Een factuur maken en versturen

Een factuur maakt u in drie stappen: opstellen, boeken en versturen. Pas als u boekt, staat de factuur in uw boekhouding en telt hij mee in de btw-aangifte.

Opstellen

1. Ga naar Verkoop → Facturen en klik op Nieuwe factuur, klik bovenaan het menu op + Nieuw en kies Factuur, of klik op het overzicht op Nieuwe factuur.
2. Kies de Klant. Staat die er niet bij, maak hem dan eerst aan bij Relaties → + Relatie toevoegen. De Betaaltermijn (dagen) volgt de betaaltermijn van de klant, of de standaard uit Instellingen → Facturatie. De termijn gaat in als u de factuur verstuurt: dan staat de vervaldatum vast.
3. Is de factuur voor een bepaalde periode, vul dan bij Periode de begin- en einddatum in, of klik op Vorige maand of Vorig kwartaal. De periode staat dan in de kop van de factuur. Dit is niet verplicht.
4. Vul per regel Omschrijving, Aantal en Prijs in, en kies het btw-tarief. Met Regel toevoegen maakt u een nieuwe regel. Boven de regels kiest u bij Bedragen invoeren of u de prijzen excl. btw of incl. btw invult; Numeria onthoudt uw keuze voor de volgende keer. Bij incl. btw rekent Numeria de prijs zonder btw uit, tot op de cent. De btw rekent Numeria daarna over de prijs zonder btw, zoals ook in de e-factuur. Daardoor kan het totaal een cent afwijken van de prijzen die u met btw invulde; bij een groot aantal, zoals 154,5 uur, kan dat meer zijn. Numeria zegt dat dan onder het totaal, met de bedragen. Vulde u de prijs zonder btw in, dan komt die melding niet: de prijs met btw is dan alleen een weergave.
5. Vul eventueel Notities in; die komen onderaan de factuur.
6. Klik op Boeken. Numeria geeft de factuur een nummer, zet hem in de boekhouding en opent hem, zodat u hem kunt versturen. Wilt u eerst nog iets nakijken, klik dan op Naar het concept.

Rechts ziet u de factuur zoals de klant hem krijgt. Dat voorbeeld past zich aan terwijl u typt.

Terwijl u typt, bewaart Numeria het concept vanzelf; rechtsboven staat Concept met de tijd van het laatste bewaren. Lukt bewaren even niet, dan staat er Niet bewaard · Opnieuw.

Rechts ziet u onder Numeria controleert of alle verplichte factuurvelden zijn ingevuld en of de klant een e-mailadres heeft.

Kenmerken van de klant op de factuur

Hebt u bij de klant kenmerken vastgelegd, zoals een contractnummer of inkoopnummer, dan staan die onder Op de factuur al klaar. Ze komen in de kop van de factuur, onder de factuurdatum; T.a.v. komt bij het adres. Past u hier een waarde aan, dan geldt dat alleen voor deze factuur. De kenmerken zelf legt u vast bij de klant; zie Relaties.

Invulwoorden in een regel

In de omschrijving van een regel kunt u invulwoorden gebruiken. Numeria vult ze in op de factuur. Klik op { } naast de regel om er een te kiezen. Onder de regel staat meteen wat het wordt, bijvoorbeeld wordt: Onderhoud website september 2026.

Een invulwoord in hoofdletters wordt ook in hoofdletters ingevuld. Een omschrijving mag over meer regels lopen.

Hebt u geen Periode ingevuld, dan gaan {maand}, {kwartaal}, {jaar} en {periode} over de maand van de factuurdatum. Een kenmerk zonder waarde wordt niets. Een invulwoord dat Numeria niet kent, blijft staan zoals u het typte.

Korting

In de kolom Korting zet u een percentage per regel. Met Korting op alle regels geeft u alle regels in één keer hetzelfde percentage; vul 0 in om de korting weg te halen. Op de factuur staat de korting onder de prijs van de regel.

