Met een backup bewaart u uw bedrijf zoals het nu is: alle gegevens en alle geüploade bestanden, zoals bonnen, facturen en uw logo, in één bestand. Later kunt u die backup terugzetten. Het bedrijf is dan weer precies zoals het was toen u de backup maakte. Alleen wat in een afgesloten boekjaar of een ingediende btw-aangifte staat, blijft zoals het op dat moment is.
Alleen de eigenaar ziet het tabblad Backup, bij Import & export.
Een backup maken
- Klik onderaan het menu op Import & export en open het tabblad Backup.
- Wilt u de backup versleutelen, vink dan Versleutelen met een wachtwoord aan. Vul een wachtwoord van minstens 12 tekens in, en herhaal het bij Wachtwoord herhalen.
- Klik op Backup maken.
Het maken gebeurt op de achtergrond; met veel bonnen kan het even duren. Onder de knop ziet u dat de backup wordt gemaakt, en u kunt intussen verder werken. Is de backup klaar, dan staat dat onder de knop, en staat hij onderaan het tabblad Backup, onder Backups, met de knop Downloaden. De backup blijft 7 dagen beschikbaar; bij Beschikbaar tot staat tot wanneer. Sla hem op een eigen plek op, bijvoorbeeld op een externe schijf of in uw eigen cloudopslag.
Een gewone backup is een ZIP-bestand. Een versleutelde backup heeft de extensie .numeriabackup. Zonder het wachtwoord kan niemand hem openen, ook Numeria niet.
Wat er in een backup zit
Alles wat bij de administratie van het bedrijf hoort: de bedrijfsinstellingen, het rekeningschema, relaties, artikelen, boekingen, facturen, offertes, bonnen, banktransacties, vaste activa, uren, ritten, btw-aangiftes en de jaarafsluitingen, met alle geüploade bestanden.
Wat niet in een backup zit, en bij het terugzetten blijft zoals het nu is:
- wie toegang heeft tot het bedrijf, en de API-sleutels;
- uw abonnement en de facturen van Numeria;
- de koppeling met de bank en met een ander boekhoudpakket;
- het e-mailadres voor inkoopfacturen;
- uw vragen bij Hulp → Uw vragen en uw meldingen.
Een backup terugzetten
- Open bij Import & export het tabblad Backup en klik op Backup terugzetten.
- Kies bij Backup-bestand het bestand dat u eerder hebt gedownload.
- Is de backup versleuteld, vul dan bij Wachtwoord van de backup het wachtwoord in dat u bij het maken koos.
- Vul Uw huidige wachtwoord in, en typ de naam van het bedrijf ter bevestiging, precies zoals hij erboven staat.
- Klik op Terugzetten.
Numeria uploadt het bestand en controleert meteen het wachtwoord. Daarna wordt de backup op de achtergrond teruggezet. Zolang dat duurt, kan niemand in het bedrijf werken; wie het probeert, krijgt de vraag het over een paar minuten opnieuw te proberen. Is het klaar, dan laadt Numeria opnieuw en staat de backup onder Backups als Teruggezet. Lukt het niet, dan blijft alles zoals het was en staat bij de backup waarom het niet lukte.
Het geüploade bestand bewaart Numeria niet: na het terugzetten wordt het verwijderd. Uw eigen kopie houdt u.
Wat er bij het terugzetten verandert
Alles wat na de backup is toegevoegd of gewijzigd, verdwijnt, en wat sindsdien is verwijderd, komt terug. Daar zijn drie uitzonderingen op:
- Afgesloten boekjaren en ingediende btw-aangiftes. Wat in een boekjaar staat dat nu is afgesloten, of in een periode waarvan de btw-aangifte nu is ingediend, blijft zoals het nu is. Die cijfers zijn al naar de Belastingdienst gegaan of staan in de jaarrekening; een backup verandert ze niet. Dat geldt voor de boekingen in die periode en alles wat erbij hoort, zoals de facturen, banktransacties en betalingen die erin geboekt zijn. Welke periodes dat zijn, staat op het tabblad Backup bij Backup terugzetten. Zie ook Het boekjaar afsluiten en De btw-aangifte doen.
- Factuurnummers en andere nummers. De nummering gaat nooit terug. Een factuurnummer dat u na de backup al hebt gebruikt, geeft Numeria niet nog eens.
- Het logboek. Wat er in het bedrijf is gebeurd, blijft in het logboek bij Bedrijfsinstellingen → Activiteit staan, ook wat na de backup gebeurde. Het terugzetten zelf staat er ook in.
In welk bedrijf u een backup terugzet
U zet een backup terug in het bedrijf waar hij van is. Hebt u het bedrijf verwijderd en daarna een nieuw bedrijf gemaakt, dan kunt u de backup ook in dat nieuwe bedrijf terugzetten. Een backup van een bedrijf dat nog in Numeria staat, kunt u niet in een ander bedrijf terugzetten; Numeria meldt dat dan.
Backup of export
Een backup is bedoeld om terug te zetten in Numeria. Wilt u uw gegevens zelf bekijken, of meenemen naar een ander boekhoudpakket, gebruik dan het tabblad Exporteren: de auditfile, lijsten als spreadsheet of de ZIP met alle gegevens. Zie Uw gegevens meenemen of de administratie opheffen.