Import afronden

Een geïmporteerde boekhouding is zelden meteen helemaal af. Het oude pakket liet posten op een tussenrekening staan, koppelde betalingen niet aan hun factuur, en de bonnen zaten niet in de auditfile. Dat ruimt u op op de pagina Import afronden.

Die pagina staat als Import afronden in het menu zolang er iets te doen is, met het aantal erbij; op het Overzicht staat het werk ook bij Vraagt aandacht. Is alles af, dan verdwijnt het menupunt. Terugkijken kan dan nog: bij Import & export → Geschiedenis staat boven de imports een link naar Import afronden, of u zoekt op import afronden in het zoekveld op het overzicht. U komt er ook via de knoppen Openen bij de samenvatting na het importeren. Bovenaan staat dan ← Terug naar de samenvatting van de import, om te zien wat er verder nog open staat. De eigenaar en de boekhouder kunnen hier werken.

De pagina heeft drie tabbladen: Te verwerken, Bonnen koppelen (alleen als u bonnen heeft meegestuurd) en Afletteren. Een vierde, Vaste activa, staat er voor de eigenaar zolang er op een rekening voor vaste activa een bedrag staat zonder vastgelegd activum; zie Vaste activa. De eerste drie zijn op dezelfde manier opgebouwd:

• Bovenaan staat in één zin wat het tabblad doet; met Hoe werkt dit? leest u meer. Daaronder staat hoeveel regels er zijn, hoeveel voorstellen, hoeveel daarvan zeker zijn, en van wanneer de voorstellen zijn. Met Opnieuw berekenen maakt Numeria ze opnieuw.
• Rechts staan twee knoppen: Alle zekere voorstellen boeken (bij de andere tabbladen koppelen of afletteren) boekt alles met een zekerheid vanaf uw grens (standaard 90%), ook wat u niet heeft aangevinkt. Geselecteerde boeken boekt wat aangevinkt is. Zekere voorstellen staan al aangevinkt; met het vinkje in de kolomkop selecteert u alles op de pagina.
• Met het zoekveld maakt u de lijst kleiner, bijvoorbeeld op een omschrijving, leverancier, nummer, bestandsnaam of bedrag (0,73 of 52.82). Dat geldt ook voor de lijst eronder met wat al klaar is (Verwerkt, Gekoppeld, Afgeletterd). Het zoekveld blijft staan als alles klaar is, zodat u een post terugvindt om na te kijken of ongedaan te maken.
• Elke regel toont de datum, de post, het document of de betaling met het bedrag, een pijl naar het voorstel, en de Zekerheid: een percentage met zeker of controleren. Zonder voorstel staat er Geen voorstel met een link om zelf te kiezen, en de reden eronder.
• Het nummer waarop Numeria het voorstel baseert, zoals een factuurnummer, kenmerk of autorisatiecode, ziet u al in de ingeklapte regel, aan beide kanten, met een stippellijn eronder. Staat het niet in de omschrijving of de naam, dan staat het vooraan in de regel eronder.
• Met het pijltje aan het eind van de regel (of een klik op de regel) klapt u hem uit. Daar ziet u waarom Numeria dit voorstelt en wat er gebeurt. Speelt een nummer mee, zoals een factuur- of polisnummer, dan is dat nummer aan beide kanten gemarkeerd, met waar het staat: bijvoorbeeld op de bon Abonnementsfactuur V100878.pdf, kenmerk uit de import, Auth. code op een kassabon of Appr Cd in een pinbetaling. Met Hoe …% is berekend ziet u hoe het percentage is opgebouwd.
• Onderaan het uitgeklapte deel staat Niet goed? met de andere keuzes, zoals een andere factuur, rekening of boeking.

Alles is ongedaan te maken.

Te verwerken

Hier staan de posten op rekeningen die u bij het importeren als nog te verwerken heeft aangemerkt. Numeria stelt per post een rekening voor: een openstaande factuur met hetzelfde bedrag, of de rekening waar eerdere boekingen met dezelfde omschrijving op stonden. Een betaling van vennootschapsbelasting stelt Numeria bij een BV of NV voor op de te betalen vennootschapsbelasting, ook als eerdere betalingen bij de kosten stonden; zie Vennootschapsbelasting in de boekhouding.

