Betaalt u in oktober een licentie voor twee jaar, dan hoort maar een klein deel van die kosten bij dit boekjaar. De rest hoort bij de jaren erna. Numeria verdeelt zulke kosten voor u over de boekjaren. Waarom dat zo hoort, leest u in Vooruitbetaalde kosten.
Geldt voor: bij het boeken
In het venster Kosten boeken, bij een bon onder Bonnen & uitgaven en bij Nieuwe inkoopfactuur staat het veld Geldt voor.
Numeria leest een looptijd
Staat er op de factuur een periode, bijvoorbeeld Looptijd 24 maanden, 01-10-2026 t/m 30-09-2028, dan vult Numeria Geldt voor in, met van de factuur erbij. Klikt u in het veld, dan ziet u op de factuur waar Numeria de periode las.
Loopt de periode na het einde van het boekjaar door, dan vraagt Numeria: Deze kosten lopen door tot september 2028. Verdelen over de boekjaren? Daaronder staat per boekjaar welk deel erbij hoort. Bij € 450 voor 24 maanden vanaf 1 oktober 2026 is dat:
| Boekjaar | Maanden | Kosten |
|---|---|---|
| 2026 | 3 | € 56,25 |
| 2027 | 12 | € 225,00 |
| 2028 | 9 | € 168,75 |
Kies daarna hoe het verdeeld wordt:
- Verdelen per maand: elke maand komt een even groot deel terug op de kostenrekening.
- Per boekjaar: aan het begin van elk volgend boekjaar komt het deel van dat jaar in één keer terug.
- Alles in 2026 (het jaar van de factuur): alle kosten blijven in dit boekjaar.
Wilt u niets verdelen, klik dan op Niet verdelen. Numeria vraagt het voor deze factuur dan niet nog eens, ook niet bij het afsluiten van het jaar. Onder de knop Boeken ziet u wat er in dit boekjaar als kosten blijft en wat naar volgende jaren gaat.
Zelf verdelen
Ook als Numeria geen periode leest, kunt u de kosten verdelen. Klik onder het formulier op Over een periode verdelen. Kies de begindatum en een periode: 3 mnd, 6, 12, 24 of 36 maanden, of tot datum… voor een einddatum. Numeria onthoudt de periode voor de volgende factuur van dezelfde leverancier; dan staat er zoals vorige keer bij.
Valt de hele periode in hetzelfde boekjaar, dan is er niets te verdelen en zegt Numeria dat.
Wat Numeria boekt
De factuur zelf wordt geboekt zoals altijd: alle kosten op de kostenrekening en de btw in de aangifte van de periode van de factuurdatum. Alleen de kosten worden verdeeld, niet de btw.
Het deel dat bij volgende boekjaren hoort, zet Numeria met een memoriaalpost op de datum van de factuur van de kostenrekening naar de rekening Vooruitbetaalde kosten. Per maand (of per boekjaar) boekt Numeria het deel van die periode terug naar de kostenrekening. Die terugboekingen staan bij Journaalposten als memoriaalpost met Numeria als bron.
Een nieuw bedrijf heeft in het standaard rekeningschema al 1400 Vooruitbetaalde kosten. Heeft uw rekeningschema een rekening met de naam Vooruitbetaalde kosten, dan gebruikt Numeria die. Anders maakt Numeria hem aan op een vrij rekeningnummer; een bestaande rekening, zoals een 1400 Crediteuren uit een import, blijft zoals hij is. U kiest of wijzigt de rekening bij Instellingen → Standaardrekeningen.
Een terugboeking die in een afgesloten periode valt, boekt Numeria in de eerste open maand.
Achteraf verdelen
Hebt u de kosten al geboekt zonder te verdelen, open dan de journaalpost bij Boekhouding → Journaalposten en klik op Verdelen over periode.
- Kies bij Geldt voor de begindatum en 12 mnd, 24, 36 of tot datum….
- Kies Per maand of Per boekjaar.
- Onder de keuze staat wat Numeria boekt. Klik op Verdelen.
Numeria maakt een memoriaalpost naar Vooruitbetaalde kosten. De oorspronkelijke boeking blijft staan. Bovenaan de journaalpost staat daarna over hoeveel maanden de kosten verdeeld zijn, met een link naar de memoriaalpost.
Valt de journaalpost in een afgesloten periode, dan kan verdelen niet; de knop zegt dan waarom.
