Uw administratie is van u. Alles wat u downloadt, vindt u op één plek: Import & export, onderaan het menu, direct boven Instellingen. U kunt uw administratie altijd downloaden, ook als uw proefperiode voorbij is of uw abonnement niet betaald is: als auditfile, die elk boekhoudpakket kan lezen, of als één ZIP-bestand met al uw gegevens. Stopt u met uw bedrijf of met Numeria, dan kunt u het bedrijf ook verwijderen. Download dan eerst uw gegevens, want na het verwijderen is alles weg.
De auditfile downloaden
De auditfile is een standaardbestand (XAF) met uw rekeningschema, relaties en boekingen. Een ander boekhoudpakket of uw accountant kan hem inlezen, en de Belastingdienst kan erom vragen bij een controle.
- Klik onderaan het menu op Import & export en open het tabblad Exporteren.
- Kies onder Voor uw accountant of de Belastingdienst bij Auditfile het boekjaar, of Alle jaren.
- Kies de versie: XAF 4.0 of XAF 3.2. Vraagt een ander pakket niet om 3.2, neem dan 4.0.
- Wilt u ook de bewijsstukken, vink dan met bijlagen aan.
- Klik op Downloaden.
Ook een boekhouder kan de auditfile hier downloaden; die ziet bij Import & export alleen het tabblad Exporteren, met de auditfile en de rapportages.
Met bijlagen krijgt u een ZIP met de auditfile en alle facturen en bonnen waar de boekingen naar verwijzen, met een index per boekstuk. Het verzamelen kan even duren; zolang staat er Bijlagen worden verzameld…. Is de ZIP klaar, dan downloadt hij vanzelf, en staat er een link om hem later nog eens te downloaden. U kunt de pagina intussen verlaten: als u terugkomt, staat de laatste ZIP er nog. Numeria bewaart hem 7 dagen en verwijdert hem daarna; naast de link staat tot wanneer (beschikbaar tot …).
Rapportages voor uw boekhouder
Onder Rapportages downloadt u de Kolommenbalans en de Grootboekkaarten van een periode. Wat er in deze overzichten staat, leest u in Dubbel boekhouden.
- Vink aan welke u wilt: de Kolommenbalans, de Grootboekkaarten of allebei. Bij de grootboekkaarten kiest u Alle … rekeningen met boekingen, of één rekening.
- Kies de Periode. Die staat eerst op het lopende boekjaar; hoe u een andere kiest, staat hieronder bij de periode kiezen.
- Kies het Formaat: PDF, opgemaakt om te lezen of af te drukken, of CSV om in Excel of Numbers verder te rekenen. De CSV gebruikt puntkomma's en Nederlandse decimalen.
- Wilt u de bonnen en facturen erbij, vink dan Met de bijbehorende bestanden aan. U ziet hoeveel bestanden het zijn en hoe groot ongeveer. Bij een PDF kiest u met Ook in de PDF opnemen of de bonnen en facturen ook in de PDF zelf komen; zie hieronder.
- Klik op Downloaden.
Onder de knop staat wat u krijgt, bijvoorbeeld Numeria-rapportages-2026.zip · twee PDF's en een map bijlagen. Met Wat zit erin? leest u meer. Zonder bestanden krijgt u het bestand meteen: één rapportage als losse PDF of CSV, twee in één ZIP.
Met de bestanden maakt Numeria één ZIP met de rapportages en een map bijlagen. Daarin staan de bonnen en facturen van de boekingen, elk genoemd naar boekstuk, relatie en kenmerk, bijvoorbeeld MEMO-2026-0299 Odido 901573531624.pdf.
- Met Ook in de PDF opnemen (zo staat het eerst) staan de bonnen en facturen ook achterin de PDF van de grootboekkaarten, elk vanaf een nieuwe pagina. Klikt u bij een boeking op bijlage, dan springt de PDF naar die bon; met Terug naar de boeking gaat u weer terug. Dat werkt in elk programma, ook in Voorvertoning op de Mac en op de telefoon. Van een lang document staan de eerste zes pagina's in de PDF; het hele bestand staat in de map bijlagen. De PDF wordt wel groter.
- Zonder Ook in de PDF opnemen opent bijlage het bestand in de map bijlagen naast de PDF. Dat werkt in Adobe Acrobat Reader, maar niet in Voorvertoning op de Mac: die kan zo'n bestand niet vanuit de PDF openen.