1. Klap een regel uit. In drie vakken ziet u De post, wat er Wordt geboekt (de memoriaalboeking met haar omschrijving, en welke factuur daarna betaald is) en Waarom: de redenen met een vinkje, zoals Bedrag gelijk en Zelfde nummer, en de factuur of de eerdere boekingen waarop het voorstel rust. Rust het voorstel op een nummer dat niet in de omschrijving van de post staat, dan krijgt de memoriaalboeking dat nummer in haar omschrijving (Your-webhost · E10100100). Zo vindt u de boeking er later ook in het grootboek op terug.
2. Klopt de voorgestelde factuur niet, maar wel de rekening Crediteuren of Debiteuren, klik onder Niet goed? op Zonder factuur boeken: het voorstel wordt die rekening zonder factuur. Vinkt u de post aan en boekt u hem, dan komt hij terug bij Afletteren. Klopt het voorstel helemaal niet, klik dan op Andere factuur kiezen of Andere rekening. Stelt Numeria geen factuur voor maar een rekening, of hebt u zelf een rekening gekozen, dan staat er Factuur zoeken: daarmee kiest u alsnog een openstaande factuur; is er geen voorstel, klik dan in de regel op Rekening kiezen. In het venster staat bovenaan Naar Crediteuren (bij geld eruit) of Naar Debiteuren (bij geld erin): kies dat als de factuur nog niet in de boeken staat, dan letter u de post later af. Verder kiest u op het tabblad Rekening een rekening en, bij een kosten- of omzetrekening, een btw-tarief, op Openstaande factuur een factuur, of u boekt bij een uitgave op Nieuwe factuur of bon meteen een inkoopfactuur of bon.
3. Vink de regels aan die kloppen en klik op Geselecteerde boeken. Of klik op Alle zekere voorstellen boeken om alle zekere voorstellen in één keer te boeken.

Boeken boekt de post met een memoriaalboeking om naar de gekozen rekening, op de datum van de post. Met een btw-tarief geldt het bedrag als inclusief btw. Onder Verwerkt staan de geboekte posten; met Ongedaan maken zet u er een terug.

Een betaling zonder factuur in de boeken

Soms stelt Numeria Crediteuren of Debiteuren voor, omdat eerdere betalingen aan dezelfde partij daar stonden, terwijl de factuur voor deze betaling niet in de boeken staat. Het oude pakket heeft hem dan niet meegegeven. In de regel staat dan geen openstaande factuur; wijs dat aan voor een korte uitleg. Het percentage gaat over de rekening, en die klopt: ook zonder factuur mag de betaling naar Crediteuren, want ze komt dan terug bij Afletteren. Ligt het percentage boven uw grens voor zeker, dan gaat de post dus mee met de knop voor alle zekere voorstellen.

Staat er bij Bonnen koppelen een bon of factuur klaar die bij deze betaling past maar nog niet geboekt is, dan is het voorstel nooit zeker (hoogstens 75%). Bij de redenen staat dan welke bon het is, met bon nog niet geboekt in de regel. De bon past als zijn nummer in de omschrijving van de betaling staat, of als het de enige bon met hetzelfde bedrag is van kort voor de betaling. Boek in dat geval eerst de factuur met Factuur boeken.

U kunt dan drie dingen doen:

• Toch een factuur zoeken: staat de factuur wel in de boeken, maar met een ander bedrag, klik dan onder Niet goed? op Factuur zoeken en kies hem.
• De factuur nu boeken: klap de regel uit en klik onder Niet goed? op Factuur boeken. Het venster opent op Nieuwe factuur of bon. Upload de factuur, controleer de gegevens en klik op Boeken en verwerken. Numeria boekt de inkoopfactuur en verwerkt de betaling er meteen tegen. Staat de factuur al bij Bonnen koppelen, kies dan Later afletteren en boek hem daar met Kosten boeken (zie hieronder); dan hoeft u hem niet opnieuw te uploaden.
• Later afletteren: klik op Andere rekening en kies bovenaan Naar … Crediteuren (of Debiteuren), of vink de post aan als dat al het voorstel is, en verwerk hem. De betaling houdt haar eigen documentnummer en komt terug bij Afletteren, als betaling die nog niet is afgeletterd. Onder Verwerkt staat er dan wacht op factuur bij Afletteren; na het afletteren staat daar het nummer van de factuur. Zodra de factuur geboekt is, bijvoorbeeld bij Inkoopfacturen, stelt Afletteren voor de betaling en de factuur tegen elkaar weg te strepen. U kunt de factuur ook daar boeken, met Factuur zoeken → Nieuwe factuur of bon.

