Een e-factuur is een factuur als gestructureerd bestand in plaats van een PDF. De boekhouding van de ontvanger kan hem lezen zonder over te typen. Numeria gebruikt het formaat UBL 2.1 volgens Peppol BIS 3.0, de Europese standaard. Peppol is het netwerk waarover u zulke facturen rechtstreeks van boekhouding naar boekhouding stuurt.
E-facturen en Peppol horen bij elk pakket. Per pakket zit er een aantal Peppol-documenten per maand in; zie Abonnement, pakketten en modules.
E-factuur bij een verkoopfactuur
U hoeft niets te doen om e-facturen te versturen. Verstuurt u een factuur per e-mail, dan stuurt Numeria de e-factuur als XML-bestand mee naast de PDF, als de factuur compleet genoeg is. Is hij dat niet, dan krijgt de klant alleen de PDF.
Wilt u het bestand zelf hebben, bijvoorbeeld om het te uploaden in het portaal van een klant:
- Open de factuur bij Facturen.
- Klik op UBL.
- Numeria controleert eerst of de factuur compleet is. Zo ja, dan downloadt u het XML-bestand. Zo nee, dan ziet u Nog niet klaar voor een e-factuur met wat er ontbreekt.
Wat vaak ontbreekt:
- De klant heeft geen Peppol-id, Nederlands KvK-nummer of btw-nummer. Vul dat in bij de relatie; zie Relaties en opvolging.
- Bij btw verlegd of een intracommunautaire levering staat het btw-nummer van de klant er niet bij.
- Een regel heeft een btw-tarief dat niet past bij de btw-soort, zoals 0% bij het standaardtarief.
Een e-factuur van een leverancier inlezen
Krijgt u een e-factuur als XML-bestand, bijvoorbeeld als bijlage bij een e-mail, dan leest u die in als bon:
- Ga naar Inkoop → Bonnen & uitgaven.
- Upload het XML-bestand zoals u een bon uploadt.
- Numeria leest de gegevens rechtstreeks uit het bestand, zonder de tekst van een scan te hoeven herkennen: leverancier, factuurnummer, datums, regels en btw. Bij het nakijken staat E-factuur (UBL) waar anders de afbeelding van de bon staat.
- Bestaat de leverancier nog niet, dan maakt Numeria hem aan. Controleer de voorgestelde kostenrekening en boek de factuur zoals elke bon. Zie Bonnen en kosten boeken.
Numeria leest alleen e-facturen in euro's, en geen creditnota's. Die boekt u als gewone bon of inkoopfactuur.
Peppol
Via Peppol gaat een factuur rechtstreeks naar de boekhouding van uw klant, en komen inkoopfacturen van leveranciers vanzelf bij u binnen. Numeria doet dat via de Peppol-partner Recommand. U bent op Peppol bereikbaar op uw KvK-nummer.
Peppol staat bij Instellingen → Facturatie, tabblad Algemeen, onder het kopje E-facturen via Peppol. Ziet u dat kopje niet, dan is Peppol voor uw bedrijf nog niet beschikbaar. Alleen de eigenaar van het bedrijf kan zich aanmelden.
Aanmelden
- Controleer bij Instellingen → Bedrijfsgegevens of de bedrijfsnaam, het adres, de postcode, de plaats en het KvK-nummer zijn ingevuld. Zonder die gegevens lukt aanmelden niet.
- Ga naar Instellingen → Facturatie, tabblad Algemeen, en klik bij Peppol op Aanmelden voor Peppol.
- Bevestig uw identiteit bij Recommand: klik op Identiteit bevestigen en volg de stappen.
- Klik daarna in Numeria op Ik heb bevestigd.
Bent u aangemeld, dan staat er Aangemeld, bereikbaar op met uw Peppol-adres, en hoeveel facturen u deze maand heeft verstuurd en ontvangen.
Een factuur versturen via Peppol
- Boek de factuur. Een concept kunt u niet via Peppol versturen.
- Open de factuur. Onder het kopje Peppol ziet u of de klant via Peppol bereikbaar is.
- Is de klant bereikbaar, klik dan op Versturen via Peppol.
Daarna ziet u de status: eerst dat Numeria wacht op bevestiging van aflevering, daarna Via Peppol afgeleverd bij de klant. Mislukt de aflevering, dan krijgt u een melding en kunt u het opnieuw proberen of de factuur per e-mail versturen.
Is de klant niet bereikbaar via Peppol, verstuur de factuur dan per e-mail. Numeria zoekt de klant op aan de hand van het KvK- of btw-nummer. Heeft de klant een ander Peppol-adres, vul dan bij de relatie het Peppol-schema (bijvoorbeeld 0190) en het Peppol-id in.
Er geldt een maximum aantal facturen dat u per maand via Peppol kunt versturen. Zit u daaraan, dan meldt Numeria dat; per e-mail versturen kan altijd.
Facturen ontvangen via Peppol
Stuurt een leverancier u een factuur via Peppol, dan komt die vanzelf binnen bij Bonnen & uitgaven, klaar om na te kijken, net als een e-factuur die u zelf uploadt.
Wat Numeria niet doet
- Offertes, herinneringen en inkooporders gaan niet via Peppol.
- Numeria verstuurt een factuur niet automatisch via Peppol; u kiest zelf per factuur.