Koopt u een dienst van een bedrijf buiten de EU, zoals een softwarelicentie van een Amerikaans bedrijf, dan krijgt u vaak een factuur in dollars. Daar komen drie dingen bij kijken: de btw wordt naar u verlegd, soms staat er toch btw op de factuur, en de betaling in euro's is bijna nooit precies het geboekte bedrag.
De btw wordt naar u verlegd
Neemt u als ondernemer een dienst af van een leverancier uit een land buiten de EU, dan wordt de btw meestal naar u verlegd. Dat betekent: de leverancier rekent u geen Nederlandse btw, maar u als koper rekent die btw zelf uit. U geeft de dienst en de btw daarover aan in rubriek 4a van uw btw-aangifte, als btw die u verschuldigd bent. Mag u de btw aftrekken, dan geeft u dezelfde btw in dezelfde aangifte ook op als voorbelasting in rubriek 5b. Per saldo betaalt u dan niets, maar beide staan wel in de aangifte. Zie bij de Belastingdienst Aangifte doen als u diensten afneemt van leveranciers uit niet-EU-landen.
Waarom bestaat dat? Zo is een dienst uit het buitenland op dezelfde manier met btw belast als dezelfde dienst van een Nederlandse leverancier. Voor een ondernemer die de btw mag aftrekken komt het op € 0 uit. Voor wie de btw niet (helemaal) mag aftrekken, maakt het wel verschil: die betaalt de btw dan net zo goed als bij een Nederlandse leverancier.
Hebt u alleen omzet die vrijgesteld is van btw, dan doet u toch aangifte van de verlegde btw, maar trekt u die niet af.
Btw op de factuur toch
Sommige leveranciers buiten de EU zetten toch Nederlandse btw op de factuur, bijvoorbeeld omdat ze uw btw-nummer niet hebben. Zo'n leverancier heeft vaak een btw-nummer dat met EU begint: dat is het nummer voor het éénloketsysteem voor bedrijven buiten de EU. Het zegt niet dat de leverancier in de EU gevestigd is.
Geldt de verleggingsregeling, dan mag u de btw op de factuur niet aftrekken als voorbelasting (zie Welke btw is aftrekbaar?). Die btw is dan kosten. De verlegde btw over de dienst geeft u wel aan in 4a en trekt u af in 5b.
Geef de leverancier uw btw-nummer. Dan zet hij voortaan geen btw op de factuur, en kunt u hem vragen de btw die u al betaalde terug te betalen. Krijgt u die btw terug, dan zijn uw kosten zoveel lager.
Een voorbeeld
Een Amerikaans softwarebedrijf factureert een licentie van $ 72,00, met $ 15,12 btw (21%): samen $ 87,12. De ECB-koers van de factuurdatum is 1 EUR = 1,1678 USD. In euro's is dat € 74,60, waarvan € 12,95 btw van de leverancier. Die € 74,60 is helemaal kosten: de licentie en de btw van de leverancier samen. Over de licentie zonder die btw (€ 61,65) geeft u 21% btw aan: € 12,95.
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Software en abonnementen (licentie, met de btw van de leverancier) | 74,60 | |
| Btw te vorderen (voorbelasting, 5b) | 12,95 | |
| Btw verlegd (4a) | 12,95 | |
| Crediteuren | 74,60 |
In de btw-aangifte staat de licentie van € 61,65 bij rubriek 4a, met € 12,95 btw, en dezelfde € 12,95 als voorbelasting in 5b. De btw van de leverancier telt niet mee: die zit in de kosten.
De koers en het koersverschil
Een factuur in een andere munt rekent u voor de btw om naar euro's. De Belastingdienst noemt de koers van het moment dat ertoe doet, en u mag daarvoor ook de koers gebruiken die de Europese Centrale Bank als laatste bekend heeft gemaakt (zie Aangifte doen van goederen en diensten uit andere EU-landen).
Betaalt u de factuur, bijvoorbeeld via PayPal, dan wordt er een bedrag in euro's afgeschreven tegen de koers van die dag. Schrijft PayPal € 76,10 af, dan is de factuur van € 74,60 betaald en is € 1,50 een koersverlies. Dat verschil boekt u op Koersverschillen, bij de financiële baten en lasten. De btw-aangifte verandert er niet door. Zie Facturen in vreemde valuta en koersverschillen.
Zo werkt het in Numeria
- Lezen: leest Numeria een factuur van een leverancier buiten de EU, aan het land in zijn adres of aan een btw-nummer dat met EU begint, dan kiest het Van buiten de EU (verlegd) met 21% zelf te berekenen btw. Staat er toch btw op, dan blijft het één regel met het hele bedrag als kosten. Onder de regel staat hoeveel daarvan btw van de leverancier is, dat die niet aftrekbaar is, en dat Numeria de verlegde btw opgeeft in 4a en aftrekt in 5b. Las Numeria de btw verkeerd, dan past u het bedrag daar aan. Zie Inkoopfacturen en Bonnen en kosten boeken.
- Valuta: staat de factuur in dollars of een andere munt, dan kiest Numeria die bij Valuta en boekt het de factuur in euro's tegen de ECB-koers van de factuurdatum, of tegen de koers die u bij Koers (1 EUR =) invult.
- Betaling: koppelt u de betaling op de pagina Bank aan de factuur en wijkt het bedrag hoogstens 5% af, dan staat de factuur op betaald en boekt Numeria het verschil op Koersverschillen.