Bij een ontvangst werkt het net zo: zoek de verkoopfactuur met Factuur zoeken, of verwerk de ontvangst naar Debiteuren en letter hem later af. Hoort er geen factuur bij, zoals bij bankkosten, kies dan met Andere rekening de kostenrekening.

Afletteren

In een geïmporteerde boekhouding zijn betalingen op Debiteuren en Crediteuren vaak niet gekoppeld aan de factuur die ze betalen. Numeria stelt een factuur voor op het bedrag en op een nummer dat in beide omschrijvingen staat, of op het nummer van de bon die bij de factuur hoort. Een kenmerk uit de auditfile telt ook mee, zoals het factuurnummer of een afletterkenmerk dat uw oude pakket bij de factuur bewaarde (zie Kenmerken uit de auditfile). Dat kan een bon zijn die u al aan de factuur gekoppeld heeft, maar ook een geüploade bon die nog niet gekoppeld is, als hij alleen bij deze factuur past: hetzelfde bedrag, bijna dezelfde datum, en geen andere factuur of bon die net zo goed past. Dit geldt ook bij Te verwerken. Noemt de betaling een factuurnummer dat niet bij de voorgestelde factuur hoort, dan is het voorstel nooit zeker: controleer het dan zelf. Dat geldt ook voor een kenmerk zonder het woord factuurnummer ervoor: noemt de incasso "V112403" en staat bij de factuur "V111690", een kenmerk van dezelfde soort maar een ander, dan hoort de betaling bij een andere factuur. Passen meer facturen even goed, dan kiest u er een uit de lijst.

Verder telt mee:

• Dezelfde periode. Noemen de betaling en de factuur dezelfde maand of hetzelfde kwartaal, zoals juli 2026 of 2e kwartaal, dan telt dat voor. Een andere periode telt tegen.
• Belastingen. Aanslagen van de Belastingdienst, ook motorrijtuigenbelasting, herkent Numeria aan het betalingskenmerk, ook als de betaling maanden na de aanslag valt. Een kenmerk van een andere aanslag telt niet.
• Dezelfde dag. Is de betaling op de dag van de factuur, en heeft geen andere factuur hetzelfde bedrag, dan telt dat voor. Een betaling vóór de factuurdatum telt tegen, maar minder als er ook een nummer overeenkomt.
• Een nummer dat bijna gelijk is, zoals een factuurnummer waarin één cijfer ontbreekt, telt voor, maar minder dan hetzelfde nummer.
• Btw-aangifte in stappen. Sommige pakketten boeken de btw-aangifte in stappen op Crediteuren: per tarief een vereffening met de btw die u betaalt en een met de btw die u terugkrijgt, en een afrekening die ze samenneemt. Krijgt die afrekening in de auditfile één eigen stuknummer, dan blijven de vereffeningen los openstaan en past de betaling bij geen van beide. Numeria telt de vereffeningen van dezelfde dag dan samen op tot het bedrag van de aangifte. Een betaling aan de Belastingdienst met een geldig betalingskenmerk en precies dat bedrag krijgt ze samen als voorstel. Bij het afletteren gaan ze in één keer mee.
• In delen op één dag. Zijn twee of drie betalingen van dezelfde dag samen precies het openstaande bedrag van een factuur, bijvoorbeeld een deel op de rekening en een deel op de G-rekening, dan stelt Numeria die factuur bij elk deel voor, ook zonder nummer. Zo'n voorstel is nooit zeker: controleer het.

Een geïmporteerde factuur heet in de lijst naar haar factuurnummer. Sommige pakketten geven een factuur bij de export een eigen boekingsnummer en zetten het factuurnummer in een ander veld, zoals het afletterkenmerk. Numeria toont dan het factuurnummer, met het nummer uit de import eronder als document, bijvoorbeeld Factuur 1701166665 met document 539.

