Sommige kosten betaalt u vooruit voor een periode: een verzekering voor een jaar, een softwarelicentie voor twee jaar, huur voor een kwartaal. Loopt die periode door na het einde van het boekjaar, dan hoort niet alles bij dit jaar.
Kosten horen bij de periode waarvoor ze zijn
In de boekhouding rekent u kosten toe aan de periode waarop ze betrekking hebben, niet aan het moment van betalen. Zo laat de winst- en verliesrekening van elk jaar zien wat dat jaar echt heeft gekost.
Betaalt u op 1 oktober € 450 voor een licentie van 24 maanden, dan zijn dat 24 maanden van € 18,75. Drie daarvan vallen in het eerste jaar: € 56,25. De andere € 393,75 horen bij de twee jaren erna.
Vooruitbetaalde kosten op de balans
Het deel dat bij een volgend jaar hoort, is aan het eind van het jaar nog geen kosten. U heeft er al voor betaald en krijgt er nog iets voor terug: de licentie loopt nog. Daarom staat dat deel op de balans, aan de kant van de bezittingen, als vooruitbetaalde kosten. Samen met bijvoorbeeld nog te ontvangen bedragen heet dat ook wel overlopende activa.
Komt de periode waarvoor u betaalde, dan gaat dat deel van de balans naar de kosten. Na de laatste maand staat er niets meer van op de balans.
Dit lijkt op afschrijven, maar het is iets anders. Bij afschrijven gebruikt u een bezitting jaren, zoals een laptop; zie Afschrijven en vaste activa. Bij vooruitbetaalde kosten betaalt u vooruit voor een dienst over een periode.
De btw
De verdeling gaat alleen over de kosten. De btw op de factuur trekt u af zoals altijd: bij het gewone factuurstelsel in de aangifte over de periode van de factuurdatum, ook als de kosten over meer jaren lopen. Meer over aftrekbare btw leest u in Voorbelasting en gemengde kosten.
Kleine bedragen
Voor een klein bedrag weegt het werk van verdelen vaak niet op tegen het verschil in de winst per jaar. Daarom stelt Numeria het pas voor vanaf een bedrag dat u zelf instelt. Twijfelt u wat voor uw bedrijf verstandig is, overleg dan met uw accountant.
Zo doet Numeria het
Numeria boekt de factuur gewoon op de kostenrekening. Het deel voor volgende boekjaren zet het met een memoriaalpost naar de rekening Vooruitbetaalde kosten, en boekt het per maand of per boekjaar terug naar de kosten. U kiest dat bij het boeken met Geldt voor, of achteraf bij de journaalpost. Hoe dat stap voor stap gaat, leest u in Kosten over meer boekjaren verdelen.
Verandert de factuur later, dan gaat de verdeling mee. Een creditnota verlaagt de kosten in het jaar van de creditnota, en voor het deel dat bij volgende jaren hoort ook wat er op Vooruitbetaalde kosten staat. Zo gaat er nooit meer terug naar de kosten dan er na de creditnota over is.
Bij de jaarafsluiting controleert Numeria of het saldo van Vooruitbetaalde kosten klopt met wat er nog naar volgende jaren moet. Doet u het met een herindeling op de balansdatum, zoals in Jaarafsluiting en resultaatbestemming, dan komt het resultaat per jaar op hetzelfde uit.