Drie overzichten vertellen samen hoe uw bedrijf ervoor staat. De winst- en verliesrekening zegt of u geld verdient. De balans zegt wat u bezit en wat u schuldig bent. De kasstroom zegt wat er echt op uw bankrekening binnenkwam en afging. Ze gaan over hetzelfde bedrijf, maar geven elk een ander antwoord. Een winstgevend bedrijf kan krap bij kas zitten, en andersom.
De winst- en verliesrekening
De winst- en verliesrekening (W&V) gaat over een periode: een maand, een kwartaal, een jaar. Er staan twee soorten bedragen op:
- Opbrengsten: vooral uw omzet, het bedrag van uw facturen zonder btw.
- Kosten: inkoop, huur, reclame, afschrijvingen, lonen.
Het verschil is uw resultaat: winst als de opbrengsten groter zijn, verlies als de kosten groter zijn.
Omzet telt op het moment dat u de factuur maakt, niet als de klant betaalt. Een kost telt als u de dienst of het product krijgt, niet als u de rekening betaalt. Btw staat niet op de W&V: die is niet van u, maar van de Belastingdienst.
Aan het eind van het boekjaar gaat het resultaat naar het eigen vermogen, en begint de W&V weer bij nul.
De balans
De balans is een foto op één moment, bijvoorbeeld op 31 december. Links staan de activa: wat u bezit en tegoed heeft, zoals de bank, uw inventaris en wat klanten u nog moeten betalen (debiteuren). Rechts staan de passiva: wat u schuldig bent, zoals leveranciers (crediteuren), btw die u nog moet afdragen en een lening. Rechts staat ook het eigen vermogen.
Beide kanten zijn altijd even groot. Dat is geen toeval: het eigen vermogen is precies het verschil.
Het eigen vermogen is wat van de eigenaar is als alle schulden betaald zijn. Het groeit door winst en door geld dat u erin stopt. Het krimpt door verlies en door geld dat u eruit haalt: privéopnamen bij een eenmanszaak, dividend bij een BV. Meer daarover in Privé betaald, privé opgenomen en de rekening-courant DGA.
Saldi op de balans lopen door van jaar tot jaar. Het eindsaldo van dit jaar is het beginsaldo van volgend jaar.
De kasstroom
De kasstroom laat zien wat er in een periode op uw bank- en kasrekeningen binnenkwam en afging. Hier telt alleen echt geld, op het moment dat het beweegt. De btw zit er dus wel in, net als uw privéopnamen, de aflossing van een lening en de aankoop van een bestelbus.
Waarom winst geen geld op de bank is
Winst en kasstroom lopen uit elkaar door alles wat wel geld kost maar geen kosten is, of andersom. De belangrijkste oorzaken:
| Wat | Op de W&V | Op de bank |
|---|---|---|
| Afschrijvingen | elk jaar een deel als kosten | alleen bij de aankoop, in één keer |
| Btw | niet | u ontvangt hem van klanten, betaalt hem aan leveranciers en draagt het verschil af |
| Privéopnamen of dividend | niet, het is geen kostenpost | het geld gaat eraf |
| Aflossingen op een lening | niet, alleen de rente is kosten | het geld gaat eraf |
| Debiteuren: klanten die nog niet betaald hebben | de omzet telt al | het geld is er nog niet |
| Crediteuren: rekeningen die u nog niet betaalde | de kosten tellen al | het geld is er nog |
Hoe afschrijven werkt, leest u in Afschrijven en vaste activa.
Een voorbeeld
Een eenmanszaak begint het jaar met € 10.000 op de bank en een lening van € 10.000. Het eigen vermogen is dus nul. In het jaar gebeurt dit:
- U factureert € 60.000 omzet, plus € 12.600 btw: € 72.600 in totaal. Op 31 december moeten klanten nog € 7.260 betalen.
- U heeft € 15.000 kosten, plus € 3.150 btw, alles betaald.
- U koopt in januari een laptop van € 3.000 plus € 630 btw. U schrijft hem in drie jaar af: € 1.000 per jaar.
- U draagt in het jaar € 6.000 btw af. De rest volgt in januari.
- U neemt € 30.000 privé op en lost € 2.400 af op de lening.
De winst- en verliesrekening over het jaar:
| Bedrag | |
|---|---|
| Omzet | 60.000 |
| Kosten | −15.000 |
| Afschrijving laptop | −1.000 |
| Winst | 44.000 |
Van winst naar bank. De winst is € 44.000, maar er staat maar € 5.160 meer op de bank. Zo komt dat:
| Bedrag | |
|---|---|
| Winst | 44.000 |
| Afschrijving: wel kosten, geen betaling | +1.000 |
| Laptop: wel betaald, geen kosten dit jaar | −3.000 |
| Omzet die klanten nog niet betaalden (zonder btw) | −6.000 |
| Btw ontvangen van klanten, min btw betaald aan leveranciers, min afgedragen | +1.560 |
| Privéopnamen | −30.000 |
| Aflossing lening | −2.400 |
| Meer op de bank | 5.160 |
De btw-regel is € 11.340 ontvangen op de betaalde facturen, min € 3.780 betaald op kosten en laptop, min € 6.000 afgedragen.
De balans op 31 december:
| Activa | Passiva | ||
|---|---|---|---|
| Bank | 15.160 | Lening | 7.600 |
| Debiteuren | 7.260 | Btw nog af te dragen | 2.820 |
| Laptop | 2.000 | Eigen vermogen | 14.000 |
| Totaal | 24.420 | Totaal | 24.420 |
Het eigen vermogen groeide met de winst van € 44.000 en kromp met de € 30.000 privéopnamen: van nul naar € 14.000. De btw die nog openstaat (€ 2.820) staat op de bank, maar is niet van u. Houd er rekening mee als u kijkt hoeveel u kunt uitgeven.
Zo werkt het in Numeria
- Alle drie de overzichten staan onder Rapporten, op de tabbladen W&V, Balans en Kasstroom. Numeria maakt ze zelf uit uw boekingen; u hoeft niets op te tellen.
- De W&V toont het lopende boekjaar tot en met vandaag, vergeleken met dezelfde dagen vorig jaar. De balans toont de stand van vandaag, met per rekening het beginsaldo van het boekjaar en wat er sindsdien veranderde.
- Het Eigen vermogen (berekend) op de balans is activa min schulden, dus inclusief het resultaat van het lopende jaar.
- De kasstroom toont per maand wat er op uw bank- en kasrekeningen bij kwam en af ging. Met de module Inzicht ziet u daar ook een vooruitblik op uw banksaldo.
Hoe u de rapporten gebruikt, doorklikt naar de boekingen en exporteert, leest u in Rapporten en inzicht.