Nummers die geen document aanwijzen, tellen niet: een (deels verborgen) pasnummer, een terminal-id, een kenteken, een btw-nummer, een postcode of een websitenaam. Een nummer dat in meer betalingen staat die samen meer zijn dan de factuur, telt als zelfde nummer, ook op andere post.

1. Klap een regel uit. Een tabel zet De betaling naast de factuur: Bedrag, Nummer (met waar het staat), Rekening, Datum en de twee Boekingen, met een vinkje bij wat overeenkomt. Daaronder staat wat er na het afletteren open staat, en dat er geen nieuwe boeking komt. Is het voorstel niet goed, klik dan onder Niet goed? op Andere factuur kiezen, of bij een regel zonder voorstel op Factuur kiezen. Bij een betaling op Crediteuren kunt u in dat venster op Nieuwe factuur of bon ook de ontbrekende inkoopfactuur boeken.

Eén betaling voor meer facturen. Vink in het venster Factuur zoeken de facturen aan die bij de betaling horen en klik op Samen kiezen. Onderaan staat wat ze samen open hebben naast de betaling, bijvoorbeeld 2 facturen · samen € 464,64 · gelijk aan de betaling. Ziet u een kleinere factuur niet, klik dan op Meer facturen samen; dan staan ook de facturen erbij waar de hele betaling niet in past. Numeria geeft elke factuur wat er van open staat, in de volgorde waarin u ze aanvinkte. Is de betaling hoger, dan blijft de rest van de betaling open. Is hij lager, dan blijft van de laatste factuur een deel open. Klapt u de regel uit, dan ziet u de verdeling. Elke factuur kunt u daarna los terugdraaien bij Afgeletterd.

1. Vink aan wat klopt en klik op Geselecteerde afletteren, of letter alle zekere voorstellen af met Alle zekere voorstellen afletteren.

Een inkoopfactuur of bon die u in Numeria boekt, bij Inkoopfacturen, Bonnen & uitgaven of met Kosten boeken, staat hier ook, tot hij betaald is. Koppelt u de betaling bij Bank aan de inkoopfactuur, dan is hij hier ook afgeletterd.

Afletteren verandert geen bedragen; het koppelt alleen betaling en factuur. Onder Afgeletterd ziet u per factuur de betalingen en wat nog open staat, met Ongedaan maken.

Een betaling die afwijkt van de factuur

Is er per ongeluk € 52,82 betaald op een factuur van € 50,82, dan doet Numeria daar geen voorstel voor: de bedragen zijn niet gelijk. Klik op Factuur kiezen en zet in het venster Alleen waar dit bedrag nog in past uit; dan ziet u ook facturen met een lager bedrag. Kies de factuur. De regel klapt dan vanzelf open, zodat u bewust kiest wat er met het verschil gebeurt. Er staat De betaling is € 2,00 hoger dan wat er van de factuur open staat, met twee keuzes:

• Tegoed bij de leverancier (bij Debiteuren: Terug te betalen aan de klant): de factuur is daarna betaald, en de € 2,00 blijft apart open op Crediteuren, als document met het nummer van de betaling en -tegoed erachter. Betaalt de leverancier het terug, of verrekent hij het met een volgende factuur, dan letter u die tegen dit tegoed af. Dit staat standaard aan.
• Afboeken op een rekening: kies de rekening, bijvoorbeeld een kostenrekening of een rekening voor betalingsverschillen. Het verschil gaat daarheen, zonder btw.

Is er te weinig betaald, dan blijft de rest van de factuur open, zoals bij een deelbetaling. Met Afboeken op een rekening boekt u die rest af, bijvoorbeeld een kleine korting of bankkosten die de klant inhield.

In beide gevallen maakt Numeria een memoriaalboeking voor het verschil, op de datum van de betaling. De betaling zelf blijft zoals ze is. Onder Afgeletterd staat bij de factuur wat er met het verschil gebeurd is. Ongedaan maken boekt het verschil terug met een tegenboeking. Is het tegoed intussen zelf afgeletterd, maak dat dan eerst ongedaan.

Facturen van vóór het boekjaar. Hebt u een auditfile geïmporteerd, dan zitten de facturen van het jaar ervoor die nog open stonden in de openingsbalans: als één bedrag op Debiteuren of Crediteuren, zonder hun nummers. Numeria zet dat bedrag in de lijst als Beginbalans 2025 (met het jaar van de openingsbalans). Een betaling van zo'n factuur, bijvoorbeeld Factuur:20241201 in februari, letter u daartegen af. Wat nog niet betaald is, blijft op de beginbalans open staan, tot alle facturen van dat jaar binnen zijn.