Btw kiezen

Bij Margeregeling vult u de Inkoopprijs in en kiest u de soort goederen; de btw zit dan in de prijs en staat niet op de factuur. Welke keuze wanneer klopt, leest u in Btw verlegd en buitenland, Margeregeling en Kleineondernemersregeling.

Meer mogelijkheden

• Valuta: factureer in een andere munt. Numeria gebruikt de ECB-koers van de factuurdatum, of de koers die u zelf invult, en boekt in euro. Zie Vreemde valuta.
• Uw referentie: het inkoopnummer of kenmerk van de klant.
• Uit vorige factuur: neem de regels over van een eerdere factuur aan deze klant.
• Uren overnemen: zet geschreven uren op de factuur (module Uren, projecten & ritten). Numeria toont per project de uren die nog open staan, van de Periode van de factuur of anders alle open uren. Ze komen op de factuur zoals u bij de klant hebt ingesteld onder Uren op de factuur; zie Uren, projecten en ritten. Haalt u zo'n regel weg voordat u boekt, dan staan die uren weer open.
• Betalen op: de rekeningen waarop de klant betaalt, met een vinkje per rekening. Numeria vinkt aan wat bij de klant staat, en anders de standaardrekeningen. Kiest u meer dan één rekening, dan kunt u bij Verdeling het bedrag verdelen: Geen, Bedrag of %, bijvoorbeeld een deel op een G-rekening. De laatste rekening krijgt de rest. Op de factuur staat dan onder de betaalinstructie één regel per rekening, met het bedrag als u verdeelt. Uw rekeningnummers beheert u bij Instellingen → Bedrijfsgegevens, onder Rekeningnummers.
• Automatisch incasseren: verschijnt als de klant een machtiging heeft; zie Incasso.

Boeken en versturen

Rechtsboven op een factuur staat steeds één hoofdknop, die past bij de status. Daarnaast staat PDF, en de rest onder Meer. Onder de naam van de klant ziet u de status en wat er nu gebeurt, bijvoorbeeld Geboekt 28 sep · vervalt 30 dagen na verzending.

1. Open de factuur vanuit Facturen.
2. Heeft de klant een e-mailadres, klik dan op Boeken en versturen: Numeria boekt de factuur en mailt hem meteen. Wilt u hem eerst alleen boeken, klik dan op Alleen boeken; zonder e-mailadres heet de knop Boeken. Na het boeken heeft de factuur de status Nog versturen: geboekt, nog niet verstuurd. De boeking staat rechts onder Boeking.
3. Klik op Versturen. Numeria mailt de factuur als PDF naar het e-mailadres van de klant, met de e-factuur (UBL) erbij als die compleet is. Hebt u online betalen gekoppeld, dan staat er een betaalknop in de mail; zie Online betalen.

Per status:

Bij het versturen staat de vervaldatum vast: de dag van versturen plus de betaaltermijn. Die datum staat ook op de PDF die de klant krijgt. Zolang een factuur niet verstuurd is, kan hij nooit te laat zijn en kunt u er geen herinnering voor sturen.

Verstuurt u de factuur zelf, bijvoorbeeld de PDF per e-mail of per post, klik dan op Als verstuurd markeren. De termijn gaat dan vandaag in, net als bij Versturen. Een PDF die u downloadt voordat de factuur verstuurd is, toont de vervaldatum die de factuur krijgt als u hem vandaag verstuurt.

Meer facturen tegelijk versturen

Staan er geboekte facturen die nog niet verstuurd zijn, dan staat op het Overzicht bij Vraagt aandacht bovenaan Facturen nog niet verstuurd. Klik op Versturen…. U ziet de facturen onder elkaar met een vinkje, de klant en het e-mailadres. Een klant zonder e-mailadres staat uit, met de link toevoegen naar de relatie. Klik op … versturen: elke klant krijgt een eigen e-mail met de standaardtekst. Gaat een factuur per post, vink dan alleen die aan en klik op Als verstuurd markeren. Na afloop staat per factuur verstuurd, of waarom het niet lukte.

