Uw grootboek vertelt wat u heeft uitgegeven en verdiend, per soort: huur, reiskosten, omzet. Het vertelt niet voor welk deel van uw bedrijf. Hebt u een winkel en een webshop, of twee vestigingen, dan wilt u weten wat elk onderdeel oplevert. Daarvoor zijn kostenplaatsen. En wilt u vooraf bepalen wat u verwacht uit te geven, dan maakt u een budget (een begroting).
Kostenplaatsen
Een kostenplaats is een label dat u aan een boekingsregel hangt, naast de grootboekrekening. De rekening zegt wat het is, de kostenplaats waarvoor. Een advertentie van € 250,00 voor de webshop boekt u dus gewoon op Reclamekosten, met de kostenplaats Webshop.
| Rekening | Kostenplaats | Debet | Credit |
|---|---|---|---|
| Reclamekosten | Webshop | 250,00 | |
| Te vorderen btw | 52,50 | ||
| Crediteuren | 302,50 |
Kostenplaatsen horen bij omzet en kosten. Op de balansregels (btw, crediteuren, bank) hebben ze geen betekenis.
Telt u aan het eind van de periode alle omzet en kosten per kostenplaats op, dan ziet u het resultaat per onderdeel. Er blijft bijna altijd een deel over zonder kostenplaats: algemene kosten zoals uw boekhouder of uw verzekering. Die kunt u zelf verdelen, of apart laten staan.
Budget: begroot tegenover werkelijk
Een budget is per rekening het bedrag dat u voor een periode verwacht. Bijvoorbeeld € 6.000,00 reclamekosten per jaar, of € 500,00 per maand. Gedurende het jaar legt u de werkelijke cijfers ernaast:
| Rekening | Begroot t/m juni | Werkelijk t/m juni | Verschil |
|---|---|---|---|
| Omzet | 60.000,00 | 54.000,00 | -6.000,00 |
| Reclamekosten | 3.000,00 | 3.800,00 | 800,00 |
Zo ziet u vroeg in het jaar dat de omzet achterblijft en de reclamekosten oplopen. Een verschil is geen fout, maar een signaal: kijk waar het vandaan komt en of u iets moet bijsturen.
Bij omzet is meer dan begroot gunstig; bij kosten is meer dan begroot ongunstig. Let op seizoenen: verdeelt u een jaarbudget gelijk over twaalf maanden, terwijl uw omzet vooral in december komt, dan loopt u de rest van het jaar schijnbaar achter.
Zo werkt het in Numeria
Budget en kostenplaatsen horen bij de module Inzicht. Het tabblad Budget staat onder Boekhouding zodra u het onderdeel aanzet bij Instellingen > Onderdelen, of zodra er een budget of kostenplaats is. Die pagina heeft zelf drie tabbladen.
- Per kostenplaats: omzet, kosten en resultaat per kostenplaats over het gekozen boekjaar, met een regel Zonder kostenplaats voor wat niet is ingedeeld. Hieronder maakt de eigenaar kostenplaatsen aan met een Code en een naam, en zet ze uit of aan met Uitzetten en Aanzetten.
- Budget invullen (alleen voor de eigenaar): per omzet- en kostenrekening vult u een jaarbedrag in, dat Numeria gelijk over de twaalf maanden verdeelt, of een bedrag per maand. Kies bovenaan Hele bedrijf of een kostenplaats: een budget geldt voor het hele bedrijf of voor die ene kostenplaats. Sla op met Budget opslaan.
- Begroot en werkelijk: per rekening Begroot, Werkelijk, Verschil en hoeveel procent Gebruikt is, tot en met een maand die u kiest. Bovenaan staan de totalen voor omzet, kosten en resultaat. Een ongunstig verschil is rood gekleurd.
Een kostenplaats kiest u per regel van een verkoopfactuur, een inkoopfactuur en een journaalpost (onder Journaalposten), en op de pagina Bank als u een transactie direct op een omzet- of kostenrekening boekt. Het keuzeveld verschijnt zodra er een actieve kostenplaats is. Bij Bonnen & uitgaven kiest u geen kostenplaats.
Het budget volgt uw boekjaar: maand 1 is de eerste maand van het boekjaar. De werkelijke cijfers komen rechtstreeks uit het grootboek. De boeking voor de resultaatbestemming bij de jaarafsluiting telt niet mee.
Numeria verdeelt algemene kosten niet automatisch over kostenplaatsen. Stap voor stap staat het in Budget en kostenplaatsen in Numeria.