Uw bedrijf instellen

Bij Instellingen legt u vast wie uw bedrijf is en hoe Numeria voor u werkt. U vindt Instellingen onderaan het menu. Links staan de tabbladen, in vijf groepen: Bedrijf, Boekhouding, Koppelingen, Beheer en Persoonlijk. Sommige tabbladen ziet alleen de eigenaar. Gegevens importeren en exporteren doet u niet hier, maar bij Import & export: een eigen plek in het menu, direct boven Instellingen. Zie Importeren uit een ander pakket en Uw gegevens meenemen of de administratie opheffen.

Op de tabbladen Bedrijfsgegevens, Facturatie, Btw en belasting en Automatisch boeken bewaart Numeria een wijziging vanzelf, zodra u een veld verlaat of even stopt met typen. Er is geen knop om te bewaren. Rechtsboven staat Bewaren… zolang het bezig is en daarna Alles bewaard met de tijd; bij het veld staat even Bewaard. Lukt het niet, bijvoorbeeld zonder internet, dan staat er Niet bewaard · Opnieuw en krijgt het veld een rode rand. Wat u typte blijft staan, en Numeria probeert het opnieuw zodra de verbinding terug is. Gaat u weg terwijl er iets niet bewaard is, dan vraagt Numeria eerst of u dat zeker weet.

Bedrijfsgegevens

Deze gegevens staan op iedere factuur en in elke aangifte. Ga naar Instellingen → Bedrijfsgegevens. De pagina heeft vier blokken: Bedrijf, Adres en contact, Logo en Rekeningnummers. Vul in:

• Bedrijfsnaam. Terwijl u typt, stelt Numeria bedrijven uit het handelsregister voor. Kiest u er een, dan worden de naam en het KvK-nummer ingevuld.
• KvK-nummer: 8 cijfers, van het uittreksel van de Kamer van Koophandel.
• Btw-nummer: zoals NL123456782B01. Numeria controleert het controlecijfer.
• IBAN: de rekening waarop klanten betalen, zolang u nog geen Rekeningnummers hebt (zie hieronder).
• Adres.
• Rechtsvorm: bijvoorbeeld Eenmanszaak, VOF, BV of Stichting.
• Omzetbelastingnummer: het nummer waaronder u btw-aangifte doet. Laat u het leeg, dan gebruikt Numeria uw btw-nummer zonder NL. Bij een eenmanszaak is dat niet goed; neem dan het nummer van de brieven van de Belastingdienst.
• Boekjaar: standaard januari tot en met december. Loopt uw boekjaar anders, klik dan op wijzigen en kies de maand waarin het begint.
• Verlengd eerste boekjaar: alleen bij een BV of NV. Laat u het eerste boekjaar doorlopen tot het einde van het jaar erna, zet dit dan aan en kies het jaar, bijvoorbeeld 1 januari 2025 t/m 31 december 2026. Numeria ziet die twee jaren dan als één boekjaar: bij Afsluiten, in de rapporten en bij Boekjaar linksonder (2025/2026). Dit kan alleen voor het eerste boekjaar, dus zolang er geen boekingen van daarvoor zijn, en niet meer als dat jaar is afgesloten. Meer staat in Jaarafsluiting en resultaatbestemming.

Klopt de vorm van het KvK-nummer of btw-nummer, dan staat er ✓ klopt naast. Numeria controleert alleen de vorm, niet of het nummer echt bestaat.

In het blok Logo klikt u op Bestand kiezen (of Vervangen als er al een logo is) en kies een PNG, JPG of SVG van minimaal 400 pixels breed en hoogstens 2 MB. Het logo wordt meteen opgeslagen en komt op de factuur-PDF.

Rekeningnummers

Onderaan Bedrijfsgegevens staat het blok Rekeningnummers. Elk rekeningnummer staat op twee regels: de Naam met daaronder de bank (die leest Numeria uit het IBAN), en het IBAN met daaronder de grootboekrekening. Via de link Bankkoppelingen gaat u naar de koppeling met uw bank.