Rechts staat boven de geschiedenis of de factuur Betaald, Deels betaald of Open is, met een balk: het bedrag van de factuur, elke betaling eraf (met een link naar de boeking) en wat er nog openstaat. Staat er nog iets open, dan staan eronder Betaling toevoegen (voor een contante betaling), Restant afschrijven als de factuur te laat is, en de herinnering die u kunt sturen.

Rechts onder Geschiedenis staat alles wat er met de factuur gebeurde, het nieuwste bovenaan: opgesteld en geboekt (met wie), verstuurd en naar welk adres, herinneringen, en elke betaling met het bedrag en hoe die binnenkwam, bijvoorbeeld bank · Zakelijke rekening. Bovenaan staat met een open stip wat er nog moet gebeuren, zoals Versturen of de vervaldatum. Heeft de klant geen e-mailadres, dan staat daar een link om het toe te voegen. Opnieuw versturen kan na 24 uur, met Meer → Opnieuw versturen. Met PDF downloadt u de factuur zelf; met Meer → E-factuur (UBL) de e-factuur. Via Peppol versturen staat in E-facturen en Peppol.

Een factuur die buiten Numeria is verstuurd

Hebt u een factuur in een ander programma gemaakt en zelf verstuurd, dan boekt u hem vanuit de PDF. Numeria verstuurt dan niets. U begint op drie manieren:

• Klik op + Nieuw en kies Factuur van buiten Numeria, of klik op Facturen op de knop Factuur van buiten Numeria.
• Sleep de PDF op de lijst Facturen.
• Bij Afletteren, bij een ontvangst op Debiteuren zonder factuur: klik op Factuur boeken. Na het boeken is die ontvangst meteen met de factuur afgeletterd.

Er opent een breed venster met de factuur links en het formulier rechts, ingevuld met wat Numeria van de PDF las:

1. Relatie: kent Numeria de klant al, dan staat die er. Zo niet, dan staat er Nieuwe relatie met het adres van de factuur; met Gegevens bekijken past u naam en adres aan, met Bestaande relatie kiezen kiest u toch een relatie uit de lijst. Een nieuwe relatie maakt Numeria aan als u boekt. Wilt u geen relatie, kies dan Zonder relatie: de factuur staat dan zonder klant in de boeken, en wie het was staat op de PDF. Herinneringen versturen kan dan niet.
2. Factuurnummer, Factuurdatum en Vervaldatum: de factuur houdt het nummer van de PDF, niet een nummer uit uw eigen reeks. Past het nummer niet in uw reeks, of staat het al bij een andere relatie, dan meldt Numeria dat; u kunt hem toch boeken. Hetzelfde nummer twee keer bij dezelfde relatie kan niet, ook niet als de factuur alleen als boeking op Debiteuren staat, bijvoorbeeld uit een import. Staat de factuur al in de boeken, dan ziet u na het lezen Deze factuur staat al in Numeria, met de PDF naast wat er al geboekt is en Bestaande openen. Hetzelfde geldt voor dezelfde PDF die u eerder boekte. Lijkt hij op een geboekte factuur (zelfde klant, datum en bedrag, ander nummer), dan staat dat boven het formulier; boeken kan dan wel. Zie ook Staat de bon er al?.
3. De regels: per regel de Omschrijving, de Omzetrekening (zie Een rekening kiezen), de Btw en het bedrag. Boven de regels kiest u bij Bedragen invoeren of de bedragen excl. btw of incl. btw zijn; Numeria kiest vooraf wat op de factuur staat (zoals op de factuur), anders uw laatste keuze. Bij incl. btw haalt Numeria de btw uit het bedrag, zodat het totaal precies het ingevulde bedrag blijft. De btw rekent Numeria per tarief over alle regels samen; een afrondingscent komt op de laatste regel van dat tarief. Schakelt u om, dan rekent Numeria de ingevulde bedragen om. Met + Regel voegt u er een toe. Onder de regels staan de totalen, en of het totaal gelijk is aan dat op de factuur.

