Verkoopt u steeds dezelfde producten of diensten, dan maakt u er artikelen van. Op een factuurregel kiest u dan het artikel en staan omschrijving en prijs er meteen in. Artikelen kunnen in elk pakket. Voorraad bijhouden en inkooporders horen bij de module Webshop & voorraad, die in het pakket Compleet zit of los bij Basis kan; zie Abonnement, pakketten en modules.
Artikelen aanzetten
Artikelen is een onderdeel dat u zelf aanzet. Ga naar Instellingen → Onderdelen en klik bij Artikelen en voorraad op Aanzetten. Daarna staat Artikelen als tabblad onder Verkoop. Hebt u al artikelen, bijvoorbeeld uit een spreadsheet, dan staat het er vanzelf.
Een artikel aanmaken
- Ga naar Verkoop → Artikelen en klik op Nieuw artikel.
- Vul Artikelcode, Naam, Verkoopprijs excl. btw, Btw en Eenheid in.
- Klik op Toevoegen, of bij een bestaand artikel op Wijzigen.
Met Wijzigen past u een artikel later aan. Veel artikelen tegelijk inlezen kan bij Import & export met Artikelen importeren; zie Relaties en artikelen uit een spreadsheet.
Artikelen op een factuur
Hebt u artikelen, dan staat er op elke regel van een verkoopfactuur en een inkoopfactuur een keuzelijst Artikel. Kiest u een artikel, dan vult Numeria de omschrijving en de verkoopprijs in. Die kunt u daarna nog aanpassen. Zonder voorraad is een artikel alleen een snelkoppeling: de boeking is dezelfde als zonder artikel.
Voorraad bijhouden
Vink bij het artikel Voorraad bijhouden aan. Zodra er voorraadmutaties zijn, kunt u dat niet meer uitzetten. Numeria houdt de voorraad bij tegen de gemiddelde inkoopprijs:
- Inkoop: een regel op een inkoopfactuur met dit artikel wordt geboekt op de voorraadrekening in plaats van op de kosten, en verhoogt aantal en waarde.
- Verkoop: als u een verkoopfactuur met dit artikel boekt, gaat het aantal van de voorraad af. De inkoopwaarde, tegen de gemiddelde prijs, wordt geboekt als kosten ("Inkoopwaarde omzet").
- Creditnota: een creditnota draait dat terug.
In de lijst ziet u per artikel de voorraad, de gemiddelde inkoopprijs en de waarde; bovenaan staat de totale voorraadwaarde. Een negatieve voorraad kleurt rood. Waarom de inkoopwaarde pas bij verkoop een kostenpost is, leest u in Voorraad en inkoopwaarde.
Beginvoorraad en tellen
Klik bij een artikel op Voorraad.
- Beginvoorraad: vul bij Geteld aantal het aantal in, kies de datum, vink Beginvoorraad aan, vul de Inkoopprijs per stuk in en klik op Vastleggen. Dit wordt geboekt tegen de beginbalans.
- Tellen: telt u de voorraad, bijvoorbeeld aan het eind van het jaar, dan vult u het getelde aantal en de datum in en klikt u op Vastleggen. Numeria zet de voorraad op dat aantal en boekt het verschil tegen de gemiddelde prijs op "Voorraadverschillen".
Onder het formulier ziet u alle mutaties van het artikel.
Bijbestellen met inkooporders
Stel bij het artikel ook een Bestelpunt, een Bestelhoeveelheid, een Leverancier en een Inkoopprijs excl. btw in. Ga dan via de knop Inkooporders op de pagina Artikelen, of via het tabblad Inkooporders onder Inkoop, naar de inkooporders.
- Onder Bij te bestellen staan de artikelen waarvan de voorraad plus wat al besteld is op of onder het bestelpunt zit. Vink aan wat u wilt bestellen, pas eventueel het aantal aan en klik op Inkooporders maken. U krijgt een conceptorder per leverancier.
- Een order zonder voorstel maakt u met Nieuwe inkooporder: kies leverancier, orderdatum, eventueel Leveren uiterlijk en de regels, en klik op Concept maken.
- Klik bij de order op Versturen om hem als PDF per e-mail naar de leverancier te sturen. De leverancier moet dan een e-mailadres hebben. Bestelde u al telefonisch of in de webwinkel van de leverancier, klik dan op Als besteld markeren.
- Zijn de goederen binnen, klik dan op Ontvangen. Numeria maakt een concept-inkoopfactuur met dezelfde regels en opent die. Vul het factuurnummer van de leverancier in zodra u diens factuur heeft, en boek de inkoopfactuur. Pas dan komt de voorraad erbij.
Met Annuleren trekt u een order in die nog niet ontvangen is. Een inkooporder zelf wordt niet geboekt; alleen de inkoopfactuur telt in uw boekhouding.
Wat Numeria niet doet
- Geen voorraad per magazijn of locatie, en geen serienummers of houdbaarheidsdatums.
- Geen deelleveringen op een inkooporder: Ontvangen neemt alle regels over in de inkoopfactuur. Pas de aantallen daar aan als er minder kwam.