Het grootboek en handmatig boeken

Onder Boekhouding, op het tabblad Journaalposten, staat alles wat er in uw boekhouding is geboekt. De meeste journaalposten maakt Numeria zelf: bij een verkoopfactuur, een inkoopfactuur of bon, een bankbetaling of een afschrijving. Zelf boekt u hier contante verkopen en uitgaven, verplaatst u een bedrag van de ene omzet- of kostenrekening naar een andere, en verwerkt u met een correctieboeking wat uw accountant op de balans corrigeert. Wat debet, credit en een journaalpost zijn, leest u in Dubbel boekhouden.

De eigenaar en de boekhouder kunnen het grootboek openen en er boeken.

De tabbladen

Onder Boekhouding staan de tabbladen in één rij:

Journaalposten zoeken en bekijken

Het tabblad Journaalposten toont per boeking de Datum, het Boekstuk, het Dagboek (Verkoop, Inkoop, Bank of Memoriaal), de Omschrijving, de Status en het Bedrag. In de omschrijving is het factuurnummer een link naar de factuur. Staat er Nog versturen naast het boekstuknummer, dan is de verkoopfactuur geboekt maar nog niet naar de klant gestuurd.

De Status zegt of de factuur achter de boeking betaald is, met een stip ervoor:

• Open (een lege stip): er is nog niets van betaald.
• Deels open (een halve stip): er is een deel betaald; erachter staat hoeveel nog open is.
• Afgeletterd (een volle stip): helemaal betaald.

Bij een boeking zonder factuur, zoals een bankboeking of een memoriaal, blijft de kolom leeg. Bij een geïmporteerde boeking op Debiteuren of Crediteuren telt wat er op dat documentnummer is afgeletterd.

1. Kies bovenaan wat u zoekt: Dagboek, Periode (een van de laatste vier kwartalen), Rekening, Bedrag vanaf, Status of een woord bij Zoeken (boekstuknummer of omschrijving).
2. Klik op Filteren. Met Filters wissen ziet u weer alles.
3. Klik op een regel om de debet- en creditregels eronder uit te klappen.
4. Klik op het boekstuknummer om de journaalpost te openen.

Onder de filters ziet u hoeveel posten er in de selectie staan en hoeveel daarvan open, en tot wanneer de boeken zijn afgesloten (Afgesloten t/m met de datum). Klik daarop om naar Afsluiten te gaan. Wilt u alleen de handmatige boekingen zien, kies dan bij Dagboek voor Memoriaal.

Op de pagina van een journaalpost staan de regels met rekeningnummer, rekening, omschrijving (als een regel er een heeft), btw, debet en credit, met daaronder de totalen en Post sluit: debet is gelijk aan credit. Klik op een rekening om alle boekingen op die rekening te zien.

• Onder de omschrijving staat of de post Sluit, en waar hij vandaan komt, bijvoorbeeld Memoriaal · 31-03-2026 · handmatig geboekt 28-09 door Demo Gebruiker. Rechts bij Hoort bij staat de factuur, de bank, de import uit een auditfile, de jaarafsluiting of de tegenboeking waar hij bij hoort, met een link. Bij een handmatige boeking staat er Niets: een losse memoriaalpost.
• Onder de regels staat de Bijlage: de bon, het gekoppelde document of de pdf van de factuur. Klik erop om hem te bekijken. Staat er Geen bijlage, sleep dan een kassabon of overzicht in het vak, of klik op Bestand kiezen; Numeria bewaart hem bij de post. Een betaling of ontvangst van een factuur, dus alleen tussen de bank en Crediteuren of Debiteuren, heeft geen eigen bewijsstuk nodig: dat hoort bij de factuur. Daar staat dan Geen bewijsstuk nodig, met een link naar de boeking van de factuur zodra de betaling is afgeletterd, en anders naar Afletteren.
• Heeft een regel een documentnummer, zoals een factuur of betaling op Debiteuren of Crediteuren, dan staat onder de omschrijving Document met dat nummer. Klik erop: eronder ziet u alle boekingen met dat nummer op die rekening (de factuur, de betaling, een correctie), elk met een link naar de journaalpost, en wat er nog open staat. Zo ziet u het verband met de andere boekingen.
• Raakt de post Debiteuren of Crediteuren, dan staat rechts bij Aflettering hoeveel van de factuur betaald is en wat nog open staat. Telt mee in noemt de btw-aangifte (met de rubriek als die bekend is) en de winst-en-verliesrekening waar de boeking in meetelt. Geschiedenis zegt wanneer hij geboekt is, wanneer er een bijlage bij kwam, wat er is gewijzigd (door wie en wanneer) en of hij is tegengeboekt, het nieuwste bovenaan. Daaronder staat of de periode open is.

