Numeria doet bij elke banktransactie en elke bon een voorstel: bij welke factuur of op welke rekening hij hoort. Bij Instellingen → Automatisch boeken bepaalt u hoeveel Numeria daarvan zelf mag doorboeken, en hoe zeker een voorstel moet zijn. Daar ziet u ook de vaste regels.
Wat Numeria zelf mag doen
Kies een van de drie keuzes. Numeria bewaart uw keuze meteen; rechtsboven staat Alles bewaard.
| Keuze | Banktransacties | Bonnen |
|---|---|---|
| Zekere voorstellen automatisch boeken (standaard) | Een zeker voorstel wordt meteen geboekt | De knop met het aantal, bijvoorbeeld 12 bonnen goedkeuren, neemt de zekere bonnen mee |
| Alles eerst aan mij voorleggen | Niets wordt vanzelf geboekt; u klikt elk voorstel zelf aan | De knop staat op 0 bonnen goedkeuren; u keurt elke bon apart goed |
| Ook waarschijnlijke voorstellen boeken | Ook een waarschijnlijk voorstel wordt meteen geboekt | De knop met het aantal neemt ook de waarschijnlijke bonnen mee |
Een bon boekt Numeria nooit helemaal vanzelf. De keuze bepaalt alleen welke bonnen u in één keer goedkeurt met de knop met het aantal, bijvoorbeeld 12 bonnen goedkeuren, op Bonnen & uitgaven. Een bon telt daarvoor alleen mee als Numeria er ook een bedrag, een bonnummer en een kostenrekening voor heeft. Zie Bonnen en kosten boeken.
Zeker, waarschijnlijk en twijfel
Op de pagina Bank staat bij elk voorstel hoe zeker Numeria is: Zeker, Waarschijnlijk of Vaste regel, met de reden erbij, zoals het factuurnummer in de omschrijving of een bedrag dat precies klopt. Een nummer dat op meer openstaande facturen staat, zoals een polis- of klantnummer, maakt een voorstel iets zekerder, maar minder dan een factuurnummer. De zekerste voorstellen staan bovenaan.
Ook als u automatisch boeken aan hebt, boekt Numeria een voorstel niet zelf als er twijfel is:
- twee facturen passen even goed bij de betaling;
- het bedrag klopt alleen, zonder dat er iets anders op wijst;
- de betaling noemt een factuurnummer, zoals "Factuurnummer 93172742", en dat nummer staat niet bij de voorgestelde factuur. Zo'n voorstel is nooit zekerder dan 49%, ook bij een bekend IBAN, en komt dus bij Import afronden ook niet mee met de knop voor alle zekere koppelingen;
- een vaste regel past, maar het bedrag wijkt sterk af van wat die tegenpartij anders kost.
Zulke transacties blijven onder Te doen staan tot u kiest. Hoe u dat doet, leest u in Bank koppelen en afletteren.
Vaste regels
Een vaste regel zegt: transacties van deze tegenpartij horen op deze rekening. U maakt ze niet zelf; Numeria maakt er een zodra u dezelfde tegenpartij drie keer op dezelfde rekening boekt, en die tegenpartij bijna altijd op die rekening boekt. Numeria herkent de tegenpartij ook als de naam net anders geschreven is, zoals "ANWB B.V." en "ANWB BV".
Een vaste regel gaat voor alle andere voorstellen. Of hij de transactie meteen boekt, hangt af van uw keuze hierboven: bij Alles eerst aan mij voorleggen staat hij klaar als voorstel Vaste regel, bij de andere twee keuzes wordt hij direct geboekt.
Onder het kopje Vaste regels ziet u alle regels, met de tegenpartij en de rekening. Klopt een regel niet meer, klik dan op Verwijderen. Op de pagina Bank kan het ook: bij een transactie die met een vaste regel geboekt is, staat Regel verwijderen. Daarna boekt Numeria die tegenpartij niet meer vanzelf. Boekt u hem later weer drie keer op één rekening, dan ontstaat er een nieuwe regel.
Een regel wijzigen of een volgorde tussen regels instellen kan niet. Wilt u een tegenpartij op een andere rekening, verwijder dan de regel en boek de volgende transacties op de nieuwe rekening.
Zeker vanaf: bij Import afronden
Het veld Zeker vanaf geldt alleen voor Import afronden: het afletteren, de te verwerken posten en de bonnen na een overstap. Een voorstel met die zekerheid of hoger staat daar al aangevinkt, en u boekt ze in één keer met Alle zekere voorstellen boeken (of koppelen, afletteren). Kies een getal tussen 50 en 100; standaard is het 90. Zie Import afronden.
Passen twee facturen of twee boekingen bijna even goed, dan is een voorstel nooit zekerder dan 75%. Noemt een betaling een ander factuurnummer, of een ander kenmerk van dezelfde soort als bij de factuur (zoals V112403 tegen V111690), dan nooit zekerder dan 49%. Stelt Numeria bij Te verwerken Crediteuren of Debiteuren voor terwijl er een passende bon nog niet geboekt is, dan nooit zekerder dan 75%. Een document dat waarschijnlijk geen bon is, is bij Bonnen koppelen nooit zeker.
Voor de bank en de bonnen telt dit veld niet; daar gelden de drie keuzes hierboven.
Nakijken wat Numeria boekte
Op de pagina Bank kiest u Verwerkt om de geboekte transacties te zien, met de factuur of rekening waarop ze staan. Wat met een vaste regel geboekt is, heeft het label Vaste regel; al het andere Geboekt. Welke transacties Numeria zelf boekte en welke u aanklikte, ziet u daar niet.
Staat er iets op de verkeerde factuur of rekening, klik dan bij de transactie op Boeking ongedaan maken en boek hem opnieuw. Verwijder ook de vaste regel als die de oorzaak was. Twijfelt u vaak over wat Numeria boekt, kies dan Alles eerst aan mij voorleggen.