Een boekhouding begint nooit bij nul. Op de dag dat u begint, heeft u al geld op de bank, klanten die nog moeten betalen, rekeningen die nog open staan en misschien een laptop of een voorraad. De beginbalans zet al die bezittingen en schulden op de startdatum in uw boekhouding. Alles daarna bouwt erop voort.
Wat er op een beginbalans staat
Een beginbalans is de eindbalans van de dag ervoor. Links (debet) de bezittingen, rechts (credit) de schulden en het eigen vermogen. Het eigen vermogen is wat overblijft als u de schulden van de bezittingen aftrekt.
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Inventaris | 2.000,00 | |
| Debiteuren | 3.630,00 | |
| Bank | 8.500,00 | |
| Crediteuren | 1.210,00 | |
| Af te dragen btw | 920,00 | |
| Eigen vermogen | 12.000,00 |
Een beginbalans komt meestal uit de jaarrekening of de eindbalans van uw vorige administratie. Controleer altijd of hij aansluit: het banksaldo moet overeenkomen met uw bankafschrift op die datum, en het saldo debiteuren met de lijst van facturen die nog openstaan.
Wanneer overstappen
Het makkelijkst stapt u over aan het begin van een boekjaar. Het oude pakket sluit het jaar af, en het nieuwe begint met de eindbalans als beginbalans. Uw jaarcijfers staan dan in één pakket.
Midden in het jaar overstappen kan ook, maar dan heeft u twee dingen nodig: de balans op de overstapdatum én de omzet en kosten van het jaar tot dan. Anders ontbreekt aan het eind van het jaar een deel van uw winst-en-verliesrekening. Kies bij voorkeur het begin van een btw-periode, zodat u elke btw-aangifte uit één pakket doet.
Openstaande posten meenemen
Het saldo op Debiteuren en Crediteuren is een optelling van losse facturen. Betaalt een klant na de overstap een oude factuur, dan wilt u die betaling op die factuur kunnen afletteren. Neem daarom niet alleen het saldo mee, maar ook de lijst: per factuur het nummer, de relatie, de datum en het bedrag dat nog openstaat.
Boek zo'n oude factuur niet opnieuw als omzet of kosten. De omzet zat al in de oude administratie; in de nieuwe gaat het alleen om de vordering of de schuld.
Zo werkt het in Numeria
Numeria heeft geen scherm om een complete beginbalans met de hand in te voeren. Een beginbalans komt op een van de manieren hieronder in Numeria. Klopt er daarna een bedrag niet, bijvoorbeeld omdat uw accountant de eindbalans van het vorige jaar nog heeft aangepast, dan corrigeert u dat met een correctieboeking op de eerste dag van het boekjaar. Debiteuren, Crediteuren en een gekoppelde bankrekening kunnen daarin niet; zie Correctieboeking.
- Uit een auditfile: bij Import & export > Overstap starten leest u de auditfile (XAF) van uw oude pakket in, van één jaar of van meerdere jaren tegelijk. Numeria controleert of elk jaar aansluit op het vorige en boekt de openingsbalans uit het bestand mee, met de journaalposten van dat jaar. Na de import helpt Numeria u met voorstellen om de posten af te ronden; kijk de uitkomst wel even na, want elk pakket legt gegevens anders vast. Zie Importeren uit een ander pakket.
- Banksaldo: als u een bankrekening activeert (Instellingen > Bankkoppelingen), vult u Transacties ophalen vanaf en het Saldo op die datum in. Numeria boekt dat saldo als beginbalans tegen de technische rekening Openingsbalans, die bij het eigen vermogen hoort. Staat het saldo al in de boeken, bijvoorbeeld uit een import, dan boekt Numeria het niet nog een keer.
- Vaste activa: een bezit dat u al had, legt u vast bij Vaste activa, met bij De aanschaf is geboekt op de keuze dat het al op de balans staat.
- Voorraad: een beginvoorraad legt u per artikel vast met een telling waarbij u Beginvoorraad aanvinkt. Die gaat ook tegen de rekening Openingsbalans.
Na een import staan de openstaande posten van het oude pakket op Debiteuren en Crediteuren, per documentnummer, als de auditfile die bevat. Op de pagina Import afronden zet u op het tabblad Afletteren de betalingen tegen die facturen weg. Op het tabblad Te verwerken geeft u boekingen die op een tussenrekening staan hun echte rekening, en op Bonnen koppelen koppelt u de bonnen en facturen uit uw oude pakket aan hun boeking. Zie Import afronden.