Stuurt u een klant steeds dezelfde factuur, bijvoorbeeld voor een abonnement of een onderhoudscontract, dan laat u Numeria die maken. Terugkerende facturen zitten in elk pakket. U vindt ze bij Facturen → Terugkerende facturen.
Een terugkerende factuur instellen
- Ga naar Verkoop, klik op het tabblad Terugkerend en dan op Nieuwe terugkerende factuur.
- Geef een Naam, zoals Onderhoudscontract. Alleen u ziet die.
- Kies de Klant.
- Kies bij Herhaling: Elke maand, Elk kwartaal, Elk jaar, of Eigen interval.... Bij een eigen interval vult u Elke en Eenheid in, bijvoorbeeld elke 2 weken.
- Kies bij Factureert voor waar elke factuur over gaat: De vorige maand (achteraf) of Deze maand (vooraf). Bij een kwartaal of jaar staat er kwartaal of jaar. Standaard factureert u achteraf: de factuur van 1 november is dan voor oktober. Daaronder ziet u voor welke periode de eerste factuur is.
- Kies bij Eerste factuur op de datum van de eerste factuur. De volgende volgen vanaf die datum.
- Kies bij Einde: Doorlopend, Op een datum (vul Laatste factuur uiterlijk in) of Na aantal facturen.
- Vul de Betaaltermijn (dagen) in.
- Kies bij Wat doet Numeria op de factuurdatum? een van de twee (zie hieronder).
- Vul de regels in en eventueel Notities op de factuur, en klik op Aanmaken.
Elke factuur krijgt de periode waar hij over gaat in de kop, met de kenmerken van de klant, zoals een contractnummer. In de omschrijving van een regel gebruikt u invulwoorden: klik op { } naast de regel. Onderhoud {maand} {jaar} wordt dan op de factuur van 1 november Onderhoud oktober 2026. Onder de regel ziet u wat het op de eerstvolgende factuur wordt. Alle invulwoorden staan in Een factuur maken en versturen.
Staat er bij Factureert voor nog niets, dan komt er geen periode op de factuur. Kies er een en klik op Wijzigen.
Op een terugkerende factuur kiest u 0%, 9% of 21% btw. Btw verlegd, intracommunautair of de margeregeling kan hier niet.
Concept of meteen versturen
- Conceptfactuur klaarzetten om na te kijken: op de factuurdatum staat er een concept klaar bij Facturen. U boekt en verstuurt het; zie Een factuur maken en versturen. De eigenaar krijgt een mail welke concepten klaarstaan.
- Direct boeken en per e-mail versturen: Numeria boekt de factuur en mailt hem naar de klant, met een betaalknop als u online betalen heeft gekoppeld.
Numeria maakt de facturen vroeg in de ochtend van de factuurdatum. De factuur krijgt die datum; de vervaldatum is die datum plus de betaaltermijn.
Lukt boeken of versturen niet, bijvoorbeeld omdat de klant geen e-mailadres heeft, dan blijft de factuur als concept staan of wordt hij geboekt maar niet verstuurd. De eigenaar krijgt daar een mail over, en op de terugkerende factuur staat De laatste keer ging er iets mis: met de reden.
Kiest u een eerste datum in het verleden, dan maakt Numeria de volgende ochtend de facturen voor alle perioden sinds die datum, elk met zijn eigen factuurdatum.
Met automatische incasso
Heeft de klant een machtiging, dan krijgt elke factuur uit de terugkerende factuur die machtiging mee. Zet de facturen daarna in een incasso; zie Incasso.
Bekijken, wijzigen, pauzeren en stoppen
Open een terugkerende factuur vanuit de lijst. U ziet de Volgende factuur, hoeveel er al gemaakt zijn, het Bedrag per factuur en onder Gemaakte facturen alle facturen die eruit kwamen.
- Bewerken: pas regels, klant, herhaling of einde aan. Wat u wijzigt, geldt voor de volgende facturen; facturen die al gemaakt zijn, blijven zoals ze zijn. De datum van de eerste factuur kunt u na de eerste factuur niet meer wijzigen.
- Pauzeren: er worden geen facturen gemaakt. Met Hervatten gaat hij verder vanaf de eerstvolgende datum na vandaag. De perioden die tijdens de pauze voorbij gingen, worden niet ingehaald.
- Verwijderen: de terugkerende factuur stopt. De facturen die al gemaakt zijn, blijven bestaan.
Is het einde bereikt, dan staat er bij Volgende factuur geen (afgelopen). Kiest u bij Bewerken een latere einddatum of een hoger aantal, dan gaat hij weer verder.
Op een factuur die uit een terugkerende factuur komt, staat bovenaan via terugkerende factuur, met een link terug.