Een journaalpost corrigeren: wijzigen of tegenboeken

Klik rechtsboven op Corrigeren en kies:

• Wijzigen opent de journaalpost in hetzelfde scherm als Nieuwe journaalpost, om de datum, de omschrijving, de reden of de regels aan te passen. Klik daarna op Wijziging boeken. Het nummer blijft hetzelfde, ook als u de datum naar een ander jaar zet. Numeria bewaart wat er stond: onder Geschiedenis staat Gewijzigd met wat er veranderde, bijvoorbeeld Datum: 05-10-2026 → 31-12-2025, en door wie. Die wijzigingen staan ook in Instellingen → Activiteit en in de export van al uw gegevens.
• Tegenboeken maakt een memoriaalboeking op dezelfde datum met dezelfde regels omgekeerd. De twee posten verwijzen naar elkaar, dus later blijft te zien wat er is gebeurd.
• Tegenboeken en opnieuw boeken boekt hem terug en opent daarna een nieuwe journaalpost met dezelfde regels, om aan te passen en opnieuw te boeken. Raakt de post een balansrekening, dan opent hij als correctieboeking. Dit kan niet als de post de bank, Debiteuren, Crediteuren of een rekening raakt die Numeria zelf boekt.

Wijzigen kan bij een journaalpost die u zelf hebt gemaakt (een memoriaal- of correctieboeking), zolang de periode en het boekjaar open zijn. Het kan niet bij een post die bij een factuur, de bank of een import hoort, bij een post die al is tegengeboekt of zelf een tegenboeking is, als er een regel van is afgeletterd, en als de btw van de post in een btw-aangifte zit die al is ingediend. Waarom het niet kan, staat bij Wijzigen in het menu; gebruik dan Tegenboeken.

Hebt u een post per ongeluk tegengeboekt, open dan de tegenpost en kies bij Corrigeren voor Tegenboeking terugdraaien. Numeria maakt een nieuwe post die de oorspronkelijke weer terugzet zoals hij was. Dat werkt ook als de oorspronkelijke post op de bank staat, die u zelf niet opnieuw mag boeken.

Wilt u alleen het verschil corrigeren, maak dan een nieuwe journaalpost; zie hieronder Zelf boeken: Nieuwe journaalpost.

Hoort de journaalpost bij een factuur, dan corrigeert u de factuur met een creditnota; zie Een factuur maken en versturen. Hoort hij bij de bank, dan maakt u de boeking ongedaan op de bankpagina. Ligt de datum in een afgesloten periode, dan heropent u eerst die periode. In al die gevallen staat Corrigeren uit, met de reden eronder bij Wijzigen.

Zelf boeken: Nieuwe journaalpost

Een handmatige journaalpost is in Numeria bedoeld voor contante boekingen (geld dat in of uit de kas gaat, tegen een omzet- of kostenrekening) en voor een herindeling tussen omzet- en kostenrekeningen. Bijvoorbeeld parkeergeld op straat dat u contant betaalde: daar zit geen btw in.

1. Klik op het tabblad Journaalposten op Nieuwe journaalpost.
2. Vul de Datum en een Omschrijving in. Die omschrijving geldt voor alle regels: onder elke regel staat hij klein en grijs, met ↳ ervoor.
3. Kies per regel een Rekening (zie Een rekening kiezen) en vul Debet of Credit in. Met + Regel toevoegen maakt u meer regels, met het kruisje haalt u er een weg. Wilt u voor één regel een andere omschrijving, klik dan onder die regel op ✎ eigen en typ de tekst. Met Terug naar algemeen geldt de omschrijving van de post weer. Past u de omschrijving bovenaan later aan, dan veranderen alle regels zonder eigen tekst mee.
4. Controleer onderaan de totalen van debet en credit.
5. Klik op Journaalpost boeken.

