Elke factuur die u verstuurt, heeft een factuurnummer. Dat nummer is een van de gegevens die verplicht op een factuur staan. Aan het nummer ziet u, uw klant en de Belastingdienst welke factuur het is, en of er een ontbreekt.
Wat de regels zeggen
De Belastingdienst zegt over het factuurnummer: "Gebruik opeenvolgende nummers voor uw facturen, met 1 of meer reeksen. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen." (bron: Aan welke eisen moeten facturen voldoen voor uw btw-administratie? op belastingdienst.nl).
Dat betekent:
- Uniek: geen twee facturen met hetzelfde nummer, ook niet in verschillende jaren.
- Opeenvolgend: binnen een reeks volgt elk nummer op het vorige, zonder sprongen terug.
- Meer reeksen mogen: bijvoorbeeld een reeks per jaar (2026-0001, 2027-0001), per maand (2026030001) of een aparte reeks voor creditnota's. Zolang elk nummer maar één keer voorkomt.
Hoe het nummer eruitziet, mag u zelf kiezen: met of zonder letters, met het jaar of de maand erin.
Een creditnota
Een creditnota maakt (een deel van) een factuur ongedaan. Ook een creditnota krijgt een uniek nummer en verwijst naar de factuur die hij corrigeert. U kunt creditnota's een eigen reeks geven, zoals CN-2026-0001, of ze in dezelfde reeks als uw facturen nummeren.
Van nummering wisselen
Wisselt u van nummering, bijvoorbeeld omdat u overstapt van een ander programma, dan begint u een nieuwe reeks of telt u door in de oude. Facturen die al verstuurd zijn, houden hun nummer. Wissel bij voorkeur aan het begin van een jaar: dan is per jaar in één reeks te zien welke facturen er zijn.
Hoe Numeria het doet
Numeria geeft elke nieuwe factuur en creditnota vanzelf het volgende nummer, en controleert dat een nummer nog niet bestaat. Hoe het nummer eruitziet, en of creditnota's een eigen reeks hebben, stelt u in bij Instellingen → Facturatie → Algemeen, onder Nummering. Daar kunt u ook het Volgend nummer invullen, om verder te tellen waar uw nummering was. Hoe u dat doet, leest u in Instellingen.
Een factuur krijgt zijn nummer zodra u hem opstelt, ook als concept. Verwijdert u een concept, dan wordt dat nummer niet opnieuw gebruikt. Bewaar daarom een concept liever en maak het af, dan dat u het verwijdert en opnieuw begint.