Een offerte maakt u bij Verkoop → Offertes in het menu, of met + Nieuw → Offerte. Offertes zitten in elk pakket, maar staan bij een nieuw bedrijf nog uit. Een offerte telt niet mee in uw boekhouding; pas de factuur die eruit komt, wordt geboekt.
Een offerte maken
- Staat Offertes nog niet onder Verkoop, ga dan naar Instellingen → Onderdelen en klik bij Offertes op Aanzetten. Hebt u al een offerte, dan staat het er vanzelf.
- Ga naar Verkoop → Offertes en klik op Nieuwe offerte.
- Kies de Klant. Staat die er niet bij, maak hem dan eerst aan bij Relaties → + Relatie toevoegen.
- Controleer Offertedatum en Geldig tot. Standaard is een offerte 30 dagen geldig.
- Vul de regels in: Omschrijving, Aantal, Prijs (exclusief btw), eventueel Korting in procenten, en het btw-tarief. Met Regel toevoegen maakt u een nieuwe regel.
- Vul eventueel Notities in.
- Klik op Naar het concept.
Een concept kunt u daarna nog aanpassen met Bewerken, of weggooien met Verwijderen. De offerte heeft dezelfde opmaak als uw facturen; die stelt u in bij Instellingen → Facturatie. Met PDF bekijkt u hem zoals de klant hem krijgt.
Versturen
Klik op Versturen. Numeria mailt de offerte als PDF naar het e-mailadres van de klant, met een link om online te antwoorden. De status wordt Verstuurd. Opnieuw versturen kan na 24 uur, met Opnieuw versturen. Een verstuurde offerte kunt u niet meer bewerken.
De link staat ook op de offerte in Numeria, onder Link voor de klant. Die kunt u zelf delen.
De klant antwoordt online
Via de link ziet de klant de offerte met de regels, het totaal en de PDF. De klant kan:
- Akkoord geven: met zijn naam en een vinkje bij Ik ga namens … akkoord met offerte …. De naam geldt als handtekening.
- Afwijzen, met eventueel een toelichting.
Geeft de klant akkoord, dan maakt Numeria meteen een conceptfactuur van de offerte en krijgt de eigenaar een mail. Op de offerte staat dan Online geaccepteerd door … en een knop naar de factuur. Wijst de klant af, dan krijgt u ook een mail en staat de toelichting op de offerte.
Is de offerte verlopen, dan kan de klant niet meer antwoorden. In Numeria staat er dan Verlopen bij.
Zelf de status bijhouden
Antwoordt de klant per mail of telefoon, dan zet u de status zelf. Open de verstuurde offerte en klik op Geaccepteerd of Afgewezen.
Omzetten naar een factuur
- Open de geaccepteerde offerte.
- Klik op Omzetten naar factuur.
Numeria maakt een conceptfactuur met dezelfde klant en regels, met de datum van vandaag en uw standaard betaaltermijn, en opent die. De offerte krijgt de status Gefactureerd en een knop naar de factuur. Controleer de factuur en klik op Boeken en Versturen; zie Een factuur maken en versturen.
Het overzicht
Bij Offertes filtert u op Concept, Verstuurd, Geaccepteerd, Afgewezen en Gefactureerd. Het blok Openstaande offertes op het overzicht laat de verstuurde offertes zien waarop nog geen antwoord is, de verlopen voorop; zie Het overzicht aanpassen.
Numeria stuurt de klant geen herinnering voor een offerte. Wilt u nog eens aandringen, gebruik dan Opnieuw versturen.