Een ontvangst van een factuur die u buiten Numeria verstuurde. Staat de factuur niet in de boeken, maar hebt u de PDF wel, klik dan bij de ontvangst op Factuur boeken. Zie Een factuur die buiten Numeria is verstuurd. Na het boeken is de ontvangst meteen afgeletterd.

Een betaling zonder factuur. Hoort er bij een betaling geen factuur, zoals een terugbetaling of kosten die in het vorige pakket verkeerd stonden, klik dan op Boeking maken. Die link staat in de regel naast Factuur kiezen, onder Niet goed? als Geen factuur: boeking maken, en in het zoekvenster als er niets gevonden wordt. Het venster is al ingevuld met de Datum en de Omschrijving van de betaling. Kies de Rekening waar het bedrag thuishoort en eventueel de Btw. Daaronder ziet u de regels van de boeking: het bedrag op Debiteuren of Crediteuren met het nummer van de betaling, en de tegenrekening. Met Boeken en afletteren maakt Numeria de boeking, en is de betaling meteen afgeletterd. Staan er facturen open zonder betaling, dan kunnen die gewoon nog niet betaald zijn. Is een factuur privé, contant of met een creditcard betaald, open hem dan bij de openstaande posten van Crediteuren of Debiteuren (de links staan in de uitleg bovenaan Afletteren) en kies Betaald zonder bank; zie Debiteuren, crediteuren en afletteren. Waarom afletteren ertoe doet, leest u in Debiteuren, crediteuren en afletteren.

Help me uitzoeken

Krijgt een betaling geen voorstel en weet u niet waarom, klik dan op Help me uitzoeken. Die link staat in de regel naast Boeking maken, en onder Niet goed?. Numeria zoekt dan in uw eigen boeken uit wat er aan de hand is; daar komt geen externe dienst aan te pas. U ziet per bevinding wat er mis is en wat u kunt doen:

• Van de factuur staat minder open dan de betaling. Er staat al een andere betaling tegen de factuur. Noemt die betaling een andere factuur waar precies dat bedrag openstaat, dan stelt Numeria voor hem daarheen te verplaatsen, met een knop als MEMO-2026-0347 naar EM26-448668 verplaatsen. Daarna past de betaling weer bij haar eigen factuur. Verplaatsen is terug te draaien onder Afgeletterd.
• De factuur past precies, maar ligt buiten de 90 dagen waarbinnen Numeria zoekt, of is gedateerd na de betaling. Met Deze factuur kiezen kiest u hem.
• De betaling is een deel van een factuur waarvan meer openstaat. Een deelbetaling stelt Numeria alleen voor als het factuurnummer in de betaling staat; met Deze factuur kiezen kiest u hem zelf.
• Een betaling aan de Belastingdienst. Staat in de betaling een betalingskenmerk, dan zoekt Numeria de open aangifte of aanslag uit de 120 dagen ervoor, ook als het bedrag niet klopt. U ziet het verschil en wat het kan zijn: stond het bedrag van de betaling in de aangifte (zie Mijn Belastingdienst), dan ontbreekt het verschil in de boekhouding en boekt u het op de btw-rekening; stond het bedrag van de post erin, dan hebt u te veel betaald en laat u het verschil open staan als tegoed. Met Deze factuur kiezen kiest u de post; de regel klapt open en daar kiest u wat er met het verschil gebeurt.
• De factuur is al betaald. Is de betaling dubbel of een terugbetaling, boek hem dan met Boeking maken.
• De factuur staat op de andere rekening (Debiteuren in plaats van Crediteuren, of andersom). Afletteren koppelt alleen binnen één rekening; laat de boeking corrigeren door uw boekhouder.
• De bon staat klaar, maar is nog niet geboekt, of staat er twee keer. Met de knop gaat u naar Bonnen & uitgaven.
• Nummers van de partij. Een klant-, pas- of contractnummer dat op meerdere facturen staat, zegt van wie de betaling is, niet welke factuur. Numeria gebruikt zo'n nummer niet om te koppelen.
• Het nummer staat nergens in uw boeken, of er is niets gevonden. Dan staan er stappen bij die u zelf kunt nemen, zoals de factuur boeken met Nieuwe factuur of bon.

