Een inkoopfactuur is een factuur van een leverancier: wat u moet betalen. Onder Inkoopfacturen staan ze allemaal bij elkaar, ook de bonnen die u bij Bonnen & uitgaven boekte en de declaraties van medewerkers. Hier ziet u wat nog open staat, en hier voert u een factuur met de hand in.
Bonnen & uitgaven of Inkoopfacturen?
Een bon en een inkoopfactuur worden in Numeria hetzelfde: een inkoopfactuur op Crediteuren, met het document erbij als bewijsstuk. Het verschil zit in de weg ernaartoe. Voor de meeste uitgaven is Bonnen en kosten boeken de snelste: één bedrag, één tarief, één kostenrekening. Kies Nieuwe inkoopfactuur als u iets nodig heeft dat daar niet kan:
| Bon (Kosten boeken, Bonnen & uitgaven) | Nieuwe inkoopfactuur | |
|---|---|---|
| Numeria leest het document | Ja | Ja |
| Document naast de velden | Ja | Ja |
| Meerdere regels, tarieven of kostenrekeningen | Bij Bonnen & uitgaven | Ja |
| Vervaldatum | Nee | Ja |
| Btw verlegd, uit de EU of invoer | Nee | Ja |
| Artikel of kostenplaats per regel | Nee | Ja |
Een kassabon of pinbon die u al betaald hebt, boekt u dus als bon. Een factuur die u nog moet betalen, met een vervaldatum, of met btw verlegd, voert u in als inkoopfactuur.
Het overzicht
Bovenaan staan de tabbladen Alle, Concept, Geboekt, Te laat, Betaald en Open, elk met het aantal erbij. Open zijn de facturen die nog (deels) betaald moeten worden. Is de vervaldatum van een onbetaalde factuur voorbij, dan heeft hij de status Te laat, in de lijst en op de factuur zelf; zo heten ook te late verkoopfacturen. Bij een deelbetaling ziet u in de kolom Status hoeveel er al betaald is.
Staat er op de rekening Crediteuren ook een bedrag uit boekingen zonder factuur, bijvoorbeeld uit een import, dan ziet u boven de lijst hoe het saldo is opgebouwd, met een link naar die boekingen.
Een inkoopfactuur invoeren
- Ga naar Inkoop → Inkoopfacturen en klik op Nieuwe inkoopfactuur, of klik bovenaan het menu op + Nieuw en kies Inkoopfactuur.
- Numeria vraagt eerst om de factuur: sleep de PDF of foto in het vlak, of klik op Bestand kiezen. Numeria leest hem (Numeria leest de factuur…) en opent dan het formulier met de factuur links ernaast. Hebt u de factuur niet bij de hand, klik dan op Zonder bon verder; zie hieronder.
- Typ bij Leverancier een naam of kies een van uw relaties (ook relaties die klant én leverancier zijn worden voorgesteld). Staat de leverancier niet bij uw relaties, dan blijft het een naam bij deze factuur, tenzij u Leverancier onthouden aanvinkt; zie De leverancier. Vul het Factuurnummer van de leverancier, de Factuurdatum en eventueel de Vervaldatum in. Uit de factuur vult Numeria al in: de Leverancier, het Factuurnummer, de Factuurdatum, en op de regel de leverancier als omschrijving, de Prijs exclusief btw, het Btw% en de kostenrekening die u eerder voor deze leverancier koos. Klikt u in een veld, zoals Factuurnummer, dan zoomt Numeria in op de plek waar het dat las, zodat u het met de factuur zelf vergelijkt. Klikt u buiten het veld, dan ziet u weer de hele factuur. Boven het formulier staat wat er is ingevuld; controleer het. De factuur wordt bij de boeking bewaard.
- Vul per regel de Kostenrekening, de Omschrijving, het Aantal en de Prijs exclusief btw in, en kies het Btw%: 0%, 9% of 21%. Bij Kostenrekening typt u een deel van het nummer of de naam; bovenaan staat wat u eerder bij deze leverancier koos (zie Een rekening kiezen).
- Kies bij Btw-behandeling hoe de btw loopt (zie hieronder). Meestal is dat Normaal.
- Met + Regel toevoegen voegt u een regel toe, met het kruisje haalt u er een weg.
- Controleer Subtotaal, Btw en Totaal en klik op Boeken.
Bij Boeken komt de factuur op Crediteuren en telt de btw mee in de aangifte. Daarna kunt u de betaling ermee afletteren. Onderaan de factuur ziet u in welke Btw-periode hij valt; de factuurdatum bepaalt dat.