Gebruikt u kostenplaatsen, dan kiest u onder de omschrijving van een regel ook de kostenplaats.

Op de pagina van een rekening staat bij een regel met een eigen omschrijving die tekst, met de omschrijving van de post klein eronder. Zonder eigen tekst staat alleen de omschrijving van de post.

Een contante verkoop van € 121,00 met 21% btw boekt u zo niet: de btw-rekeningen zijn hier niet te kiezen. Maak daarvoor een verkoopfactuur en kies daar Meer → Contant betaald.

Wat Numeria hier toestaat

• Alleen de kasrekening en rekeningen van het type Omzet en Kosten staan in de keuzelijst. Welke rekening de kas is, stelt u in bij Standaardrekeningen (zie hieronder).
• Het totaal van debet moet gelijk zijn aan het totaal van credit, en groter dan nul.
• Een rekening met subrekeningen kiest u niet: u boekt op de subrekening zelf.
• Een gesloten rekening staat niet in de lijst.

Klopt iets niet, dan kunt u niet opslaan. U ziet dan Debet en credit moeten gelijk zijn voordat u kunt opslaan.

Een bedrag naar een andere rekening verplaatsen

Staat een kostenpost op de verkeerde kostenrekening, dan verplaatst u hem met een journaalpost zonder kas: de juiste rekening in Debet, de verkeerde in Credit, met hetzelfde bedrag. Zo'n herindeling kan tussen alle omzet- en kostenrekeningen. De btw verandert er niet door.

Is een banktransactie op de verkeerde factuur of rekening geboekt, maak de boeking dan ongedaan op de pagina Bank; zie Bank koppelen en afletteren.

Correctieboeking: een balansrekening corrigeren

Soms moet een balansrekening anders dan hij staat. Uw accountant stelt bijvoorbeeld de jaarrekening op en corrigeert daarin de schuld aan de Belastingdienst, de nog te betalen kosten of de rekening-courant met de directeur. Of na een overstap blijkt een bedrag in de beginbalans niet te kloppen. Zo'n correctie boekt u met een correctieboeking.

1. Klik op het tabblad Journaalposten op Nieuwe journaalpost.
2. Zet Correctieboeking aan. De titel wordt Nieuwe correctieboeking.
3. Schrijf bij Waarom deze correctie waarom de boeking nodig is, bijvoorbeeld Jaarrekening 2025 van de accountant, post vennootschapsbelasting. Dit veld is verplicht.
4. Vul Datum en Omschrijving in en kies de regels zoals bij een gewone journaalpost. Een correctie op een boekjaar dateert u in dat boekjaar, meestal op de laatste dag.
5. Klik op Correctieboeking boeken.

In een correctieboeking kiest u, naast de kas en de omzet- en kostenrekeningen, ook balansrekeningen: belastingschulden en -vorderingen (ook btw), nog te betalen en nog te ontvangen posten, de rekening-courant met de directeur, effecten, vaste activa en eigen vermogen.

In de lijst met journaalposten staat zo'n post als Correctie. Op de journaalpost zelf staat Correctieboeking, met eronder Waarom: en uw toelichting. Ook in Instellingen → Activiteit staat de toelichting erbij. Tegenboeken kan zoals bij elke journaalpost; de tegenpost is dan ook een correctie.

Waarom bank, Debiteuren en Crediteuren niet kunnen

Een gewone journaalpost raakt alleen de kas en omzet- en kostenrekeningen. Een correctieboeking mag ook op balansrekeningen, maar nooit op deze drie:

• een bankrekening die aan de bank is gekoppeld, want het saldo hoort te kloppen met de transacties van de bank;
• Debiteuren en Crediteuren, want het saldo hoort de optelling te zijn van de openstaande facturen;
• rekeningen die Numeria zelf boekt, zoals de openingsbalans, de rekening van de betaalprovider en de rekeningen met nog te verwerken posten.

Zo blijft elke euro op die rekeningen terug te voeren op een factuur of een bankmutatie, en blijven de openstaande posten en de bank kloppen.