Bonnen koppelen

Hier staan de bonnen en facturen die u bij het importeren heeft geüpload, zodra u in de wizard op Importeren hebt geklikt. Numeria leest elk document en stelt er een boeking bij voor; hoe dat werkt, staat hieronder bij Hoe Numeria een bon aan een boeking koppelt. Zolang documenten nog worden gelezen, ziet u hoeveel er klaar zijn. Zijn ze allemaal gelezen, dan ziet u bovenaan elke pagina een melding met het tijdstip, zoals Alle bonnen zijn gelezen: 325 documenten staan klaar om aan hun boeking te koppelen; de aantallen zijn die van dat moment. De melding verdwijnt zodra u Bonnen koppelen opent, of als u op het kruisje klikt.

1. Klap een regel uit. Links staat de bon, met Gegevens aanpassen en Verwijderen. Klik op de bon, of op het kleine plaatje in de regel, om hem groot te bekijken. Een tabel zet Op de bon naast In de boeking: Bedrag, Nummer (met waar het staat, zoals Auth. code; staat het nummer van de bon niet in de boeking, dan ziet u daar het factuurnummer van de boeking uit de import), Datum, Naam en de Boeking, met een vinkje bij wat overeenkomt. Daaronder staat de volledige omschrijving van de boeking.
2. Heeft Numeria iets verkeerd of niet gelezen, bijvoorbeeld een datum die op de foto slecht leesbaar is? Klik onder de bon op Gegevens aanpassen. Pas Datum, Tijd, Bedrag, Valuta, Btw, Naam of Nummer aan en klik op Aanpassen. Numeria zoekt daarna opnieuw de boeking die erbij past. In de vergelijking staat door u aangepast bij wat u heeft veranderd; dat blijft staan als het document opnieuw wordt gelezen. Ook een document dat niet te lezen was, kunt u zo invullen.
3. Klik onder Niet goed? op Andere boeking kiezen, of bij een regel zonder voorstel op Boeking kiezen, als het voorstel niet klopt. Zoek op omschrijving, boekstuknummer of bedrag; een bedrag tussen twee grenzen gaat ook (10 - 12), en ongeveer een bedrag met een golfje: ~9,64 vindt bedragen tot 10% ervan af (minstens € 1), het dichtstbijzijnde bovenaan. U ziet daar alleen boekingen waar een bon bij hoort: kosten, omzet en facturen. Een betaling naar Te verwerken of Crediteuren staat er niet bij, want daar zijn de kosten nog niet geboekt.
4. Vink aan wat klopt en klik op Geselecteerde koppelen, of op Alle zekere voorstellen koppelen.

Hoe Numeria een bon aan een boeking koppelt

Numeria zoekt bij elk document een boeking op nummers: in de bestandsnaam, op het document, in de omschrijvingen en in de kenmerken uit de auditfile. Daarnaast kijkt het naar het bedrag, de datum en de leverancier. Een voorstel is alleen zeker als er in beide een nummer staat.

• Tijdstip. Het tijdstip op een kassabon telt ook als nummer, als de pinbetaling hetzelfde tijdstip heeft. Dat tijdstip ziet u in de vergelijking bij Datum (met de kaart betaald om 11:56), niet bij Nummer.
• Datum. Een betaling op dezelfde dag, of in dezelfde maand, telt voor; een datum van meer dan anderhalve maand ernaast telt tegen.
• Verkeerd gelezen nummer. Is een nummer op de bon op één cijfer na gelijk aan een nummer in de boeking, dan is het waarschijnlijk verkeerd gelezen (een 8 voor een 9). Dat telt mee, maar maakt een voorstel nooit zeker; in de vergelijking staan beide nummers naast elkaar. Een verschil in de laatste cijfers telt niet: zo verschillen de facturen van een reeks.
• Andere munt. Een bon in een andere munt, zoals ponden, rekent Numeria om naar euro's met de koers van de ECB op de datum van de bon. Dat vergelijkt het met de boeking of met een regel ervan (de kosten naast de btw), met ruimte voor koersopslag en kosten.