- In de grootboekkaarten zijn ook boekstuk en tegenrekening links naar die plek.
- In de CSV is de laatste kolom een link naar het bestand in de map bijlagen, die Excel en Numbers als klikbare link tonen.
Het samenstellen met bestanden kan even duren. U kunt intussen verder werken; zodra de ZIP klaar is, krijgt u een melding en staat hij bij Import & export, tabblad Geschiedenis, onder Exports. Een boekhouder downloadt hem op het tabblad Exporteren. De ZIP blijft 7 dagen beschikbaar; daarna verwijdert Numeria hem. Bij elke export staat tot wanneer, onder Beschikbaar tot. Wilt u hem langer bewaren, sla hem dan zelf op. Is hij verwijderd, dan vraagt u de rapportages gewoon opnieuw aan.
Elke keer dat iemand rapportages downloadt of aanvraagt, staat dat bij Instellingen, tabblad Activiteit: wie het was, welke rapportages, over welke periode en in welk formaat.
Lijsten als spreadsheet
Onder Lijsten als spreadsheet op hetzelfde tabblad downloadt u één lijst als CSV-bestand, dat u in Excel opent:
- Relaties: al uw klanten en leveranciers.
- Artikelen: al uw producten en diensten.
- Journaalposten: de posten van een periode, één regel per boeking.
- Banktransacties: de transacties van een periode, per rekening, met waaraan elke transactie gekoppeld is (een verkoopfactuur, een inkoopfactuur of een rekening) en de boeking.
- Ritten: de rittenregistratie van één voertuig en één jaar. Kies het voertuig en het jaar en klik op Downloaden. Deze regel staat er alleen als u een voertuig hebt; zie Kilometers en autokosten.
- Alle gegevens: één ZIP-bestand met alles van het bedrijf; zie hieronder.
Bij Journaalposten en Banktransacties kiest u de periode; die staat eerst op het laatste afgesloten kwartaal.
De periode kiezen
Het veld van de periode toont wat er gekozen is, bijvoorbeeld Kwartaal · Q3 2026. Klik erop en kies eerst de soort: Maand, Kwartaal, Boekjaar, Eigen periode of Alles. Begint uw boekjaar niet in januari, dan staat er ook Kalenderjaar. Kies daarna welke maand of welk kwartaal (met het jaar ernaast), welk boekjaar, of bij Eigen periode de datum Van en Tot en met. Het bestand heeft de periode in de naam, of alles.
Numeria heeft verder geen losse knoppen om te exporteren, bijvoorbeeld bij de facturen of de rapporten. Alles wat eruit gaat, gaat via deze pagina.
Al uw gegevens exporteren
Onder Lijsten als spreadsheet downloadt de eigenaar bij Alle gegevens met ZIP één ZIP-bestand met alle gegevens van het bedrijf. Andere gebruikers zien deze regel niet.
In de ZIP staat een CSV-bestand per soort gegevens, dat u in Excel of een ander spreadsheetprogramma opent:
| Bestand | Wat erin staat |
|---|---|
| bedrijfsgegevens.csv | Naam, adres, KvK- en btw-nummer, rechtsvorm en boekjaar |
| rekeningschema.csv | Uw grootboekrekeningen |
| relaties.csv | Klanten en leveranciers |
| boekingen.csv en boekingsregels.csv | Alle boekingen, met per regel de rekening, debet en credit |
| verkoopfacturen.csv en verkoopfactuurregels.csv | Uw verkoopfacturen en hun regels |
| inkoopfacturen.csv en inkoopfactuurregels.csv | Uw inkoopfacturen en hun regels |
| offertes.csv en offerteregels.csv | Uw offertes, met hun status en regels |
| projecten.csv en uren.csv | Projecten en geschreven uren |
| bankkoppelingen.csv, bankrekeningen.csv en banktransacties.csv | Uw bankrekeningen en hun transacties |
| voertuigen.csv en ritten.csv | Uw voertuigen en de gereden ritten |
| declaraties.csv | De ingediende declaraties, met wie ze indiende en of ze zijn goedgekeurd |
| vaste-activa.csv en afschrijvingen.csv | Uw vaste activa en de geboekte afschrijvingen |
| artikelen.csv | Uw artikelen, met prijs en voorraad |
| documenten.csv | Een lijst van de geüploade documenten |
| gebruikers.csv | Wie toegang heeft tot het bedrijf |
In de map documenten staan de bestanden zelf: de bonnen en facturen die u hebt geüpload. In de map declaraties staan de bonnetjes van declaraties.