Zoekt u bij Rekening een rekening die in deze journaalpost niet kan, dan zegt Numeria waarom: bij een balansrekening dat u Correctieboeking moet aanzetten, bij de bank, Debiteuren of Crediteuren dat die via de bank of een factuur gaan.

Gaat het om btw of om de bank, gebruik dan de plek die daarvoor is:

• een uitgave: Bonnen en kosten boeken;
• een betaling: Bank koppelen en afletteren;
• iets wat u voor jaren koopt: Vaste activa en afschrijvingen in Numeria.

Een boeking corrigeren

Een journaalpost verwijdert u niet; zo blijft altijd te zien wat er is geboekt. Een journaalpost die u zelf hebt gemaakt, wijzigt u zolang de periode open is; Numeria bewaart dan wat er stond. Hoe dat gaat en wanneer u tegenboekt, staat hierboven bij Een journaalpost corrigeren: wijzigen of tegenboeken.

Een rekening kiezen

Overal waar u bij het boeken een rekening kiest, zoals bij een inkoopfactuur, een bon, een journaalpost of een bankbetaling, is het veld een zoekveld:

• Klik in het veld. De lijst opent meteen. Bovenaan staat Eerder bij met de naam van de leverancier: de rekeningen die u eerder voor die leverancier gebruikte, met de datum van de laatste keer. Daaronder staat Meest gebruikt (de vijf rekeningen met de meeste boekingen in het afgelopen jaar), en daarna alle rekeningen per groep uit het rekeningschema, zoals Vervoersmiddelen of Algemene kosten.
• Typ een deel van het nummer of de naam, ook midden in een woord: park vindt Parkeren, 415 vindt de rekeningen die met 415 beginnen. Wat overeenkomt is onderstreept. Wat u eerder bij de leverancier koos, staat ook dan bovenaan.
• Kies met de pijltjes en Enter, of klik op een rekening. Hebt u iets getypt, dan neemt Tab de bovenste (of de gemarkeerde) rekening over en gaat u door naar het volgende veld. Esc sluit de lijst zonder iets te veranderen.
• Bij een bedrag mag u een punt of een komma typen: een punt wordt een komma. Een bedrag heeft hooguit twee cijfers achter de komma. Staat er 0,00 in het veld, dan is het leeg zodra u erin klikt, zodat u meteen het bedrag typt.

Er staan alleen rekeningen in waarop u daar kunt boeken: bij een kostenrekening alleen kostenrekeningen, en nooit een optelrekening of een gesloten rekening.

Het rekeningschema

Op het tabblad Rekeningen ziet u alle rekeningen, met subrekeningen ingesprongen onder hun bovenliggende rekening. Klik op een rekening voor alle boekingen erop. Bovenaan staan Beginsaldo, Debet in boekjaar, Credit in boekjaar en Saldo vandaag. Een omzet- of kostenrekening begint elk boekjaar op nul: wat erop stond, hoort bij het resultaat van het jaar ervoor. Een balansrekening, zoals de bank, loopt door met het saldo van eind vorig jaar. Gesloten rekeningen zijn verborgen; met Gesloten rekeningen tonen ziet u ze toch.

Op een hoofdrekening, een rekening met subrekeningen eronder, boekt u niet: die telt zijn subrekeningen op. Staan er toch boekingen op de hoofdrekening zelf, bijvoorbeeld uit een import, dan staat dat bovenaan de pagina van die rekening. Kies per boeking de subrekening waar hij hoort en klik op Verplaatsen. Numeria maakt dan een correctieboeking op de datum van de boeking, die hem van de hoofdrekening haalt en op de subrekening zet. Verplaatst u hem verkeerd, draai die correctieboeking dan terug; de boeking staat dan weer op de hoofdrekening.

Rekeningen beheert u bij Instellingen → Rekeningschema, of via de knop Rekeningschema beheren.

Een rekening toevoegen of wijzigen

1. Klik op Nieuwe rekening, of op de + naast een rekening voor een subrekening eronder.
2. Vul Code, Type en Naam in, en kies eventueel een Bovenliggende rekening.
3. Bij het type Eigen vermogen kiest u het Onderdeel van eigen vermogen; bij Kosten kunt u Gemengde kosten aanvinken.
4. Klik op Toevoegen, of bij een bestaande rekening op Wijzigen.

