Alle rapporten staan op één pagina: klik in het menu op Boekhouding en kies het tabblad Rapporten. Daar kiest u bovenaan het rapport: W&V, Balans, Kasstroom, Debiteuren of Inzicht. De cijfers komen rechtstreeks uit het grootboek, dus wat u vandaag boekt, staat er meteen in. Wat de rapporten betekenen en waarom winst iets anders is dan geld op de bank, leest u in Winst- en verliesrekening, balans en kasstroom lezen.
Winst en verlies (W&V)
Het tabblad W&V opent als eerste. U ziet van boven naar beneden:
- Omzet, met de omzetrekeningen eronder.
- Inkoopwaarde omzet: wat de verkochte artikelen u zelf kostten.
- Brutomarge: omzet min inkoopwaarde.
- Bedrijfskosten, met de kostenrekeningen eronder.
- Resultaat voor belasting: wat er overblijft.
- Bij een BV of NV met geboekte vennootschapsbelasting daaronder de rekening voor de vennootschapsbelasting en Resultaat na belasting; zie Vennootschapsbelasting in de boekhouding.
Heeft een rekening subrekeningen, dan staat er een pijltje voor. Klik erop om ze open of dicht te klappen, of klik bovenaan op Alles uitklappen.
Bij de W&V staat bovenaan ook de knop Gemengde kosten. Die opent het hulpoverzicht voor representatie en andere beperkt aftrekbare kosten; zie Gemengde kosten in Numeria.
Welke periode
Standaard toont de W&V het lopende boekjaar, van de eerste dag tot en met vandaag. Boven de titel staat welke dagen dat zijn.
Een andere periode kiest u op het overzicht. Klik daar op het blok Omzet, Kosten of Resultaat, of op een maand in de maandgrafiek. De W&V opent dan over precies die periode, bijvoorbeeld een kwartaal of één maand. Boven de tabel staat over welke periode het gaat. Met Hele boekjaar tonen gaat u terug naar het hele lopende boekjaar. Hoe u op het overzicht een periode kiest, leest u in Het overzicht aanpassen.
Op deze pagina zelf kiest u geen eerder boekjaar. De balans en de winst-en-verliesrekening van een afgesloten jaar krijgt u als PDF bij de jaarafsluiting; zie Het boekjaar afsluiten.
Vergelijken met vorig jaar
Bij de W&V staat de vergelijking standaard aan. Naast elk bedrag ziet u dan hetzelfde bedrag een jaar eerder, en in de kolom Verschil de verandering in procenten. Numeria vergelijkt met dezelfde dagen vorig jaar: loopt het boekjaar tot vandaag, dan vergelijkt het met vorig jaar tot en met dezelfde dag. Zo vergelijkt u geen half jaar met een heel jaar.
Met de knop Vergelijk (met het vorige jaar erachter) zet u de vergelijking uit of weer aan.
Op het tabblad Balans werkt de knop Vergelijk op dezelfde manier: de balans van vandaag wordt vergeleken met de balans op dezelfde datum een jaar eerder. Op de knop staat die datum. Zie hieronder bij Balans.
Balans
Het tabblad Balans toont de stand per vandaag. Links staan de Activa: wat u bezit en tegoed heeft. Rechts de Passiva: uw schulden en het eigen vermogen. De rekeningen staan in groepen, zoals Liquide middelen, Debiteuren, Crediteuren en Schulden.
Per rekening ziet u drie bedragen:
| Kolom | Wat het is |
|---|---|
| Beginsaldo | de stand aan het begin van het boekjaar |
| Eindsaldo | de stand vandaag |
| Mutatie | hoeveel het sindsdien is veranderd |
Een beginbalans telt mee als beginsaldo, niet als mutatie. Dat geldt voor de beginbalans van een bankrekening en de openingsbalans uit een auditfile, ook als die op de eerste dag van het boekjaar staan.
Zet u het blok Balans op uw Overzicht (het staat er niet meer standaard op), dan volgt het de periode bovenaan: het eindsaldo is de stand aan het eind van die periode (vandaag als die nog loopt), en de mutatie is wat er in die periode veranderde. Wijst u Eigen vermogen aan, dan ziet u dat het bezittingen min schulden is.
Klik bovenaan op Vergelijk (met de datum van een jaar geleden erachter) om er een vierde kolom bij te zetten: de stand op dezelfde datum een jaar eerder. Dat is dezelfde keuze als bij de W&V, die ook met dezelfde dagen vorig jaar vergelijkt. Per groep, per rekening en bij de totalen ziet u dan het saldo van toen. Nog een keer klikken zet de kolom weer uit.
Bovenaan ziet u dat activa en passiva op hetzelfde bedrag sluiten, en hoeveel het balanstotaal in het boekjaar groeide of kromp. Onder de passiva noemt Grootste beweging welke rekening het meest veranderde.
Het Eigen vermogen (berekend) is uw bezittingen min uw schulden. Het resultaat van het lopende jaar zit daar al in, onder Onverdeeld resultaat. Dat wordt pas echt verdeeld bij de jaarafsluiting.
Doorklikken naar de boekingen
Wilt u weten waar een bedrag vandaan komt, klik dan op de naam van de rekening in de W&V of de balans. U komt op de pagina van die rekening, met het saldoverloop en de mutaties: per regel de datum, het boekstuk, de relatie en de omschrijving. Klik op een regel om de journaalpost zelf te openen; meer over het grootboek staat in Het grootboek en handmatig boeken.
Kasstroom
Het tabblad Kasstroom laat zien wat er per maand van het boekjaar op uw bank- en kasrekeningen binnenkwam (Bij) en afging (Af), en het verschil (Netto). Bovenaan staat het totaal van het jaar.