• Staat het IBAN van uw bedrijf nog niet in de lijst, dan staat het bovenaan het blok, met de melding dat het aan geen grootboekrekening hangt. Kies de grootboekrekening (Numeria stelt uw betaalrekening voor, zoals 1000 Rekening Courant) en klik op Toevoegen aan de lijst. Het komt dan als eerste in de lijst, standaard op facturen, en is meteen de bankrekening in uw boekhouding.
• Klik op + Rekeningnummer om er een toe te voegen, bijvoorbeeld een G-rekening. Vul de naam en het IBAN in en kies bij Grootboekrekening een bestaande rekening, of laat Nieuwe grootboekrekening staan; dan maakt Numeria er een aan naast die van uw bank. In de lijst staan alleen rekeningen voor geld, zoals bank, spaarrekening en kas; Debiteuren of btw-rekeningen niet. Een rekening met subrekeningen staat er ook niet tussen, want daar boekt u niet direct op. Een subrekening voor nog te verwerken posten uit Import afronden (zoals 1000-T) telt daarbij niet mee.
• Vink standaard aan bij de rekeningen die op elke nieuwe factuur moeten staan. Per klant (bij Betalen op) en per factuur kunt u andere kiezen.
• Sleep een rij om de volgorde op de factuur te wijzigen. De eerste standaardrekening is het IBAN van uw bedrijf; daarop staan ook incasso's en e-facturen.
• Hangt een IBAN aan de verkeerde grootboekrekening, klik dan op de grootboekrekening onder het IBAN en kies de goede. Hoort die rekening al bij een ander rekeningnummer, dan staat er omwisselen met en de naam van dat nummer: Numeria wisselt de twee dan om. De boekingen blijven op hun grootboekrekening staan; alleen het IBAN dat erbij hoort verandert. Bij een rekeningnummer met banktransacties of een bankkoppeling kan dat niet meer, omdat die al op de huidige grootboekrekening geboekt zijn.
• Een rekening met boekingen of een bankkoppeling kan niet weg.

Facturatie

Instellingen → Facturatie heeft vier tabbladen: Algemeen, Opmaak, Teksten en Betalen. Ook hier bewaart Numeria elke wijziging vanzelf; rechtsboven staat of alles bewaard is.

Algemeen

Onder Bij elke nieuwe factuur:

• Betaaltermijn: het aantal dagen tot de vervaldatum van een nieuwe factuur. Per klant kunt u een andere termijn instellen bij de relatie.
• Antwoorden naar: hier komen reacties van klanten op facturen, herinneringen en offertes binnen.

Onder Afzender op de factuur kiest u bij Adres tussen Uit Bedrijfsgegevens en Ander adres, bijvoorbeeld een postbus. Bij Uit Bedrijfsgegevens ziet u eronder wat er nu op de factuur komt. Bij Rekeningnummers ziet u de standaardrekeningen; met Rekeningnummers beheren gaat u naar de lijst bij Bedrijfsgegevens.

Kunt u Peppol gebruiken, dan staat hier ook E-facturen via Peppol; zie E-facturen en Peppol.

Opmaak

Hoe uw facturen en offertes eruitzien. Rechts ziet u een Voorbeeld met uw eigen gegevens. Elke wijziging ziet u daar meteen, nog voordat u hem bewaart.

Teksten

De teksten op de factuur:

• Titel: bijvoorbeeld Factuur of Rekening. Een creditnota en een offerte houden hun eigen titel.
• Boven de regels: een tekst boven de factuurregels, bijvoorbeeld Zoals afgesproken factureren wij hierbij de werkzaamheden van {maand}. Niet verplicht.
• Betaalinstructie: de tekst over het betalen. Laat u het veld leeg, dan staat er geen betaalinstructie op de factuur. Met Standaardtekst zet u de oorspronkelijke tekst terug. Wordt een factuur per incasso geïnd, dan staat hier de aankondiging van de incasso.
• Voettekst: tekst onderaan de factuur, bijvoorbeeld uw algemene voorwaarden.

In de teksten kunt u invulwoorden gebruiken: {bedrag}, {vervaldatum}, {iban}, {factuurnummer}, {klant} en {maand}. Ook de andere woorden voor de periode ({kwartaal}, {jaar}, {periode}) en de kenmerken van de klant, zoals {contractnummer}, werken hier. Numeria vult ze per factuur in. In het voorbeeld rechts is de tekst gemarkeerd waarin u typt.

Betalen

Hoe uw klanten betalen. Elke manier is een blok met rechtsboven of hij aan staat:

• Overmaken staat altijd aan: klanten betalen op uw rekeningnummer, met de betaalinstructie uit Teksten.
• Online betalen: een betaalknop in de factuurmail en de herinneringen, via uw eigen Mollie-account. Zie Online betalen met Mollie.
• Automatische incasso: facturen incasseren bij klanten die u machtigen. Zie Automatische incasso.

Btw en belasting

Op Instellingen → Btw en belasting kiest u onder Aangifte doen hoe vaak u btw-aangifte doet:

• Per maand: bijvoorbeeld bij een hoge btw-afdracht, of op eigen verzoek.
• Per kwartaal: zoals de meeste bedrijven.
• Per jaar: alleen met toestemming van de Belastingdienst, bij weinig af te dragen btw.

De btw-aangifte, de deadlines, de btw in de vooruitblik en de jaarafsluiting volgen deze keuze. Hoe u de aangifte doet, leest u in De btw-aangifte doen.