Met Bewerken past u een rekening later aan. Daar staat ook het vinkje Gesloten: u kunt er dan niet meer op boeken, maar de historie blijft bewaard. Met Heropenen zet u hem weer open.

Een paar dingen kunnen niet:

• Het type van een rekening met boekingen wijzigen. Maak dan een nieuwe rekening.
• Een rekening met boekingen verwijderen. Sluit hem in plaats daarvan.
• Een rekening verwijderen die als standaardrekening is ingesteld. Kies eerst een andere.
• Twee actieve rekeningen met dezelfde code.
• Een rekening met technisch erbij wijzigen: die gebruikt Numeria zelf.

Een verwijderde rekening staat in de Prullenbak. Daar kunt u hem Herstellen of Definitief verwijderen.

Standaardrekeningen

De Standaardrekeningen hebben een eigen tabblad bij Instellingen, naast Rekeningschema. Daarmee weet Numeria welke rekening het gebruikt voor debiteuren, crediteuren, btw, liquide middelen, de kas en meer, bij het boeken van facturen en betalingen, op het overzicht en in de rapporten. Kies per rol een rekening en klik op Standaardrekeningen opslaan. Daar stelt u ook de btw-rekeningen per rubriek van de aangifte in, en bij een BV of NV de rekeningen voor de vennootschapsbelasting: Vennootschapsbelasting te betalen en Vennootschapsbelasting (last over het resultaat). Ontbreekt er een, kies dan + Rekening aanmaken… in de keuzelijst. Alleen de eigenaar kan dit wijzigen.

Welke rekeningen er zijn en waar ze voor dienen, leest u in Grootboek en rekeningschema.

Proef- en saldibalans

Dit tabblad zet het saldo van elke rekening op de kant waar het van nature staat: activa en kosten debet, passiva, eigen vermogen en omzet credit. De balansrekeningen tonen het saldo van vandaag, de omzet- en kostenrekeningen het lopende boekjaar tot nu. Bovenaan staan de totalen van debet en credit.

Een periode afsluiten

Hebt u bijvoorbeeld een kwartaal afgerond en de btw-aangifte gedaan, dan kunt u die periode dichtzetten. Zo boekt niemand er per ongeluk nog iets in.

1. Ga onder Boekhouding naar het tabblad Afsluiten. Bovenaan staat Periode afsluiten.
2. Klik in het datumveld Afsluiten tot en met en kies in de kalender de laatste dag die dicht moet. U kunt de datum ook typen, bijvoorbeeld 30-9-2026.
3. Klik op Afsluiten t/m met die datum erachter.

Er staat dan Afgesloten t/m met de datum. Niets met een datum tot en met die dag kan nog worden geboekt: geen factuur, bon, bankboeking of journaalpost. U ziet dan de melding dat de periode is afgesloten.

Moet er toch nog iets in, kies dan een eerdere datum en klik op Heropenen na die datum. Numeria vraagt eerst of u dat zeker weet. Afschrijvingen van vaste activa die in een afgesloten periode vallen, boekt Numeria in de eerste open maand.

Wilt u de periodeafsluiting helemaal weghalen, klik dan op Opheffen. Numeria vraagt eerst of u dat zeker weet. Daarna staat er Nog geen periode afgesloten en kan er weer op elke datum worden geboekt.

Een boekjaar dat u met de jaarafsluiting hebt afgesloten, gaat niet meer open: de datum kan niet vóór het eind van dat jaar komen te liggen. Daarom kunt u de periodeafsluiting ook niet opheffen zodra er een jaar is afgesloten. Numeria zegt dan tot welke datum de boeken dicht moeten blijven.

De auditfile

De auditfile (XAF) van een boekjaar, voor uw accountant of de Belastingdienst, downloadt u niet hier maar op één vaste plek: Import & export onderaan het menu, tabblad Exporteren. Ook een boekhouder kan hem daar downloaden. Hoe dat gaat, leest u in Uw gegevens meenemen of de administratie opheffen.