdat het de auditfile anders niet maakt.
2. Terug in Numeria kiest u de Administratie en de Boekjaren. Vooraf aangevinkt staan alle jaren met boekhouding; kies alle jaren die u in Numeria wilt hebben, ze moeten op elkaar aansluiten.
3. Klik op Ophalen. Numeria vraagt Moneybird om de auditfile van elk jaar, een jaar tegelijk. Per jaar ziet u Opgehaald of waarom het niet lukte. Dat kan per jaar een paar minuten duren. Daarna haalt Numeria de bonnen en inkoopfacturen van die jaren op, met hoeveel het er zijn. Moneybird laat maar een beperkt aantal verzoeken per paar minuten toe; bij veel bonnen duurt dit dus even. U kunt de pagina openlaten of intussen iets anders doen.
4. Klik op Verder met de import. De opgehaalde jaren staan bij stap 1 tussen de bestanden, alsof u ze zelf had gekozen. De bonnen staan bij stap 6 als Moneybird: met de naam van de administratie, net als een ZIP-bestand dat u zelf kiest; ze gaan naar Bonnen koppelen zodra u op Importeren klikt. Staat het nummer van een inkoopfactuur in Moneybird, dan staat dat vooraan in de bestandsnaam, zodat Numeria de boeking erbij makkelijker vindt.

Lukt een jaar niet, dan maakte Moneybird er geen auditfile van. Dat gebeurt als er in dat jaar geen boekingen staan, of als een grootboekrekening geen eigen nummer heeft of een nummer twee keer voorkomt. Pas dat aan in Moneybird en begin opnieuw met Importeren uit Moneybird.

Zodra alles is opgehaald, sluit Numeria de toegang tot Moneybird weer: Numeria bewaart die niet. Een bon die al in Numeria staat, wordt niet nog een keer toegevoegd.

Rechtstreeks uit e-Boekhouden

Komt u van e-Boekhouden, dan kan Numeria de boekhouding daar ook zelf ophalen. Dat gebeurt één keer; daarna is er geen verbinding meer met e-Boekhouden.

1. Maak in e-Boekhouden een API-token aan (in e-Boekhouden staat dat bij de instellingen voor koppelingen) en kopieer die.
2. Klik bij stap 1 op Importeren uit e-Boekhouden, plak de token bij API-token van e-Boekhouden en klik op Verder. Numeria controleert de token meteen; klopt hij niet, dan staat dat eronder.
3. Kies de Boekjaren en klik op Ophalen. e-Boekhouden geeft de boekingen een voor een, dus per jaar ziet u hoeveel er al binnen zijn, bijvoorbeeld 120 van 800. Bij een grote administratie duurt dat even; u kunt de pagina openlaten of intussen iets anders doen.
4. Klik op Verder met de import. Numeria heeft van elk jaar een auditfile gemaakt; die staan bij stap 1 tussen de bestanden, en de wizard gaat verder zoals hierboven.

Een paar dingen gaan anders dan bij een auditfile uit het pakket zelf:

• e-Boekhouden sluit zijn boekjaren niet af. Het resultaat van de jaren vóór het eerste opgehaalde jaar staat daarom in de openingsbalans op een eigen rekening, Resultaat voorgaande jaren. Koppel die bij de stap Rekeningen aan uw eigen vermogen, bijvoorbeeld de rekening voor het resultaat of de overige reserves.
• Heeft uw administratie in e-Boekhouden geen btw-rekening van een soort die in een boeking voorkomt, dan komt die btw op een rekening BTW; ook die koppelt u bij Rekeningen.
• Het factuurnummer staat bij de factuur én bij de betaling ervan op Debiteuren of Crediteuren, zodat ze in Numeria meteen tegen elkaar zijn afgeletterd. Bij Import afronden hoeft u die niet meer te koppelen.
• Bonnen haalt Numeria niet uit e-Boekhouden: e-Boekhouden geeft ze niet mee. Kies ze bij stap 6.

Zodra alles is opgehaald, vergeet Numeria de API-token weer. U kunt hem daarna in e-Boekhouden ook intrekken.