Klik in een veld, zoals Factuurnummer, het bedrag of de btw van de eerste regel, en de PDF zoomt in op de plek waar Numeria het las. Klikt u buiten het veld, dan ziet u weer de hele PDF. Klik daarna op Factuur boeken. De factuur staat dan op Verstuurd en open bij Debiteuren; de PDF is het boekstuk. Daarna werkt hij als elke andere factuur, met herinneringen en afletteren. Opnieuw versturen vanuit Numeria kan niet: stuur de PDF zelf als dat nodig is.

Een factuur van vóór de beginbalans van uw import boekt Numeria niet. Stond die factuur toen nog open, dan zit hij al in de beginbalans; zou u hem opnieuw boeken, dan staat hij er twee keer in. Letter de ontvangst dan bij Import afronden → Afletteren af tegen de beginbalans.

De status van een factuur

In de lijst Facturen staat bovenaan de levensloop van een factuur, met per stap het aantal en het bedrag. Klik op een stap om alleen die facturen te zien; met Alle tonen ziet u weer alles.

• Concept: nog niet geboekt. De actie in de lijst is Afmaken.
• Nog versturen: geboekt, nog niet verstuurd. De kolom Vervalt toont de termijn, bijvoorbeeld "30 dagen na verzending". De actie is Versturen.
• Verstuurd: verstuurd en binnen de termijn.
• Te laat: verstuurd en de termijn is voorbij, met het aantal dagen. De actie is Herinneren.
• Betaald: helemaal afgeletterd, met de datum.

Is een factuur deels betaald, dan staat er bij de status Deels betaald, met het bedrag dat nog open is. Rechtsboven staat Openstaand: nog versturen, verstuurd en te laat samen.

Betaald

Een betaling op de bank lettert u af op de bankpagina; zie Bank koppelen en afletteren. Betaalde de klant contant, klik dan op Betaling handmatig vastleggen en vul het bedrag in. Dat boekt Kas tegen Debiteuren.

Een creditnota

Klopt een geboekte factuur niet, dan maakt u een creditnota. Een geboekte factuur zelf wijzigen of verwijderen kan niet.

1. Open de factuur en kies Meer → Creditnota maken.
2. Kies bij Crediteren voor Hele factuur of Een deel. Bij Een deel vinkt u de regels aan die u crediteert, en past u per regel het Aantal aan (onder de omschrijving staat hoeveel er gefactureerd is). Voor een korting achteraf verlaagt u de Prijs. Meer dan er gefactureerd is, kan niet.
3. Schrijf bij Reden waarom u crediteert, bijvoorbeeld Twee uur dubbel gerekend. De reden komt op de creditnota. Pas zo nodig de Datum aan.
4. Rechts ziet u de creditnota zoals de klant hem krijgt. Onder Daarna staat wat er met het geld gebeurt: bij een open factuur hoeveel er dan nog openstaat; bij een betaalde factuur hoeveel de klant terugkrijgt. Dat bedrag blijft als tegoed van de klant open op Debiteuren. U verrekent het met de volgende factuur bij Afletteren, of u betaalt het terug en koppelt die betaling bij Bank aan de creditnota.
5. Klik op Boeken om de creditnota meteen te boeken, of op Concept bewaren om hem later af te maken. Daarna verstuurt u hem op de creditnota met Versturen.

De creditnota staat bij de factuur onder Creditnota's. Moet er daarna een verbeterde factuur komen, maak dan een nieuwe factuur en haal de regels op met Uit vorige factuur; die kunt u dan nog aanpassen. Dupliceren op de factuur maakt ook een nieuw concept met dezelfde klant en regels, met de datum van vandaag; dat past u aan met Bewerken.