Een voorstel onder 30% toont Numeria niet. Onder de voorgestelde boeking staan het nummer waarop het voorstel rust, het boekstuknummer en het bedrag van de boeking (001A16 · MEMO-2025-0011 · € 5,20). Is er geen nummer dat in beide staat, dan ziet u op die plek het factuurnummer van de boeking (factuur): uit de import, of zoals de omschrijving het noemt (factuur mei 901631800479).

Sommige pakketten zetten het factuurnummer in een ander veld van de auditfile, zoals het afletterkenmerk. Is het veld voor het factuurnummer leeg en lijkt zo'n ander nummer op een factuurnummer, dan toont Numeria dat met een vraagteken (factuur?): waarschijnlijk het factuurnummer, maar niet zeker. Wijs het aan en u ziet uit welk veld het komt.

Koppelen of kosten boeken

Een bon hoort bij een boeking waarin de kosten (of de omzet) staan. Er zijn twee manieren, en welke past hangt af van wat er al geboekt is:

• Koppelen: de kosten zijn al geboekt, bijvoorbeeld een pinbetaling die meteen op een kostenpost staat. De bon is dan het bewijs bij die boeking. Dat is wat Numeria voorstelt als het een passende boeking vindt.
• Kosten boeken: de kosten staan nog nergens. Numeria boekt de bon of factuur als inkoopfactuur: de kosten en de btw, met het bedrag op Crediteuren. Zo staan de kosten en de btw in de periode van de factuurdatum. Zie Debiteuren, crediteuren en afletteren.

Boek de kosten van een bon niet als ze al geboekt zijn: dan staan ze er twee keer.

Kosten boeken staat:

• in de regel, bij een bon zonder voorstel (naast Boeking kiezen);
• onder Niet goed? in het uitgeklapte deel, ook als Numeria een boeking voorstelt;
• in het venster van Boeking kiezen, als de boeking er niet bij staat.

Er opent een breed venster met de bon links en het formulier rechts. Het formulier is al ingevuld met wat van de bon is gelezen: leverancier, datum, nummer en bedrag. Zo controleert u elk veld naast de bon:

• Klikt u in een veld, dan zoomt de bon in op de plek waar Numeria die waarde las. Weet Numeria niet waar een waarde staat, of klikt u buiten het veld, dan ziet u weer de hele bon.
• Met − en + boven de bon zoomt u uit en in, met de pijl draait u hem een kwartslag. Sleep de bon om hem te verschuiven. Klik op de bon om hem groot te bekijken. Een PDF van meer pagina's bladert u door met de pijltjes naast het paginanummer.
• Rechts boven een veld staat waar de waarde vandaan komt: van de bon of uit de bank. Past u het veld aan, dan verdwijnt die herkomst.
• Wijkt een ingevulde waarde af van wat op de bon staat, dan staat eronder Op de bon: met die waarde en Overnemen. Met Overnemen zet Numeria de waarde van de bon in het veld.

De velden:

• Leverancier: de leverancier die op de bon staat, als Numeria die al kent. Staat er geen bekende leverancier op, dan kiest Numeria de partij die de bank noemt bij de betaling.
• Datum en Nummer: heeft de bon geen nummer, zoals een kassabon, laat Nummer dan leeg. Numeria noemt hem dan Bon met de datum, bijvoorbeeld Bon 18-09-2026, en Bon 18-09-2026 (2) voor een tweede bon van die dag.
• Kostenrekening: Numeria stelt die voor op grond van eerder geboekte bonnen of eerdere boekingen van die leverancier. Onder het veld staat waarop het voorstel steunt. Een andere kiest u door te typen: bovenaan staat wat u eerder bij deze leverancier koos. Zie Een rekening kiezen.
• Bedrag en Btw: bij Bedragen invoeren kiest u of u het bedrag incl. btw of excl. btw invult. Numeria zet het vooraf op incl. btw, zoals het totaal op de bon staat (zoals op de bon); schakelt u om, dan rekent Numeria het bedrag om. Onder de btw staan beide bedragen. De Btw en het btw-bedrag ernaast neemt Numeria over van de bon: het bedrag dat erop staat, of het percentage dat past bij het bedrag zonder btw op de bon. Eronder staat het bedrag Excl. btw. Vindt Numeria geen btw op de bon, dan staat Btw op Geen btw, met een melding; staat er wel btw op, kies dan zelf het percentage. Wijkt het btw-bedrag op de bon een cent af van wat het percentage geeft (een afrondingsverschil van de leverancier), vul dan het bedrag van de bon in naast het percentage. Kiest u een ander percentage, dan rekent Numeria het btw-bedrag opnieuw uit. Staat er assurantiebelasting op, zoals op een verzekeringsnota, dan staat de btw op Geen btw: een verzekering is vrijgesteld van btw en assurantiebelasting is geen btw. Zie Voorbelasting.
• Omschrijving: de tekst op de boekingsregel. Numeria vult de naam van de leverancier in; u kunt hem aanpassen.