De btw-tarieven (0%, 9% en 21%) liggen vast; die stelt u niet in. Uw btw-nummer en omzetbelastingnummer vult u in bij Bedrijfsgegevens.

Onderdelen

Numeria begint met de basis van het boekhouden: facturen, inkoopfacturen, bonnen, bank, relaties en de boekhouding. Op Instellingen → Onderdelen zet u aan wat u daarnaast gebruikt, zodat uw menu kort blijft. Dit tabblad ziet alleen de eigenaar.

Links staat wat In gebruik is, rechts wat u kunt Toevoegen. Bovenaan ziet u uw pakket en wat u per maand (of per jaar) betaalt.

1. Ga naar Instellingen → Onderdelen.
2. Klik onder In uw abonnement op Aanzetten bij wat u wilt gebruiken: Offertes, Declaraties, Artikelen en voorraad, Vaste activa, Loonjournaalpost, en met hun module ook Ritten en Budget en kostenplaatsen. Dat kost niets extra.
3. Het onderdeel staat direct in het menu, als tabblad onder zijn plek: Offertes en Artikelen onder Verkoop, Declaraties onder Inkoop, Ritten onder Uren, en Vaste activa, Lonen en Budget onder Boekhouding. Bij In gebruik staat waar u het vindt.

Met Uitzetten haalt u een onderdeel weer uit het menu. Staan er al gegevens in, dan kan dat niet: dan ziet u waarom, bijvoorbeeld 4 offertes.

Onder Los toe te voegen staan de betaalde modules, elk met zijn prijs. Met Toevoegen ziet u eerst wat het kost voor de rest van de lopende periode; met Bevestigen staat de module direct aan. Een module die u los betaalt, zet u bij In gebruik uit met Uitzetten; hij werkt dan tot het eind van de lopende periode. Tijdens de proefperiode probeert u modules gratis.

Onderaan staat altijd wat Numeria Compleet kost, met alle modules, en het verschil met wat u nu betaalt. Komt u met een module dicht bij de prijs van Compleet, of erboven, dan stelt Numeria eerst voor over te stappen: met Overstappen op Compleet, of toch alleen die module met Alleen … toevoegen. Meer over pakketten en modules leest u in Abonnement, pakketten en modules.

Offertes en declaraties maakt u, als ze aan staan, ook met + Nieuw bovenaan het menu.

Weergave

Bij Persoonlijk → Weergave kiest u hoe Numeria er voor u uitziet. Uw keuze geldt alleen voor uzelf, en op elk apparaat waarop u inlogt.

• Thema: Dag of Nacht. Nacht is een donkere achtergrond met lichte letters. U wisselt ook met het ronde icoontje linksonder in het menu, naast de naam van uw bedrijf: een maan overdag, een zon 's nachts.
• Lettertype: Klassiek of Werk. Klassiek is een sierlijke letter op een warme achtergrond. Werk is een strakke letter waarin alle cijfers even breed zijn, zodat kolommen met bedragen netjes uitlijnen, op een iets koelere achtergrond.

Klik op een van de twee voorbeelden om hem te kiezen. Onder het voorbeeld dat u gebruikt, staat in gebruik. Thema en lettertype staan los van elkaar, dus Werk en Nacht samen kan ook.

De andere tabbladen

Voor deze tabbladen is er een eigen artikel:

• Gebruikers: collega's en uw accountant uitnodigen en hun rol kiezen. Zie Medewerkers, rollen en uw accountant.
• Abonnement: uw pakket, modules en facturen van Numeria. Zie Abonnement, pakketten en modules.
• Rekeningschema: uw grootboekrekeningen toevoegen, wijzigen en sluiten. Zie Het grootboek en handmatig boeken.
• Standaardrekeningen: welke rekening Numeria gebruikt voor debiteuren, crediteuren, btw, liquide middelen en meer, en de btw-rekeningen per rubriek. Zie Het grootboek en handmatig boeken.
• Automatisch boeken: hoeveel Numeria zelf doorboekt, en de vaste regels. Zie Automatisch boeken: regels en zekerheid.
• Bankkoppelingen: uw bankrekeningen koppelen. Rekeningen die u alleen met afschriften bijhoudt, staan hier onder Rekeningen zonder koppeling. Zie Bank koppelen en afletteren.
• Webshops: uw webshop koppelen. Zie Webshop koppelen.
• API: sleutels voor koppelingen met andere software. Zie API en koppelingen.
• Activiteit: wie gevoelige wijzigingen heeft gedaan, nieuwste eerst. Alleen de eigenaar ziet dit logboek.
• Account opzeggen: het bedrijf verwijderen. Uw gegevens downloadt u eerst bij Import & export. Zie Uw gegevens meenemen of de administratie opheffen.