Verkoopt u spullen die u eerst inkoopt, dan zijn die spullen geen kosten op het moment dat u ze koopt. Zolang ze in uw magazijn liggen, zijn ze nog iets waard: ze staan als voorraad op de balans. Pas als u ze verkoopt, worden ze kosten: de inkoopwaarde van de omzet. Zo staan omzet en de bijbehorende inkoop in dezelfde periode, en ziet u per maand wat u echt verdient.
Inkoop: naar de voorraad
U koopt 10 stuks van een artikel voor € 20,00 per stuk, plus 21% btw.
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Voorraad | 200,00 | |
| Te vorderen btw | 42,00 | |
| Crediteuren | 242,00 |
Er gaat nog niets naar de kosten. De btw vraagt u gewoon terug.
Verkoop: de inkoopwaarde als kosten
Bij elke verkoop boekt u twee dingen: de omzet (de factuur aan uw klant) en de inkoopwaarde van wat de deur uitging. Die tweede boeking haalt de waarde uit de voorraad en zet hem bij de kosten.
Maar welke inkoopprijs neemt u, als u hetzelfde artikel voor verschillende prijzen hebt ingekocht? Een gangbare methode is de gemiddelde kostprijs: de totale waarde van wat op voorraad ligt, gedeeld door het aantal stuks.
Voorbeeld: na de eerste inkoop koopt u nog 10 stuks voor € 26,00. U heeft dan 20 stuks met een waarde van 200,00 + 260,00 = 460,00. De gemiddelde kostprijs is 460,00 / 20 = 23,00. Verkoopt u daarna 5 stuks, dan is de inkoopwaarde 5 × 23,00 = 115,00.
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Inkoopwaarde omzet | 115,00 | |
| Voorraad | 115,00 |
Er blijven 15 stuks over met een waarde van 345,00. De gemiddelde prijs verandert alleen bij een nieuwe inkoop.
Tellen en voorraadverschillen
De administratie zegt hoeveel er zou moeten liggen. In werkelijkheid raakt er wel eens iets kwijt of kapot. Tel daarom regelmatig, en in elk geval aan het eind van het boekjaar. Het verschil tussen de telling en de administratie is een voorraadverschil, dat u als kosten (of bij een overschot als opbrengst) boekt.
Telt u 14 stuks in plaats van 15, dan boekt u 1 × 23,00:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Voorraadverschillen | 23,00 | |
| Voorraad | 23,00 |
Beginvoorraad
Begint u met een voorraad die u al had, dan zet u die eenmalig op de balans, tegen uw beginbalans. Zie Beginbalans en overstappen.
Zo werkt het in Numeria
Voorraad bijhouden hoort bij de module Webshop & voorraad. Artikelen beheert u op het tabblad Artikelen onder Verkoop. Dat tabblad staat er zodra u het onderdeel aanzet bij Instellingen > Onderdelen, of zodra u een artikel heeft.
- Artikel met voorraad: bij Nieuw artikel of Wijzigen zet u Voorraad bijhouden aan. Numeria maakt dan zo nodig de rekeningen 1400 Voorraad handelsgoederen en 7000 Inkoopwaarde omzet aan. Heeft een artikel al voorraadmutaties, dan kunt u dit vinkje niet meer veranderen.
- Inkoop: staat het artikel op een regel van een inkoopfactuur, dan boekt Numeria die regel bij het boeken van de factuur op de voorraadrekening in plaats van op de kosten. Het aantal en het bedrag exclusief btw gaan erbij.
- Verkoop: staat het artikel op een regel van een verkoopfactuur, dan boekt Numeria bij het boeken van de factuur één extra journaalpost: de inkoopwaarde tegen de gemiddelde kostprijs, van de voorraadrekening naar Inkoopwaarde omzet. Een creditnota draait dat terug.
- Gemiddelde kostprijs: Numeria houdt per artikel de voorraad, de waarde en de gemiddelde inkoopprijs bij. U ziet ze in de kolommen Voorraad, Gem. inkoop en Waarde. Bovenaan de pagina staat de totale Voorraadwaarde.
- Telling: klik bij een artikel op Voorraad, vul het Geteld aantal en de Datum in en klik op Vastleggen. Numeria zet de voorraad op de telling en boekt het verschil tegen de gemiddelde kostprijs op 7090 Voorraadverschillen. Onder het formulier ziet u alle mutaties van het artikel.
- Beginvoorraad: vink bij dezelfde telling Beginvoorraad aan en vul de Inkoopprijs per stuk in. Numeria boekt de waarde dan tegen de technische rekening Openingsbalans in plaats van als voorraadverschil.
- Bestellen: met Bestelpunt, Bestelhoeveelheid, Leverancier en Inkoopprijs excl. btw helpt Numeria u bij het bijbestellen via Inkooporders. Zie Artikelen, voorraad en inkooporders.
Numeria kent alleen de methode van de gemiddelde kostprijs. Andere methodes, zoals FIFO of een vaste verrekenprijs, en het afwaarderen van incourante voorraad zitten er niet in.