Met automatische incasso haalt u het geld van een factuur op bij de klant, in plaats van dat de klant het overmaakt. Numeria maakt daarvoor een SEPA-incassobestand dat u bij uw bank aanlevert. Numeria verstuurt zelf niets naar de bank en haalt zelf geen geld op.
Incasso zit in elk pakket. Alleen de eigenaar kan machtigingen vastleggen en incasso's klaarzetten.
Voordat u begint
U heeft een incassocontract met uw bank nodig. Daarbij krijgt u een incassant-ID, zoals NL69ZZZ123456780000.
- Ga naar Instellingen → Facturatie, tabblad Betalen, naar het blok Automatische incasso.
- Vul uw Incassant-ID in. Numeria bewaart het vanzelf zodra u het veld verlaat.
Controleer ook of bij Instellingen → Bedrijfsgegevens uw IBAN staat. Daar komt het geïncasseerde geld op.
Een machtiging vastleggen
De klant tekent bij u een machtigingsformulier. Dat formulier bewaart u zelf: bij een geschil vraagt de bank erom. In Numeria legt u vast wat erop staat.
- Ga naar Relaties en open de klant.
- Klik bij Machtiging voor incasso op Machtiging vastleggen.
- Vul IBAN, Naam rekeninghouder en Getekend op in.
- Kies bij Soort: Particulier of zzp (de klant kan tot 8 weken terugboeken) of Zakelijk (niet terug te boeken; de klant meldt de machtiging bij zijn eigen bank).
- Vul eventueel een Kenmerk in. Laat u het leeg, dan kiest Numeria er een.
- Klik op Vastleggen.
Een nieuwe factuur aan deze klant heeft dan het vinkje Automatisch incasseren van … aan. Facturen uit een terugkerende factuur krijgen de machtiging vanzelf mee. Stopt de klant, klik dan bij de machtiging op Intrekken; openstaande facturen die nog niet geïncasseerd zijn, worden dan per overschrijving betaald.
Op een factuur met incasso staat geen betaallink voor online betalen.
Een incasso klaarzetten
- Ga naar Verkoop en klik op het tabblad Incasso.
- Onder Te incasseren staan de geboekte facturen met een machtiging die nog niet in een incasso zitten. Vink aan welke u wilt incasseren.
- Kies de Incassodatum. De vroegst mogelijke datum staat erbij: de bank heeft het bestand een werkdag van tevoren nodig.
- Klik op Incasso klaarzetten.
Particuliere en zakelijke machtigingen gaan in aparte incasso's. Kiest u ze samen, dan zegt Numeria dat.
Het bestand naar de bank
De incasso staat onder Incasso's, met de datum, het aantal facturen en het totaal.
- Klik op Bestand voor de bank en sla het bestand op.
- Log in bij uw internetbankieren en lever het bestand aan als SEPA-incasso. Hoe dat heet en waar het zit, verschilt per bank.
Numeria rekent per factuur het bedrag dat nog openstaat. De eerste incasso op een machtiging wordt als eerste incasso gemeld, de volgende als herhaalde.
Het geld komt binnen
Schrijft de bank het geïncasseerde bedrag bij, dan herkent Numeria het op de bankpagina als deze incasso en stelt voor de facturen ermee te betalen. Klik op Boeken; zie Bank koppelen en afletteren. Bij de incasso staan de facturen daarna op ontvangen.
Storno's
Boekt de bank van de klant een incasso terug, dan ziet u een afschrijving van hetzelfde bedrag.
- Ga naar Verkoop → Incasso en zoek de factuur in de incasso.
- Klik op Gestorneerd?.
- Numeria laat de afschrijvingen van dat bedrag na de incassodatum zien. Klik bij de goede op Deze.
De factuur staat dan weer open en de afschrijving is ermee verwerkt. U kunt de factuur opnieuw in een incasso zetten, of de klant laten overmaken. Numeria stelt een storno soms ook zelf voor op de bankpagina, als de omschrijving van de bank de factuur noemt.
Wat Numeria niet doet: storneringskosten van uw bank boeken. Die boekt u op de bankpagina direct op een kostenrekening.