Weet u nog niet alles, bijvoorbeeld welke kostenrekening het wordt? Klik dan op Later afmaken. Een concept staat nog niet op Crediteuren en telt niet mee in de aangifte; u vindt het onder het tabblad Concept. Open het later en klik op Boeken, of eerst op Wijzigen als er nog iets niet klopt. Met Verwijderen gooit u het concept weg.
Zonder de factuur
Met Zonder bon verder krijgt u hetzelfde formulier, leeg, met links een vlak Geen bon. Sleep de factuur daar later alsnog in, of klik op Bestand kiezen: Numeria vult dan alleen de velden die nog leeg zijn. Leest Numeria iets anders dan wat u typte, dan staat onder het veld bijvoorbeeld Op de factuur: 901573531624 · Overnemen. Bewaart u de factuur zonder document, dan staat hij bij Bonnen & uitgaven onder Bon ontbreekt, tot u het document koppelt (zie hieronder).
Meer facturen tegelijk
Hebt u een stapel facturen, klik dan bij Inkoop → Inkoopfacturen op Uploaden en kies ze allemaal, of sleep ze op de lijst; ook in het eerste venster van een nieuwe inkoopfactuur kunt u er meer tegelijk kiezen. Numeria leest ze eerst en laat per bestand zien of het al in Numeria staat; zie Staat de bon er al?. Met bijvoorbeeld 5 bestanden boeken opent de eerste, met de factuur naast het formulier en bovenaan 1 van 5.
- Met Boeken en volgende boekt u deze factuur en opent de volgende.
- Met Later zet u de factuur opzij. Hij staat dan bij Bonnen & uitgaven onder Te controleren, met wat u al had ingevuld.
- Met ▲ en ▼ springt u naar een andere factuur van de stapel. Wat u bij deze had getypt, blijft dan niet bewaard.
Is de laatste klaar, dan komt u terug bij de lijst.
Later een document koppelen
De pagina van een inkoopfactuur heeft links het document en rechts Factuur (de regels, de btw, het totaal en de btw-periode) en Geschiedenis. Onder de naam van de leverancier staan de status en wat er nu gebeurt, bijvoorbeeld vervalt 14 sep of 21 aug · bank. Wat u met de factuur kunt doen, staat onder Meer; een concept heeft de knop Boeken.
Staat er nog geen document bij, dan staat links Nog geen factuur bij deze boeking. Sleep de PDF of foto daarheen, of klik op Bestand kiezen. Staat de bon al bij Bonnen & uitgaven, klik dan op Uit Bonnen & uitgaven, kies hem en klik op Koppelen. Leest Numeria daar een bon van dezelfde leverancier uit dezelfde tijd, dan staat die er al als voorstel onder, met Koppelen erbij. De bon verdwijnt dan uit de lijst om te controleren, zodat hij niet twee keer geboekt wordt. Een bon die Numeria nog aan het lezen is, kunt u pas koppelen als dat klaar is. Bij een factuur hoort één document.
Hebt u artikelen of kostenplaatsen, dan kiest u die per regel onder de omschrijving. Een regel met een artikel dat u op voorraad houdt, gaat naar de voorraad in plaats van naar de kosten; zie Artikelen, voorraad en inkooporders.
Een restaurantrekening
Vink op de regel Horeca — btw niet aftrekbaar aan. De btw op eten en drinken ter plaatse trekt u niet af, dus het hele bedrag inclusief btw wordt kosten. Zie Voorbelasting en gemengde kosten.
Btw verlegd en buitenland
Bij Btw-behandeling kiest u per regel:
| Keuze | Wanneer | Rubriek |
|---|---|---|
| Normaal | De leverancier rekent Nederlandse btw | 5b |
| Verlegd (binnenland) | Een Nederlandse leverancier verlegt de btw naar u, zoals een onderaannemer | 2a |
| Intracommunautaire verwerving | Goederen van een leverancier in een ander EU-land | 4b |
| Invoer buiten de EU (verlegd) | Goederen van buiten de EU, met de invoerbtw verlegd naar uw aangifte | 4a |
Bij de drie verlegde keuzes verschijnt het veld Zelf te berekenen btw. Vul daar de btw in die u zelf moet aangeven, bijvoorbeeld 21% van het regelbedrag. Numeria boekt dat bedrag als btw die u verschuldigd bent, en tegelijk als voorbelasting die u aftrekt. Per saldo betaalt u niets, maar beide staan wel in de aangifte.
Het Btw% van zo'n regel springt dan op 0% en is niet te wijzigen: de leverancier rekent u geen btw, en wat u aan hem betaalt is alleen het bedrag zonder btw.