Een overboeking tussen uw eigen rekeningen telt niet mee. Zet u geld van de betaalrekening naar de spaarrekening, of haalt u contant geld van de bank voor de kas, dan blijft dat geld in het bedrijf. Het staat dan dus niet bij Bij en ook niet bij Af.
Hebt u de module Inzicht, dan staat daarboven de Vooruitblik: het verwachte saldo op de bank voor de komende 30 dagen, 60 dagen, 90 dagen of 180 dagen. Numeria begint bij het saldo volgens de boeken en telt erbij en eraf wat nog komt:
- openstaande facturen, betaald rond het moment waarop die klant of leverancier gewoonlijk betaalt;
- facturen die uw terugkerende facturen nog gaan maken;
- vaste posten zonder factuur, zoals huur of abonnementen. Numeria herkent die na drie boekingen van dezelfde tegenpartij op een vast ritme;
- de btw die u gaat betalen, onder Geplande betalingen.
De lijn is het verwachte saldo. De band eromheen is de bandbreedte: negen van de tien keer valt het saldo daarbinnen. Daarboven ziet u het saldo nu, het verwachte saldo aan het eind en het laagste punt. Komt het saldo onder nul, dan noemt Numeria de datum. Met Toon als tabel ziet u de cijfers per week.
Onder de grafiek staan de facturen die Waarschijnlijk te laat betaald worden, en de Terugkerende posten zonder factuur die Numeria herkende.
Debiteuren
Het tabblad Debiteuren zet per klant op een rij wat nog openstaat, per vandaag:
| Kolom | Wat het is |
|---|---|
| Openstaand | het totaal van de onbetaalde verkoopfacturen |
| Waarvan te laat | het deel dat over de vervaldatum is, ook van een factuur die al voor een deel betaald is |
| Oudste post | hoeveel dagen de oudste te late factuur over de vervaldatum is |
De klant met het meeste open staat bovenaan. Klik op de naam van een klant om die klant te openen bij Relaties.
De lijst komt uit de verkoopfacturen in Numeria. Staat er op de rekening Debiteuren ook een bedrag zonder factuur erachter, bijvoorbeeld na een import of door een handmatige boeking, dan staat boven de lijst hoe het saldo is opgebouwd: het saldo volgens het grootboek, het deel uit facturen in Numeria en het deel uit boekingen zonder factuur.
Met Openstaande posten bekijken ziet u per document (of met Per relatie per klant) wat er openstaat. Klik op een document: eronder verschijnen de boekingen van dat document, elk met een link naar de journaalpost, en een link naar de factuur als die in Numeria staat. Bij Per relatie opent de naam de relatie. Daar komt u ook als u op het overzicht op Openstaand klikt.
Hebt u de module Grip op betaling, dan staat erboven onder Herinneringen welke facturen nu een herinnering verdienen, en welke facturen in aanmerking komen als Oninbare vorderingen. Zie Herinneringen en aanmaningen.
Inzicht
Het tabblad Inzicht hoort bij de module Inzicht. U vindt er twee analyses.
- Omzet en kosten per categorie: elke omzet- en kostenrekening van het boekjaar tot nu, naast dezelfde periode vorig jaar, met het verschil en een lijntje van de laatste twaalf maanden. De grootste veranderingen staan er als blokken boven. De kleur laat zien of een verandering gunstig is: meer omzet wel, meer kosten niet.
- Betaalgedrag van klanten: hoeveel dagen een factuur gemiddeld openstaat, vergeleken met een jaar geleden, hoe lang uw openstaande posten al openstaan, en per klant hoe laat die gewoonlijk betaalt en hoe vaak op tijd.
Kerncijfers en wat opvalt
Naast de W&V, de kasstroom, de debiteuren en het inzicht staat een kolom met:
- Resultaat per maand: een staafje per maand van het boekjaar. De lopende maand heeft een stippellijn.
- Kerncijfers. Onder elk cijfer staat in een regel hoe het berekend is.
- Brutomarge en Nettomarge: de brutomarge en het resultaat voor belasting, als percentage van de omzet.
- Betaaltijd klanten: hoeveel dagen klanten er echt over deden, van de factuurdatum tot de betaling. Numeria kijkt naar de betalingen van het afgelopen jaar; een groot bedrag telt zwaarder dan een klein. Een verrekening met een creditnota en een teruggeboekte betaling tellen niet mee. Daaronder staat de betaaltermijn die op die facturen stond, en of klanten dus op tijd of te laat betaalden.
- Liquiditeit: wat u heeft of binnen een jaar ontvangt (liquide middelen, debiteuren en andere vlottende activa), gedeeld door de schulden die u binnen een jaar moet betalen. Boven 1 kunt u die schulden betalen uit wat u heeft of binnenkort ontvangt.
- Opgemerkt: wat Numeria opvalt. Bijvoorbeeld een resultaat deze maand dat meer dan 30% afwijkt van het gemiddelde van de eerdere maanden, een klant met een post die al meer dan 60 dagen te laat is, of een klant die meer dan 40% van al het openstaande bedrag voor zijn rekening neemt.
Downloaden
De rapporten zelf downloadt u niet als bestand; een PDF of afdruk ervan maakt Numeria niet. De jaarstukken als PDF krijgt u bij de jaarafsluiting. Wilt u uw cijfers in een spreadsheet of bij uw accountant, gebruik dan Import & export: daar downloadt u de auditfile en de journaalposten als CSV-bestand. Zie Uw gegevens meenemen of de administratie opheffen.
Budget en kostenplaatsen
Wilt u de cijfers naast een begroting leggen, of zien wat elk onderdeel van uw bedrijf oplevert? Dat doet u op de pagina Budget; zie Budget en kostenplaatsen in Numeria.