Onder Boekhouding, op het tabblad Controle, kijkt Numeria of de boekhouding klopt. Elke controle zet twee bedragen naast elkaar die gelijk horen te zijn, en laat het verschil zien. In de kolom Vergeleken met staat het bedrag waarmee het grootboek wordt vergeleken, en eronder wat dat is: bijvoorbeeld het saldo volgens de bank, de open facturen of de btw-aangifte. In de kolom Grootboek staat wat er in de boekhouding staat.
Bovenaan staat één getal: Alles verklaard, of het bedrag dat onverklaard is. Daaronder staat hoeveel controles kloppen of verklaard zijn, en wanneer Numeria keek. Met Opnieuw kijkt Numeria nog eens, bijvoorbeeld nadat u iets hebt opgelost.
De controles
- Bank, per bankrekening: het saldo volgens de bank tegenover de grootboekrekening van die bank. Banktransacties die u nog niet hebt verwerkt, verklaren een verschil.
- Debiteuren en open facturen: het saldo van Debiteuren tegenover alle verkoopfacturen die nog openstaan. Boekingen zonder factuur in Numeria, bijvoorbeeld uit een import, verklaren een verschil.
- Crediteuren en open inkoopfacturen: hetzelfde voor Crediteuren en de inkoopfacturen.
- Te verwerken: de rekeningen voor nog te verwerken posten horen leeg te zijn. Wat er nog op staat, verwerkt u bij Import afronden.
- Btw: de btw-aangifte die aan de beurt is, tegenover wat er in die periode op de btw-rekeningen is geboekt. De boeking waarmee de aangifte wordt vereffend of betaald, telt daarbij niet mee.
- Alle posten sluiten: elke journaalpost heeft evenveel debet als credit.
Een verschil uitzoeken
Een verschil is geen probleem zolang het verklaard is. De stip voor een controle is vol als hij klopt of als het verschil helemaal verklaard is, en open als er iets onverklaard blijft. Een controle die niet klopt, staat al opengeklapt; de andere klikt u open.
Opengeklapt ziet u:
- Verklaard door: wat het verschil verklaart, met het bedrag en een knop om het af te handelen, zoals Verwerken of Openstaande posten.
- Onverklaard: wat er dan nog overblijft.
- Waarschijnlijke oorzaak van de rest: bijvoorbeeld een post van precies dat bedrag die twee keer op de bankrekening staat, met links naar beide journaalposten. Is het dezelfde betaling, tegenboek dan de ene.
Staat er iets onverklaard, dan staat dat ook op het overzicht bij Vraagt aandacht, met Bekijken.
In het menu staat bij Boekhouding en bij het tabblad Controle een getal zolang er controles zijn met een onverklaard verschil: dat is hoeveel. Hebt u iets opgelost, dan klopt het getal weer zodra u Controle opent of een paar minuten later.
De keten op een factuur
Op een verkoopfactuur en een inkoopfactuur staat rechts, boven wat er betaald is, de keten: Factuur (of Inkoopfactuur), Journaalpost, Afgeletterd en Bankregel. Een volle stip betekent dat die schakel er is, een open stip dat hij nog ontbreekt; eronder staat wat u dan doet. Elke schakel die er is, klikt u aan.