Onderaan het formulier staat met welke betaling de kosten worden afgeletterd, of dat er nog geen betaling is. Klik daarna op Kosten boeken. Zonder betaling blijft het bedrag open op Crediteuren tot de betaling binnen is; Afletteren stelt dan voor die twee weg te strepen. Numeria koppelt de bon meteen aan de nieuwe boeking. Hebt u gezien dat Numeria iets verkeerd las, dan kunt u de gegevens van de bon ook later aanpassen, onder de bon (zie hierboven).

Is er al een betaling naar Crediteuren zonder factuur, bijvoorbeeld omdat u die bij Te verwerken heeft gekozen om later af te letteren, en past de bon daarbij (hetzelfde bedrag, betaald rond de datum van de bon)? Dan staat er in de regel Betaling zonder bon of factuur met die betaling eronder. Met Kosten boeken boekt Numeria de kosten en streept ze meteen weg tegen die betaling. Onderaan het venster staat dan Betaald met de betaling van (of de pinbetaling van, met het tijdstip) en het nummer van die boeking.

Is het document een aanslag van de Belastingdienst, dan staat er Aanslag … zonder boeking met Als aanslag boeken. Numeria herkent de belasting aan de omschrijving van de betaling of aan het aanslagnummer (een V voor vennootschapsbelasting, een H voor inkomstenbelasting). Een aanslag heeft geen btw; die staat dan al op Geen btw. Bij Rekening kunt u behalve een kostenrekening ook een schuld aan de Belastingdienst kiezen. De knop heet dan Aanslag boeken. Numeria stelt de rekening voor waar eerdere boekingen van dezelfde belasting op staan. Gaat de aanslag over een jaar dat al is afgesloten met een schuld op de balans, kies dan die schuld.

Documenten die waarschijnlijk geen bon zijn, zoals logo's, iconen en algemene voorwaarden, zet Numeria onderaan. Heeft zo'n document toch een voorstel, omdat het nummer in de bestandsnaam in een boeking staat, dan is dat voorstel nooit zeker. Met bekijken ziet u ze als tegels; vink uit wat toch een bon is en klik op Geselecteerde verwijderen. Koppelen verandert niets aan de boekingen. Onder Gekoppeld maakt u een koppeling ongedaan met Ontkoppelen. Hebt u met een document per ongeluk of dubbel Kosten boeken gedaan, bijvoorbeeld omdat dezelfde kosten al uit de import in de boeken stonden, klik dan bij dat document op Verwijderen. Numeria verwijdert het document samen met de inkoopfactuur die ermee is geboekt en de boeking ervan. Dat kan zolang er niets is betaald of afgeletterd; zie Per ongeluk of dubbel geboekt.

Vaste activa

Een auditfile neemt uw bezittingen mee als bedragen op hun rekening, bijvoorbeeld 1520 Vervoermiddelen, maar niet als activa die Numeria afschrijft. Op dit tabblad staat per rekening het Saldo, wat er al Vastgelegd is en wat Niet vastgelegd is.

Klik op Vastleggen. De pagina Vaste activa opent met de rekening en de naam al ingevuld. Vul de aankoop in en wat er in uw vorige boekhouding al op was afgeschreven; zie Een activum dat al op de balans staat. Staan er meer bezittingen op één rekening, leg ze dan elk apart vast. Is alles vastgelegd, dan verdwijnt het tabblad.

Als het niet lukt

Kan Numeria de voorstellen nu niet berekenen, probeer het dan later opnieuw. Bij Bonnen koppelen werken voorstellen op de bestandsnaam dan wel. U kunt ook altijd zelf een rekening, factuur of boeking kiezen.