Als de factuur verandert
De verdeling gaat mee met de boeking waar ze bij hoort:
- Factuur gewijzigd: wijzigt u een verdeelde inkoopfactuur, bijvoorbeeld het bedrag of de kostenrekening, of past u een verdeelde memoriaalpost aan met Corrigeren → Wijzigen, dan verdeelt Numeria de kosten opnieuw, over dezelfde periode en op dezelfde manier (per maand of per boekjaar). De oude memoriaalpost naar Vooruitbetaalde kosten en de terugboekingen die al gedaan waren, vervallen; er komt een nieuwe memoriaalpost voor wat de boeking nu zegt. Kan dat niet, bijvoorbeeld omdat er na de wijziging geen kosten meer op staan, dan wordt de wijziging wel bewaard en vervalt de verdeling. Numeria zegt dat dan meteen in de melding na het bewaren; verdeel de kosten zo nodig opnieuw met Verdelen over periode.
- Creditnota: boekt u een creditnota op een verdeelde factuur, dan verdeelt Numeria die op dezelfde manier, maar andersom. Wat later terug naar de kosten gaat, is dan wat er na de creditnota van de kosten over is. Valt het gecrediteerde deel helemaal in het boekjaar van de creditnota, dan is er niets te verdelen.
- Factuur verwijderd of tegengeboekt: verwijdert u de factuur, of boekt u een verdeelde journaalpost tegen, dan vervalt de verdeling. De memoriaalpost naar Vooruitbetaalde kosten en de terugboekingen die al gedaan waren, gaan weg; wat nog moest komen, boekt Numeria niet meer. Draait u de tegenboeking terug, dan kunt u de kosten opnieuw verdelen met Verdelen over periode.
Dit kan alleen zolang de boeking in een open periode valt, net als het wijzigen of verwijderen van de factuur zelf. Zie Inkoopfacturen voor het wijzigen en verwijderen van een factuur en het maken van een creditnota.
De rekening Vooruitbetaalde kosten
Open de rekening bij Boekhouding → Rekeningen. Bovenaan staan het saldo, het aantal lopende posten en wat er elke maand naar de kosten gaat. Onder Per post ziet u per verdeelde kostenpost:
- wat het is, de leverancier en de kostenrekening;
- Loopt t/m: de laatste dag van de periode;
- Totaal en Nog over: wat nog naar de kosten moet.
Een volle stip betekent dat de post nog loopt. Afgelopen posten staan grijs en zonder stip. Met Journaalposten ziet u de boekingen op de rekening, zoals bij elke andere rekening.
Bij het afsluiten
Numeria herinnert u er bij Boekhouding → Denk aan aan als u in het laatste kwartaal een verzekering, abonnement, licentie of contributie vooruit betaalde: Kosten over meer boekjaren verdelen. Met Verdelen over periode opent u die boeking met het venster om te verdelen al open. Zie Denk aan.
Bij Afsluiten staan onder Controles twee punten:
- Vooruitbetaalde kosten: hoeveel posten er nog lopen, welk bedrag naar volgende jaren gaat, en of dat klopt met het saldo van de rekening.
- Kosten die mogelijk over meer jaren gaan: kosten in het boekjaar vanaf het bedrag dat u instelde, met woorden als "jaar" of "looptijd" in de omschrijving, die niet verdeeld zijn. Klik op Nakijken. Per post kiest u Verdelen (zoals hierboven bij achteraf verdelen) of Klopt zo. Met Klopt zo verdwijnt de post uit de lijst en blijven de kosten in dat boekjaar.
Instellen
Bij Instellingen → Automatisch boeken, onder Kosten over meer dan één periode, staat Numeria stelt voor om kosten te verdelen (standaard aan). Daaronder kiest u:
- Vanaf: het bedrag exclusief btw waarboven Numeria het voorstelt;
- Standaard: per maand of per boekjaar.
Zet u het uit, dan vraagt Numeria niets bij het boeken en staat de lijst bij Afsluiten er niet. Over een periode verdelen blijft altijd in het venster staan. Ook uw boekhouder kan dit instellen. Elke wijziging staat bij Instellingen → Activiteit.
Op uw telefoon
Leest Numeria op een bon die u fotografeert een periode die doorloopt na het einde van het boekjaar, dan staat onder de gegevens Geldt voor met de verdeling per jaar en Per maand, Per jaar of Alles in het jaar van de bon. Met Over een periode verdelen kiest u zelf een periode. De bon staat daarbij bovenaan het scherm.