Hoe verleggen en btw bij buitenlandse inkoop werken, leest u in Btw verlegd en buitenland.
Numeria voert inkoopfacturen in euro's in. Betaalt u een factuur in een andere munt, vul dan het bedrag in euro's in; zie Vreemde valuta.
E-facturen van leveranciers
Een e-factuur (UBL, .xml) voert u niet hier in, maar uploadt u bij Bonnen & uitgaven. Numeria leest leverancier, nummer, datums, regels en btw dan rechtstreeks uit het bestand, en maakt de leverancier aan als die nog niet bestaat. Bent u aangemeld voor Peppol, dan komen e-facturen van leveranciers daar vanzelf binnen. Na het goedkeuren staat de e-factuur als inkoopfactuur in deze lijst. Zie E-facturen en Peppol.
Betalen en afletteren
Een geboekte factuur staat open tot hij betaald is. Betaalt u hem vanaf uw zakelijke rekening, dan hoeft u op de factuur niets te doen: komt de betaling binnen via de bank, dan stelt Numeria voor die aan deze factuur te koppelen. Zie Bank koppelen en afletteren. Rechts ziet u of de factuur Betaald, Deels betaald of Open is: het bedrag van de factuur, elke betaling eraf met een link naar de boeking, en wat er nog openstaat. Met Betaling toevoegen legt u een contante betaling vast. Onder Geschiedenis staat daarna elke betaling met datum, bedrag en hoe die ging, bijvoorbeeld bank · Zakelijke rekening. Zolang de factuur openstaat, staat bovenaan met een open stip Betalen en hoeveel er nog openstaat. Een betaling van een deel laat de rest open staan.
Andere manieren van betalen legt u vast op de factuur zelf, onder Meer:
- Contant betaald: u betaalde contant. Vul het Bedrag in; standaard staat het openstaande bedrag er. Numeria boekt het van de kas af.
- Ingehouden door betaalprovider: de kosten die Mollie of een andere betaalprovider al van een uitbetaling inhield. Dit ziet u alleen als u online betalen gekoppeld hebt; zie Online betalen.
Betaalde u de factuur privé, dan is het een declaratie; zie Declaraties en zelf betaald.
Een creditnota van de leverancier
Stuurt de leverancier een creditnota, open dan de oorspronkelijke factuur en kies Meer → Creditnota maken.
- Vul het Creditnotanummer van de leverancier en de Creditnotadatum in.
- De regels van de factuur staan er al. Laat ze staan om de hele factuur te crediteren, of verwijder regels of verlaag aantal of prijs voor een deel.
- Klik op Creditnota opslaan als concept en daarna op de creditnota op Boeken.
De creditnota staat daarna onder Creditnota's op de factuur, en wordt verrekend met wat er nog openstond.
Per ongeluk of dubbel geboekt
Hebt u een factuur geboekt die er niet hoort, bijvoorbeeld omdat dezelfde kosten al in de boeken stonden, dan kunt u hem verwijderen. Dat gaat zolang er niets aan de factuur vastzit. Open de factuur en kies Meer → Verwijderen. Numeria verwijdert de factuur met de boeking ervan; de boekhouding is dan alsof hij nooit geboekt was, ook de btw. Een bon die bij de factuur hoorde, blijft bewaard. U vindt hem daarna bij Bonnen & uitgaven onder Te controleren, en een document uit een import bij Import afronden → Bonnen koppelen. Daar koppelt u het aan de juiste boeking of haalt u het weg. In het activiteitenlog blijft zichtbaar wat er is verwijderd.
Verwijderen staat er niet als:
- er (een deel) van de factuur is betaald of afgeletterd;
- er een creditnota op de factuur is;
- de factuur bij een vast activum, een declaratie of voorraad hoort;
- de periode is afgesloten;
- de btw van de factuur in een btw-aangifte zit die u vanuit Numeria hebt ingediend.
Corrigeer de factuur dan met een creditnota met dezelfde datum als de factuur, zodat de btw in dezelfde periode wordt teruggedraaid.
Iets wat u jaren gebruikt
Is een regel op een geboekte factuur € 450 of meer, dan staat onder Meer ook Als activum vastleggen. Daarmee zet u bijvoorbeeld een laptop of een bus op de balans en schrijft u hem af. Zie Afschrijven en vaste activa.
Wat niet kan
- Een geboekte factuur wijzigen kan niet. Corrigeer een fout met een creditnota, of verwijder de factuur als er nog niets aan vastzit (zie Per ongeluk of dubbel geboekt).