Eén soort gegevens toevoegen

Wilt u alleen relaties of alleen artikelen toevoegen, naast wat al in Numeria staat? Klik dan op het tabblad Importeren bij Eén soort gegevens toevoegen op Relaties importeren of Artikelen importeren. Dezelfde wizard opent bij die stap; de andere stappen slaat u over. Een bankafschrift leest u in bij Bankafschrift met Afschrift importeren; zie Bank koppelen en afletteren. Een losse bon of inkoopfactuur is geen import: die uploadt u bij Bonnen & uitgaven of via + Nieuw, zoals altijd.

Rekeningen voor nog te verwerken posten

Veel pakketten boeken wat nog niet uitgezocht is op een tussenrekening, zoals "vraagposten" of "kruisposten". Bij de stap Rekeningen ziet u welke rekeningen Numeria zo herkent: die krijgen het label nog te verwerken. Ze tellen niet mee als liquide middelen, en hun posten verwerkt u na de import. Klopt het label niet, klik dan op het kruisje. Herkende Numeria een rekening niet, gebruik dan Toch aanmerken als nog te verwerken of Een rekening aanmerken voor nog te verwerken posten.

Na de import

Na het importeren toont Numeria hoeveel relaties er uit de spreadsheet nieuw zijn, bijgewerkt of overgeslagen, met de rijen die niet ingelezen konden worden. Bij een auditfile ziet u daaronder wat er is aangemaakt en een lijst Wat er nog te doen is, met per taak een knop Openen:

• Standaardrekeningen controleren: welke rekeningen Numeria gebruikt voor debiteuren, crediteuren, btw en liquide middelen. Dit doet u bij Instellingen → Standaardrekeningen.
• Posten verwerken, Afletteren en Bonnen koppelen: dit doet u op de pagina Import afronden. Zie Import afronden.
• Boekjaar afsluiten, als een geïmporteerd jaar voorbij is maar nog niet afgesloten. Zie Jaarafsluiting in Numeria.

Heeft u een taak afgerond, klik dan bovenaan die pagina op ← Terug naar de samenvatting van de import. U ziet dan weer wat er nog open staat. Die link staat bij Import afronden, bij Instellingen → Standaardrekeningen en bij Jaarafsluiting. Bij Import & export vindt u de samenvatting onder Samenvatting van de laatste overstap bekijken. Numeria onthoudt de samenvatting een maand, in deze browser.

Alle imports staan bij Import & export op het tabblad Geschiedenis; via Bekijken ziet u de details.

Kenmerken uit de auditfile

Een auditfile kan bij elke boekingsregel kenmerken bevatten, zoals het factuurnummer, een afletterkenmerk of een ordernummer. Numeria neemt ze allemaal over. U ziet ze bij de boeking onder de omschrijving van de regel, bijvoorbeeld Afletterkenmerk 1702420752, en u vindt de boeking op zo'n nummer met het zoekveld op het overzicht.

Numeria gebruikt de kenmerken ook voor de voorstellen bij Afletteren en Bonnen koppelen. Het veld voor het factuurnummer telt het zwaarst. Staat het factuurnummer in een ander veld, bijvoorbeeld in het afletterkenmerk, dan telt het ook mee, maar iets minder zwaar. Een nummer dat bij meer openstaande posten hetzelfde is, zoals een klant- of polisnummer, zegt niet welke post het is. Bij Afletteren en Posten verwerken telt het wel een beetje mee: de betaling gaat dan in elk geval over die zaak, en het bedrag bepaalt welke post het is. Zo'n voorstel is nooit zo zeker als een voorstel met het factuurnummer. Bij Bonnen koppelen telt zo'n nummer niet mee.

Bij het exporteren naar een auditfile (XAF 4.0) komen het factuurnummer en de nummers van ontvangst- en verzendbonnen weer mee. Voor een afletterkenmerk en een ordernummer heeft XAF 4.0 geen veld.

Wat Numeria niet overneemt

• Openstaande facturen worden geen facturen in Numeria met een eigen pdf. Ze staan als boekingen op Debiteuren en Crediteuren, en u lettert ze af op de pagina Import afronden.
• Instellingen van uw oude pakket, zoals factuursjablonen, bankkoppelingen en terugkerende facturen, zet u in Numeria zelf opnieuw op.

Exporteren

Op het tabblad Exporteren van dezelfde pagina maakt u zelf een auditfile van uw boekhouding in Numeria, en downloadt u lijsten als spreadsheet of één ZIP met al uw gegevens. Zie Uw gegevens meenemen of de administratie opheffen.