De PDF's van uw verkoopfacturen zitten niet in deze ZIP. Die krijgt u met de auditfile met bijlagen, zie hierboven.
Deze ZIP is bedoeld als eigen kopie, om zelf te openen. Wilt u overstappen naar een ander boekhoudpakket, gebruik dan de auditfile: die kan een ander pakket inlezen.
Downloaden als het bedrijf geblokkeerd is
Is de proefperiode voorbij zonder abonnement, of is een factuur van Numeria niet betaald, dan ziet u het scherm Abonnement nodig. Daar kan de eigenaar zijn gegevens downloaden:
- Gegevens exporteren: de ZIP met al uw gegevens en documenten.
- Auditfile downloaden: de auditfile (XAF 4.0) van alle jaren.
Wilt u de auditfile met bijlagen, of van één jaar, kies dan eerst een abonnement.
Denk aan de bewaarplicht
U moet uw administratie 7 jaar bewaren, ook als u stopt met uw bedrijf of met Numeria. Verwijdert u uw bedrijf in Numeria, dan moet u de administratie dus zelf ergens anders bewaren. Download daarom eerst bij Import & export de auditfile met bijlagen van elk boekjaar (of Alle jaren), en de ZIP bij Alle gegevens. Onderaan het tabblad Exporteren staat het ook: Stopt u met Numeria? Download dan eerst de auditfile van elk boekjaar. U bent 7 jaar verplicht uw administratie te bewaren. Wat u precies moet bewaren, leest u in Bewaarplicht: wat bewaart u en hoe lang.
Een bedrijf verwijderen
Alleen de eigenaar kan een bedrijf verwijderen.
- Download eerst uw gegevens bij Import & export, zoals hierboven beschreven. Na het verwijderen is alles weg.
- Ga naar Instellingen → Account opzeggen. Daar staat nog eens dat u eerst de auditfile van elk boekjaar downloadt bij Import & export, waar ook één ZIP met al uw gegevens staat. Zelf downloaden kan op dit tabblad niet.
- Klik onder Bedrijf verwijderen op Bedrijf verwijderen.
- Vul uw Huidig wachtwoord in, en typ de naam van het bedrijf ter bevestiging, precies zoals hij erboven staat.
- Klik op Definitief verwijderen.
Staan er al facturen of boekingen in het bedrijf, dan waarschuwt Numeria: Dit bedrijf heeft al boekhoudkundige gegevens die wettelijk bewaard moeten blijven. U kunt het bedrijf toch verwijderen. Voor de bewaarplicht bent u dan zelf verantwoordelijk.
De hersteltermijn van 30 dagen
Numeria verwijdert het bedrijf niet meteen. Er gaat een hersteltermijn van 30 dagen in.
- Direct: niemand kan nog in het bedrijf werken, ook uw collega's en uw accountant niet. Wie het bedrijf opent, ziet Bedrijf wordt verwijderd, met de datum waarop dat gebeurt. Werkt u ook in een ander bedrijf, dan klikt u daar op de naam van dat bedrijf om erheen te gaan.
- Tot die datum: de eigenaar kan op die pagina nog zijn gegevens downloaden, met Gegevens exporteren (de ZIP met alle gegevens) en Auditfile downloaden (de auditfile van alle jaren, XAF 4.0). En de eigenaar kan klikken op Verwijdering annuleren. Het bedrijf werkt dan weer zoals voorheen, met al zijn gegevens.
- Na 30 dagen: Numeria wist het bedrijf met alle gegevens, ook de geüploade bonnen en facturen, het logo en eerdere exports. Dat kan niet meer ongedaan worden gemaakt.
Het verwijderen en het annuleren staan in het logboek bij Instellingen → Activiteit.
Uw abonnement en uw account
Tijdens de hersteltermijn stuurt Numeria geen nieuwe factuur voor het abonnement van dit bedrijf. Na 30 dagen verdwijnt het abonnement samen met het bedrijf. Annuleert u de verwijdering, dan loopt het abonnement gewoon door. Meer over opzeggen leest u in Abonnement, pakketten en modules.
U verwijdert alleen het bedrijf. Uw Numeria-account blijft bestaan, net als uw toegang tot andere bedrijven waarin u werkt. Wilt u alleen een collega de toegang ontnemen, dan hoeft u niets te verwijderen; zie Medewerkers, rollen en uw accountant.